ブログカテゴリアーカイブ: 資料作成

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると、様々な形の図形を利用しますよね。それで、資料を作成していると、こんなことで困りませんか？

「図形の大きさをぴったり揃えたい！」
「図形のサイズが合わない。。。」

こんな時、この方法さえ知っておけば簡単にパワーポイントの図形のサイズ・大きさをピッタリ合わせる・揃えられるようになります。

まず、こんな感じで図形が2つあるとします。

微妙にサイズ・大きさが合ってない・揃ってなくて、気持ち悪いですよね。

まずは、左の図形を選択して右クリックします。

右クリックして表示されたメニューから「図形の書式設定」を選択します。そうすると画面右側にこんな感じで「図形の書式設定」のプロバティ設定画面が表示されます。

この状態では「塗りつぶしと線」の設定になっているので、「サイズとプロバティ」の設定を選びます。

その後「サイズ」の「高さ」と「幅」を確認します。

今、高さが5.25cm、幅が5.19cmと表示されていますよね。これに高さ5cm、幅5cmと入力すると、選択されている左の四角の図形の大きさ・サイズが高さ5cm、幅5cmになります。

このように図形の大きさ・サイズを指定できます。図形の大きさ・サイズをピッタリ合わせる・揃える場合は、合わせたい図形を全部選んで同じことをします。

今回の場合は、左右2つの四角を選択します。

その後、同じように高さ5cm、幅5cmと入力すると、選択されている左右両方の四角の図形の大きさ・サイズが高さ5cm、幅5cmになります。

アナタもこれで、パワーポイントの図形のサイズ・大きさをぴったり合わせる・揃えてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成する時に、テンプレートを編集したくなりますよね。特に「パワーポイントテンプレートのロゴを入れる」というのは、仕事のプレゼン資料を作成する際の基本だと思います。

一番簡単なのは、各スライドにロゴを貼り付ける方法です。しかしこのやり方は、面倒で手間が関わる上に編集しずらいのです。

たとえば全ページに忘れずロゴを貼ったとして、やっぱりちょっとロゴの位置を上にズラしたい、と思ったら全ページのロゴをちょっと上にズラさなければいけません。メチャクチャ面倒ですよね。

このようにロゴを各スライドに張り付けるやり方ではなく、テンプレートに張り付ければ簡単です。全ページにロゴが掲載されますし、ちょっと上にズラしたいという場合は、テンプレートに張り付けたロゴだけズラせば全ページのロゴの位置が変更されます。

ですから、パワーポイントのプレゼン資料にログを掲載したい場合は、各スライドにロゴを貼り付けるのではなくパワーポイントテンプレートにロゴが追加するのをオススメします。

でも「パワーポイントのテンプレートにロゴを入れたいのだければ、具体的にどうやればいいのかわからない！」というアナタに、今回はパワーポイントテンプレートにロゴを入れる方法を解説します。

パワーポイントテンプレートに入れるロゴを用意

まずはパワーポイントテンプレートに入れるロゴを画像として用意します。

利用できるファイル形式はJPEG、GIF、PNGなど、一般的な画像ファイルの形式であれば利用できます。

パワーポイントテンプレートの編集画面からロゴを追加

メニューの表示＞スライドマスターからパワーポイントのテンプレートを編集する画面を開きます。

その後、スライドマスタ（一番上のスライド）かロゴを追加したいスライドレイアウト（表紙、本文、白紙など）にロゴを追加します。今回はスライドマスタにロゴを追加します。

作業は以上で終了です。「マスター表示を閉じる」ボタンを押して、スライド編集画面に戻りましょう。

パワーポイントテンプレートにロゴが追加された確認

さて、それではロゴが追加されたか確認しましょう。先ほど追加した場所にロゴが表示されてれ成功です。

ロゴの位置を修正したい場合は、メニューの表示＞スライドマスターからテンプレート編集画面でロゴの位置を修正すれば、全スライドのロゴの位置が一気に修正されます。

これでアナタもパワーポイントテンプレートにロゴが追加してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料や営業資料などを作成する際に、タイトルを付けるかと思います。

このタイトル、重要であるにもかかわらず、結構安易に付ける人が多いのです。

今回は、パワーポイントでプレゼン資料や営業資料などを作成する際に、タイトルを付けるにはどのように付ければいいのか解説しますね。

たとえば「ネットお助け隊」という、新しく開始するインターネットマーケティングのサポートサービスを紹介する資料に、タイトルを付けるとします。

この場合、一番やっていけないのは「弊社新サービスのご紹介」というタイトルを付けることです。

これではそのサービスが何か、まったくわかりません。

具体的には、“○○○を□□□する「一般的な名称」＋「商品名・サービス名」”というタイトルを付けることをお勧めします。

まず、そのサービスのメリットをアピールするために、そのサービスが何（○○○）を、どうするのか（□□□）をまとめます。

たとえば、この「ネットお助け隊」というサービスが「業績に直結する施策」を「実現する」場合
○○○ = 業績に直結する施策
□□□ = 実現する
となります。

次に、そのサービスが何かをわかりやすくするため、「一般的な名称」で説明し「商品名・サービス名」を加えます。

今回の場合は
一般的な名称 = インターネットマーケティングのサポートサービス
商品名・サービス名 = ネットお助け隊
となりますね。

以上をまとめると、この資料のタイトルは
“業績に直結する施策を実現するインターネットマーケティングのサポートサービス「ネットお助け隊」”
というタイトルにします

いかがでしたか？

非常にシンプルなネーミングルールですが、シンプルなぶん、様々な資料に使いやすい汎用性があります。

これでアナタも、パワーポイントでプレゼン資料や営業資料などを作成する際に、魅了的なタイトルを付けてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると、画像を利用する時ってありますよね？

画像をスライドに張り付けると、パワーポイントが画像の利用方法を何パターンが提案してくれる、画面の右側にデザインアイデアというものが表示されませんか？
　
　

　
　
これはOffice365を利用しているユーザー向けの機能なのですが、参考になる時もありますし、必要ない場合もありますよね。

例えば、画像をメインでスライドを作成する場合などは参考になりますが、画面のスクリーンショットを貼りながらマニュアルや研修資料などを作成する場合などは必要ないと思います。

このように必要ない場合は、画像を貼るたびにデザインアイデアを表示させたくない、という気持ちはもっともです。

しかしその時に「PowerPointが再起動するまでアイデアの候補表示停止します」をクリックしてしまうと、もし使いたくなった時を考えると押すのがためらわれますよね。
　
　

　
　
でも、大丈夫です。

「PowerPointが再起動するまでアイデアの候補表示停止」したとしても、後からアイデアの候補を表示させることができるのです。

その方法とは？

メニューのデザイン＞デザインアイデアをクリックすれば、デザインアイデアの表示/非表示を切り替えられます。
　
　

　
　
これでアナタもパワーポイントのデザインアイデアを使いこなしてくださいね。

プレゼン資料をパワーポイントで作成している時に、添付ファイルやインターネット上からダウンロードしたファイルを開こうとすると「保護ビュー」が表示されて、いちいち「編集を有効にする」ボタンを押すのが面倒だと思っていませんか？
　
　

　
　
しかも「注意―インターネットから入手したファイルは、ウイルスに感染している可能性があります。編集する必要がなければ、保護ビューのままにしておくことをお勧めします。」とか書いてあると、気になりますよね。

でもインターネットから入手したファイルとはいっても、社内やお客様といった、間違いなく安全なファイルだけをやり取りしている時は、いちいち面倒！と思う気持ちもわかります。

そんな時、この保護ビューをいちいち表示させないことをお勧めします。

え？そんなことできるの？

と思われるかもしれまんが、はい、簡単にできます。

その具体的なやり方は次の通りです。
　
　
ステップ１：メニューから、ファイル＞オプション

　
　
ステップ２：セキュリティセンター＞セキュリティセンターの設定

　
　
ステップ３：チェックを外す

チェックは3つありまして、

□ インターネットから取得したファイルに対して、保護ビューを有効にする
□ 安全でない可能性のある場所のファイルに対して、保護ビューを有効にする
□ Outlookの添付ファイルに対して、保護ビューを有効にする

この3つとも外すと、保護ビューは表示されなくなりますが、これだけは保護ビューを表示させたい、という項目にはチェックするとよいでしょう。
　
　
どうですか？思ったよりも簡単でしょう？

特に「保護ビュー」が表示されて、いちいち「編集を有効にする」ボタンを押すのが面倒だ、と思っているアナタへお勧めです。

パワーポイントには「リボン」と呼ばれているメニューの仕組みがあります。このリボン、作業しやすいように状況に応じて変化します。例えば、画像を選択した時には画像に関する作業がしやすいメニューに変化します。

このリボンという機能、便利な反面、ものすごくよく使う機能にたどり着くまでメニューを何回もクリックしなければいけない、ということもよくあります。例えば、新しく四角の図形を使用しようとするたびに、挿入＞図形＞四角を選ぶ必要があります。

そこで、自分がよく使う機能を、簡単に利用できるように、まとめて常に表示しておきたい！と思ったこと、ありませんか？

そう！そんなアナタにおすすめなのがクイックアクセスツールバーなのです。

クリックアクセスツールバーとは、通常はこんな風にリボンの上に表示されている機能で、メチャクチャよく使う上書き保存ボタンなどが表示されています。
　
　

実はこのクイックアクセスツールバー、自分の使いやすいように、好きなボタンへ変更することができます

よく使うけど、使うたびにリボンのあちこちを何回もクリックしなきゃいけない機能ってありますよね？例えば、文字を大きくしたり小さくしたりする機能。

こんなよく使う機能を、いつでもメニューとして表示できる便利がクリックアクセスツールバーなのです。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを自分好みに変更・カスタマイズするやり方を知らない、という方は、まずはこちらをご覧ください。

＞パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを変更する方法完全解説！
　
　

更に使いこなすために、このクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示させ、より使いやすくする、ということもできます

というのも、リボンの上に表示されていると、パワーポイントのスライドを編集しているときに、カーソルを画面の上まで移動させる必要があります。一方で、リボンの下に表示させておけば、カーソルを移動させる量が少しで済むから便利なんですよね。

また、これを利用して、ノートPCの狭い画面で作業する場合などは、リボンを折りたたんで、リボンの下に表示させたクイックアクセスツールバーだけ使ったりします。こうすると、狭い画面でスライドを大きく表示できて便利なんですよね。

＞パワーポイントのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示すべき場合とは？

＞パワーポイントのリボンを折りたたむ方法を簡単解説！（実際簡単でーす）
　　

このようにクイックアクセスツールバーを使いこなすことで、パワーポイントの作業効率が激変します。

これでアナタもパワーポイントの作業効率を向上させてくださいね。

パワーポイントのリボンって、昔からパワーポイントを利用しているかどうかで、評価が結構分かれます。

PowerPoint2007から導入されたリボンによるメニューですが、それ以前は他のソフトウェアのようなメニューでした。

そのため、PowerPoint2007から利用している人にとってはリボンが当たり前でリボンが普通なのです。

しかし、PowerPoint2007以前からパワーポイントを利用している人からすると、2003から2007への変化が大きかったため、リボンは使いづらい、という感想を、今でもたまに聞きます。

個人的には、リボンだろうが、リボンじゃなかろうが、使いやすさは慣れの問題だと思います。

パワーポイントのリボンにも良い点があるし、悪い点がある、ということですよね。

ただ、1つだけ確実に言えることは、リボンは表示面積が広いため、画面の小さなノートPCで作業する場合、スライドの表示面積が小さくなってしまいます。

特に、文章や図形や画像などを書き終わり、微妙なレイアウト調整や最終的なチェックなどをしている場合、小さいと見づらい場合があります。

そんな時は、パワーポイントのリボンを折りたたんで、少しでもスライドを大きく表示させて作業することで、効率をあげましょう。
　
　
通常の場合、パワーポイントのリボンは、このように表示されていますよね。

　
そこで、パワーポイントのリボンの右端の上矢印ボタン、リボンを折りたたむボタンを押します。
　

　
すると、このようにパワーポイントのリボンが折りたたまれ、スライドが大きく表示されるようになります。
　

　
パワーポイントのスライドが大きく表示されるのはわかるけど、実際どれぐらいなの？あんまり変わらないんじゃないの？と思う人もいるかもしれません。

ということで、比較してみました。
　

こうして比較してみると、パワーポイントのリボンを折りたたむと、折りたたんでない状態と比較して、約118%ほど大きく表示されます。

ま、約118%が大きいかどうかは個人差ですが、確実にパワーポイントのスライドは大きく表示されてますよね。

これでアナタもパワーポイントのリボンを折りたたんで、スライドを大きく表示させて、作業効率を上げてくださいね。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーって、便利ですよね。

自分好みにボタンを変更・カスタマイズできます。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを自分好みに変更・カスタマイズするやり方を知らない、という方は、まずはこちらをご覧ください。

＞パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを変更する方法完全解説！

パワーポイントをよく知っている人ほど、自分好みにカスタマイズして、作業向上を向上させています。

しかし、通常、画面の左上にあって、ちょっと遠いな～、って思いませんか？

よく使うからこそ、画面の左上にまでカーソルを移動させるのが、ちょっとの手間でも、積もり積もるとかなりの手間になります。

そこで今回は、パワーポイントのクイックアクセスツールバーを、通常の画面の左上ではなく、リボンの下において、更に便利する方法を解説します。
　
　
まずは、パワーポイントのクイックアクセスツールバーとリボンの関係ですが、通常はこんな感じですよね。

それでは、パワーポイントのリボン上にどこでもいいので、カーソルを置いて右クリックします。

そのあと、ポップアップウィンドウが表示されるので「クイックアクセスツールバーをリボンの下に表示」を選択します。
　

　
そうすると、パワーポイントのクイックアクセスツールバーはリボンの下に表示されます。
　

　
ま、パワーポイントのリボンやクイックアクセスツールバーを変更しようとしたときに、ポップアップウィンドウで表示されるので、機能的には知っている人も結構いるかもしれません。

ただ、パワーポイントの作業効率を向上させるために、いくら手間をかけて自分好みにクイックアクセスツールバーを変更・カスタマイズしても、画面の左上、リボンの上に表示されたままではもったいないです。

アナタもこれで、パワーポイントのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示させ、パワーポイントの作業効率を劇的に向上させてくださいね。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーって知っていますか？

そう、通常、画面の左上にある、あれです。

リボンは選択したものが文字なのか図形なのか、表なのかグラフなのかで表示されるリボンの表示内容が変わりますが、クイックアクセスツールバーは常に変わりません。

なので、パワーポイントに関して詳しい人は結構使いこなしている便利機能です。

そして、このパワーポイントのクイックアクセスツールバーって実は自分好みに変更・カスタマイズできるって知ってましてか？

このパワーポイントのクイックアクセスツールバーを自分好みに変更・カスタマイズして使いこなすことで、パワーポイントの作業効率がかなり改善されます。

それでは今回はパワーポイントのクイックアクセスツールバーを自分好みに変更・カスタマイズする方法を解説します。

まずは、パワーポイントのクイックアクセスツールバーがどれかというところから確認すると、これです。
　

　
このパワーポイントのクイックアクセスツールバーの内容を変更・カスタマイズするには、リボン上にどこでもいいので、カーソルを置いて右クリックします。
　
そうすると、ポップアップウィンドウが表示されるので「リボンのユーザー設定」を選択します。
　

　
その後表示される左側の「クイックアクセスツールバー」を選択します。
　

　
後は、追加したい機能を選択して、追加ボタンをおします。
　

　
するとこのように追加されます。
　

　
更に自分好みに変更・カスタマイズするために、順番を変更します。
　

　
このように、表示される順番も変更することが可能です。
　

　
パワーポイントのクイックアクセスツールバーは自分好みの機能を追加し、順番を変更することが可能です。
　

　
ここまで自分好みにパワーポイントのクイックアクセスツールバーを変更・カスタマイズしたら、画面の左上じゃなくてリボンの下に表示させた方が、更に便利です。

＞ こんな場合はパワーポイントのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示させた方が絶対おすすめ！な理由とその方法

それではアナタもパワーポイントのクイックアクセスツールバーを自分好みに変更・カスタマイズして、作業効率を劇的に向上させてくださいね。

パワーポイントを活用方法のコンサルタントをやっていると、パワーポイント資料作成のコンサルティングという案件がよくあります。

作成する前に、クライアントの要望をしっかりと確認しないと、ズレた資料を作成してしまったり、無駄な作業が発生したりします。

たとえば、社長向けの資料と現場の担当者向けの資料ではアピールする内容が違います。

たとえば、スライドサイズが4:3向けに作成するのと16:9向けに作成するのではレイアウトがまるっきり違います。

クライアントの要望に沿ったパワーポイント資料を作成するために、普段確認している内容をまとめましたので、参考にしてくださいね。

■プレゼン先
誰向けのパワーポイント資料なのか。どの業界の、どれぐらいの規模の、どんな役職（経営層／管理職／担当者）向けかを確認します。

■プレゼンする方
クライアントの担当者数名だけが利用するのか、それとももっとたくさんの人が利用するのか。複数の部署で利用するのか、全社的に利用するのかを確認します。

■説明内容
説明する内容は何かを確認します。

■プレゼン状況
たとえば、初回訪問で面識がない状態か、これまで何らかの接点があって社名は知っているが詳しくは知らない状態か。

■資料利用方法
4名ほどの会議室にて印刷して利用するのか、10名ほどの結構広めな部屋でプロジェクターで映し出して利用するのか、メールで送付する資料なのかなどを確認します。

■プレゼン時間
たとえば、20分～30分ぐらいか、1時間ぐらいか、2時間ぐらいか、想定しているプレゼンの時間を確認します。

■プレゼンのゴールおよび次の一歩
たとえば、説明する内容を理解してもらい、お試しコースを申し込んでもらうなど、プレゼンのゴールと次一歩を確認します。

■この資料作成の狙い
たとえば、各営業の営業トークのレベルがばらついているので、資料を用意することで底上げするとともに、ガイドラインを用意して資料に統一感を持たせたいなど、今回のパワーポイント資料を作成する上での狙いを確認します。

■希望納期
できれば今月中なのか、来月末までにあればいいのか、mm月dd日に新製品の発表があるのでその販促活動で利用できるタイミングなのかなど、希望納期を確認します。

■検収プロセス
たとえば、クライアントの担当者数名がOKならばそれでいいのか、営業部内で回覧し意見を反映させる必要があるのか、部長や社長などの確認も必要なのかなどの検収プロセスを確認します。

■OSバージョン
利用するパソコンのOSがMacかWindowsか、Windowsならば主に XP / Vista / 7 / 8 /10 のどれかを確認します。

■パワーポイントのバージョン
利用するパソコンのパワーポイントバージョンが大きく2003以前(ppt) か 2007以降(pptx)なのか、2007以降で2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office365 のどれかを確認します。

■パワーポイントのテンプレート
クライアントで全社的に利用しているパワーポイントのテンプレートがあるかどうか。あるならば利用したほうがいいのか、利用しなくてもいいのか、利用しないほうがいいのかを確認します。

■ガイドライン
ロゴの使用や、フォントや色の使い方などを定めた全社的なマーケティングガイドラインやブランディングガイドラインがあるかどうか。あるならばガイドラインに従ったほうがいいのか、従わなくていいのかを確認します。

■サイズ（テンプレートを新規に作成する場合）
スライドのサイズは 4:3 / A4 / 16:9 / 16:10 のいずれか、それとも指定のサイズがあるかどうかを確認します。

■向き （テンプレートを新規に作成する場合）
スライドの向きが横か縦かを確認します。

■ブランドロゴ
ホームページに掲載されているものを利用すればいいのか、別途ロゴデータがあるのかを確認します。

■ブランドカラー
ブランドカラーとして認識されている色があるかどうかを確認します。

■アニメーション
アニメーションを設定する必要があるかどうかを確認します。

といった内容を、パワーポイントの資料を作成する前にクライアントに確認します。

それではアナタもこのリストを参考に、パワーポイント資料を作成する際に、もれなく確認して意図通りの資料を無駄なく作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成する際に、グラフを使う場合がありますよね。
グラフにもいろんな種類がありますが、その中でも縦の棒グラフはよく使われます。

例えば、こんな感じのグラフです。

しかし、この棒グラフ、ちょっとわかりにくいんですよね。
というのも、2001年、2002年、2003年、2004年（項目）毎に、売上、営業利益（系列）の情報が固まっています。
このような表現方法では、変化が把握しづらいんです。

ではどのようにすればいいのか？

売上、営業利益（系列）毎にグラフをわければいいんです。

例えば、こんな感じです。

このように、売上で1つのグラフを作成し、年度毎の変化を把握する。
営業利益で1つのグラフを作成し、年度毎の変化を把握する。

このようにすれば、売上、営業利益それぞれの変化が把握やすいグラフとなります。

今回の例は年度と売上・営業利益のグラフですが、
・事業部毎の売上、営業利益
・商品毎の売上、営業利益
といったグラフも同様です。

営業部毎に売上と営業利益をまとめるのではなく、売上と営業利益で別々に営業部毎のグラフを作成します。
商品別のグラフも同じように、売上と営業利益で営業部毎のグラフを作成します。

これでアナタもパワーポイントを利用してプレゼン資料を作成する際に、縦の棒グラフを使いこなしてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成する時に、よく使う機能ってありますよね。そんな時「この機能のショートカットキーって何だろう」と思う時ありませんか？

パワーポイントのある機能のショートカットキーって何だろう、と思った時、あなたならどうしますか？ウェブで検索？確かにそれもいいと思いますが、実はショートカットキーって簡単に調べられるんです。

まずAltキーを押します。
するとメニューにFとかHとかNとか表示されますよね。
これが重要なんです。

例えば「ファイル」というメニューの下には「F」、「ホーム」の下には「H」、「挿入」の下には「N」と表示されています。

実は[Alt]キーを押した後に[F]キーを押すと「ファイル」というメニューを押すのと一緒なんですね。

つまり、ショートカットキーです。

ですから[Alt]キーを押した後に[H]キーを押すと「ホーム」、[Alt]キーを押した後に[N]キーを押すと「挿入」というショートカットキーになります。

次に各メニュー「ファイル」や「ホーム」や「挿入」の各機能へのショートカットキーの調べ方を説明しますね。

もう想像ついているかもしれませんが、表示されたアルファベットのキーを押せばOKです。

例えば[Alt]キーを押した後に[N]キーを押すと「挿入」というメニューに移動しますよね。その時に各機能、例えば「表」「画像」「グラフ」のボタンの下に表示されいてる「T」「P」「C」といったアルファベットがショートカットキーなのです。

つまり[Alt]キーを押し[N]キーを押し[T]キーを押すと「表」が挿入されます。

これでアナタもショートカットキーを調べてパワーポイントで資料作成する効率を向上させてくださいね。