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パワーポイントでプレゼン資料を作成していると、画像を利用する時ってありますよね？

画像をスライドに張り付けると、パワーポイントが画像の利用方法を何パターンが提案してくれる、画面の右側にデザインアイデアというものが表示されませんか？
　
　

　
　
これはOffice365を利用しているユーザー向けの機能なのですが、参考になる時もありますし、必要ない場合もありますよね。

例えば、画像をメインでスライドを作成する場合などは参考になりますが、画面のスクリーンショットを貼りながらマニュアルや研修資料などを作成する場合などは必要ないと思います。

このように必要ない場合は、画像を貼るたびにデザインアイデアを表示させたくない、という気持ちはもっともです。

しかしその時に「PowerPointが再起動するまでアイデアの候補表示停止します」をクリックしてしまうと、もし使いたくなった時を考えると押すのがためらわれますよね。
　
　

　
　
でも、大丈夫です。

「PowerPointが再起動するまでアイデアの候補表示停止」したとしても、後からアイデアの候補を表示させることができるのです。

その方法とは？

メニューのデザイン＞デザインアイデアをクリックすれば、デザインアイデアの表示/非表示を切り替えられます。
　
　

　
　
これでアナタもパワーポイントのデザインアイデアを使いこなしてくださいね。

プレゼン資料をパワーポイントで作成している時に、添付ファイルやインターネット上からダウンロードしたファイルを開こうとすると「保護ビュー」が表示されて、いちいち「編集を有効にする」ボタンを押すのが面倒だと思っていませんか？
　
　

　
　
しかも「注意―インターネットから入手したファイルは、ウイルスに感染している可能性があります。編集する必要がなければ、保護ビューのままにしておくことをお勧めします。」とか書いてあると、気になりますよね。

でもインターネットから入手したファイルとはいっても、社内やお客様といった、間違いなく安全なファイルだけをやり取りしている時は、いちいち面倒！と思う気持ちもわかります。

そんな時、この保護ビューをいちいち表示させないことをお勧めします。

え？そんなことできるの？

と思われるかもしれまんが、はい、簡単にできます。

その具体的なやり方は次の通りです。
　
　
ステップ１：メニューから、ファイル＞オプション

　
　
ステップ２：セキュリティセンター＞セキュリティセンターの設定

　
　
ステップ３：チェックを外す

チェックは3つありまして、

□ インターネットから取得したファイルに対して、保護ビューを有効にする
□ 安全でない可能性のある場所のファイルに対して、保護ビューを有効にする
□ Outlookの添付ファイルに対して、保護ビューを有効にする

この3つとも外すと、保護ビューは表示されなくなりますが、これだけは保護ビューを表示させたい、という項目にはチェックするとよいでしょう。
　
　
どうですか？思ったよりも簡単でしょう？

特に「保護ビュー」が表示されて、いちいち「編集を有効にする」ボタンを押すのが面倒だ、と思っているアナタへお勧めです。

パワーポイントには「リボン」と呼ばれているメニューの仕組みがあります。このリボン、作業しやすいように状況に応じて変化します。例えば、画像を選択した時には画像に関する作業がしやすいメニューに変化します。

このリボンという機能、便利な反面、ものすごくよく使う機能にたどり着くまでメニューを何回もクリックしなければいけない、ということもよくあります。例えば、新しく四角の図形を使用しようとするたびに、挿入＞図形＞四角を選ぶ必要があります。

そこで、自分がよく使う機能を、簡単に利用できるように、まとめて常に表示しておきたい！と思ったこと、ありませんか？

そう！そんなアナタにおすすめなのがクイックアクセスツールバーなのです。

クリックアクセスツールバーとは、通常はこんな風にリボンの上に表示されている機能で、メチャクチャよく使う上書き保存ボタンなどが表示されています。
　
　

実はこのクイックアクセスツールバー、自分の使いやすいように、好きなボタンへ変更することができます

よく使うけど、使うたびにリボンのあちこちを何回もクリックしなきゃいけない機能ってありますよね？例えば、文字を大きくしたり小さくしたりする機能。

こんなよく使う機能を、いつでもメニューとして表示できる便利がクリックアクセスツールバーなのです。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを自分好みに変更・カスタマイズするやり方を知らない、という方は、まずはこちらをご覧ください。

＞パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを変更する方法完全解説！
　
　

更に使いこなすために、このクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示させ、より使いやすくする、ということもできます

というのも、リボンの上に表示されていると、パワーポイントのスライドを編集しているときに、カーソルを画面の上まで移動させる必要があります。一方で、リボンの下に表示させておけば、カーソルを移動させる量が少しで済むから便利なんですよね。

また、これを利用して、ノートPCの狭い画面で作業する場合などは、リボンを折りたたんで、リボンの下に表示させたクイックアクセスツールバーだけ使ったりします。こうすると、狭い画面でスライドを大きく表示できて便利なんですよね。

＞パワーポイントのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示すべき場合とは？

＞パワーポイントのリボンを折りたたむ方法を簡単解説！（実際簡単でーす）
　　

このようにクイックアクセスツールバーを使いこなすことで、パワーポイントの作業効率が激変します。

これでアナタもパワーポイントの作業効率を向上させてくださいね。

パワーポイントのリボンって、昔からパワーポイントを利用しているかどうかで、評価が結構分かれます。

PowerPoint2007から導入されたリボンによるメニューですが、それ以前は他のソフトウェアのようなメニューでした。

そのため、PowerPoint2007から利用している人にとってはリボンが当たり前でリボンが普通なのです。

しかし、PowerPoint2007以前からパワーポイントを利用している人からすると、2003から2007への変化が大きかったため、リボンは使いづらい、という感想を、今でもたまに聞きます。

個人的には、リボンだろうが、リボンじゃなかろうが、使いやすさは慣れの問題だと思います。

パワーポイントのリボンにも良い点があるし、悪い点がある、ということですよね。

ただ、1つだけ確実に言えることは、リボンは表示面積が広いため、画面の小さなノートPCで作業する場合、スライドの表示面積が小さくなってしまいます。

特に、文章や図形や画像などを書き終わり、微妙なレイアウト調整や最終的なチェックなどをしている場合、小さいと見づらい場合があります。

そんな時は、パワーポイントのリボンを折りたたんで、少しでもスライドを大きく表示させて作業することで、効率をあげましょう。
　
　
通常の場合、パワーポイントのリボンは、このように表示されていますよね。

　
そこで、パワーポイントのリボンの右端の上矢印ボタン、リボンを折りたたむボタンを押します。
　

　
すると、このようにパワーポイントのリボンが折りたたまれ、スライドが大きく表示されるようになります。
　

　
パワーポイントのスライドが大きく表示されるのはわかるけど、実際どれぐらいなの？あんまり変わらないんじゃないの？と思う人もいるかもしれません。

ということで、比較してみました。
　

こうして比較してみると、パワーポイントのリボンを折りたたむと、折りたたんでない状態と比較して、約118%ほど大きく表示されます。

ま、約118%が大きいかどうかは個人差ですが、確実にパワーポイントのスライドは大きく表示されてますよね。

これでアナタもパワーポイントのリボンを折りたたんで、スライドを大きく表示させて、作業効率を上げてくださいね。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーって、便利ですよね。

自分好みにボタンを変更・カスタマイズできます。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを自分好みに変更・カスタマイズするやり方を知らない、という方は、まずはこちらをご覧ください。

＞パワーポイントのクイックアクセスツールバーのボタンを変更する方法完全解説！

パワーポイントをよく知っている人ほど、自分好みにカスタマイズして、作業向上を向上させています。

しかし、通常、画面の左上にあって、ちょっと遠いな～、って思いませんか？

よく使うからこそ、画面の左上にまでカーソルを移動させるのが、ちょっとの手間でも、積もり積もるとかなりの手間になります。

そこで今回は、パワーポイントのクイックアクセスツールバーを、通常の画面の左上ではなく、リボンの下において、更に便利する方法を解説します。
　
　
まずは、パワーポイントのクイックアクセスツールバーとリボンの関係ですが、通常はこんな感じですよね。

それでは、パワーポイントのリボン上にどこでもいいので、カーソルを置いて右クリックします。

そのあと、ポップアップウィンドウが表示されるので「クイックアクセスツールバーをリボンの下に表示」を選択します。
　

　
そうすると、パワーポイントのクイックアクセスツールバーはリボンの下に表示されます。
　

　
ま、パワーポイントのリボンやクイックアクセスツールバーを変更しようとしたときに、ポップアップウィンドウで表示されるので、機能的には知っている人も結構いるかもしれません。

ただ、パワーポイントの作業効率を向上させるために、いくら手間をかけて自分好みにクイックアクセスツールバーを変更・カスタマイズしても、画面の左上、リボンの上に表示されたままではもったいないです。

アナタもこれで、パワーポイントのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示させ、パワーポイントの作業効率を劇的に向上させてくださいね。

パワーポイントのクイックアクセスツールバーって知っていますか？

そう、通常、画面の左上にある、あれです。

リボンは選択したものが文字なのか図形なのか、表なのかグラフなのかで表示されるリボンの表示内容が変わりますが、クイックアクセスツールバーは常に変わりません。

なので、パワーポイントに関して詳しい人は結構使いこなしている便利機能です。

そして、このパワーポイントのクイックアクセスツールバーって実は自分好みに変更・カスタマイズできるって知ってましてか？

このパワーポイントのクイックアクセスツールバーを自分好みに変更・カスタマイズして使いこなすことで、パワーポイントの作業効率がかなり改善されます。

それでは今回はパワーポイントのクイックアクセスツールバーを自分好みに変更・カスタマイズする方法を解説します。

まずは、パワーポイントのクイックアクセスツールバーがどれかというところから確認すると、これです。
　

　
このパワーポイントのクイックアクセスツールバーの内容を変更・カスタマイズするには、リボン上にどこでもいいので、カーソルを置いて右クリックします。
　
そうすると、ポップアップウィンドウが表示されるので「リボンのユーザー設定」を選択します。
　

　
その後表示される左側の「クイックアクセスツールバー」を選択します。
　

　
後は、追加したい機能を選択して、追加ボタンをおします。
　

　
するとこのように追加されます。
　

　
更に自分好みに変更・カスタマイズするために、順番を変更します。
　

　
このように、表示される順番も変更することが可能です。
　

　
パワーポイントのクイックアクセスツールバーは自分好みの機能を追加し、順番を変更することが可能です。
　

　
ここまで自分好みにパワーポイントのクイックアクセスツールバーを変更・カスタマイズしたら、画面の左上じゃなくてリボンの下に表示させた方が、更に便利です。

＞ こんな場合はパワーポイントのクイックアクセスツールバーをリボンの下に表示させた方が絶対おすすめ！な理由とその方法

それではアナタもパワーポイントのクイックアクセスツールバーを自分好みに変更・カスタマイズして、作業効率を劇的に向上させてくださいね。

パワーポイントを活用方法のコンサルタントをやっていると、パワーポイント資料作成のコンサルティングという案件がよくあります。

作成する前に、クライアントの要望をしっかりと確認しないと、ズレた資料を作成してしまったり、無駄な作業が発生したりします。

たとえば、社長向けの資料と現場の担当者向けの資料ではアピールする内容が違います。

たとえば、スライドサイズが4:3向けに作成するのと16:9向けに作成するのではレイアウトがまるっきり違います。

クライアントの要望に沿ったパワーポイント資料を作成するために、普段確認している内容をまとめましたので、参考にしてくださいね。

■プレゼン先
誰向けのパワーポイント資料なのか。どの業界の、どれぐらいの規模の、どんな役職（経営層／管理職／担当者）向けかを確認します。

■プレゼンする方
クライアントの担当者数名だけが利用するのか、それとももっとたくさんの人が利用するのか。複数の部署で利用するのか、全社的に利用するのかを確認します。

■説明内容
説明する内容は何かを確認します。

■プレゼン状況
たとえば、初回訪問で面識がない状態か、これまで何らかの接点があって社名は知っているが詳しくは知らない状態か。

■資料利用方法
4名ほどの会議室にて印刷して利用するのか、10名ほどの結構広めな部屋でプロジェクターで映し出して利用するのか、メールで送付する資料なのかなどを確認します。

■プレゼン時間
たとえば、20分～30分ぐらいか、1時間ぐらいか、2時間ぐらいか、想定しているプレゼンの時間を確認します。

■プレゼンのゴールおよび次の一歩
たとえば、説明する内容を理解してもらい、お試しコースを申し込んでもらうなど、プレゼンのゴールと次一歩を確認します。

■この資料作成の狙い
たとえば、各営業の営業トークのレベルがばらついているので、資料を用意することで底上げするとともに、ガイドラインを用意して資料に統一感を持たせたいなど、今回のパワーポイント資料を作成する上での狙いを確認します。

■希望納期
できれば今月中なのか、来月末までにあればいいのか、mm月dd日に新製品の発表があるのでその販促活動で利用できるタイミングなのかなど、希望納期を確認します。

■検収プロセス
たとえば、クライアントの担当者数名がOKならばそれでいいのか、営業部内で回覧し意見を反映させる必要があるのか、部長や社長などの確認も必要なのかなどの検収プロセスを確認します。

■OSバージョン
利用するパソコンのOSがMacかWindowsか、Windowsならば主に XP / Vista / 7 / 8 /10 のどれかを確認します。

■パワーポイントのバージョン
利用するパソコンのパワーポイントバージョンが大きく2003以前(ppt) か 2007以降(pptx)なのか、2007以降で2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office365 のどれかを確認します。

■パワーポイントのテンプレート
クライアントで全社的に利用しているパワーポイントのテンプレートがあるかどうか。あるならば利用したほうがいいのか、利用しなくてもいいのか、利用しないほうがいいのかを確認します。

■ガイドライン
ロゴの使用や、フォントや色の使い方などを定めた全社的なマーケティングガイドラインやブランディングガイドラインがあるかどうか。あるならばガイドラインに従ったほうがいいのか、従わなくていいのかを確認します。

■サイズ（テンプレートを新規に作成する場合）
スライドのサイズは 4:3 / A4 / 16:9 / 16:10 のいずれか、それとも指定のサイズがあるかどうかを確認します。

■向き （テンプレートを新規に作成する場合）
スライドの向きが横か縦かを確認します。

■ブランドロゴ
ホームページに掲載されているものを利用すればいいのか、別途ロゴデータがあるのかを確認します。

■ブランドカラー
ブランドカラーとして認識されている色があるかどうかを確認します。

■アニメーション
アニメーションを設定する必要があるかどうかを確認します。

といった内容を、パワーポイントの資料を作成する前にクライアントに確認します。

それではアナタもこのリストを参考に、パワーポイント資料を作成する際に、もれなく確認して意図通りの資料を無駄なく作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成する際に、グラフを使う場合がありますよね。
グラフにもいろんな種類がありますが、その中でも縦の棒グラフはよく使われます。

例えば、こんな感じのグラフです。

しかし、この棒グラフ、ちょっとわかりにくいんですよね。
というのも、2001年、2002年、2003年、2004年（項目）毎に、売上、営業利益（系列）の情報が固まっています。
このような表現方法では、変化が把握しづらいんです。

ではどのようにすればいいのか？

売上、営業利益（系列）毎にグラフをわければいいんです。

例えば、こんな感じです。

このように、売上で1つのグラフを作成し、年度毎の変化を把握する。
営業利益で1つのグラフを作成し、年度毎の変化を把握する。

このようにすれば、売上、営業利益それぞれの変化が把握やすいグラフとなります。

今回の例は年度と売上・営業利益のグラフですが、
・事業部毎の売上、営業利益
・商品毎の売上、営業利益
といったグラフも同様です。

営業部毎に売上と営業利益をまとめるのではなく、売上と営業利益で別々に営業部毎のグラフを作成します。
商品別のグラフも同じように、売上と営業利益で営業部毎のグラフを作成します。

これでアナタもパワーポイントを利用してプレゼン資料を作成する際に、縦の棒グラフを使いこなしてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成する時に、よく使う機能ってありますよね。そんな時「この機能のショートカットキーって何だろう」と思う時ありませんか？

パワーポイントのある機能のショートカットキーって何だろう、と思った時、あなたならどうしますか？ウェブで検索？確かにそれもいいと思いますが、実はショートカットキーって簡単に調べられるんです。

まずAltキーを押します。
するとメニューにFとかHとかNとか表示されますよね。
これが重要なんです。

例えば「ファイル」というメニューの下には「F」、「ホーム」の下には「H」、「挿入」の下には「N」と表示されています。

実は[Alt]キーを押した後に[F]キーを押すと「ファイル」というメニューを押すのと一緒なんですね。

つまり、ショートカットキーです。

ですから[Alt]キーを押した後に[H]キーを押すと「ホーム」、[Alt]キーを押した後に[N]キーを押すと「挿入」というショートカットキーになります。

次に各メニュー「ファイル」や「ホーム」や「挿入」の各機能へのショートカットキーの調べ方を説明しますね。

もう想像ついているかもしれませんが、表示されたアルファベットのキーを押せばOKです。

例えば[Alt]キーを押した後に[N]キーを押すと「挿入」というメニューに移動しますよね。その時に各機能、例えば「表」「画像」「グラフ」のボタンの下に表示されいてる「T」「P」「C」といったアルファベットがショートカットキーなのです。

つまり[Alt]キーを押し[N]キーを押し[T]キーを押すと「表」が挿入されます。

これでアナタもショートカットキーを調べてパワーポイントで資料作成する効率を向上させてくださいね。

効果的なプレゼンをするために、パワーポイントにアニメーションを設定することがありますよね。

その場合、自分がパワーポイントにアニメーションを設定して、自分でプレゼンする場合は楽です。

どのページでどんなアニメーションがどんなタイミングでどんな順番で動くのか理解しているので、プレゼンの時に慌てることがないと思います。

他の人がアニメーションを設定したパワーポイント資料

しかし、自分が設定したものではなく、他の人がアニメーションを設定したパワーポイントでプレゼンする時って、事前にある程度練習しておかないと大変です。

クリックして次のページに移ったときに、自動でアニメーションが始まるのか。
それともクリックする度にアニメーションが再生される設定になるのか。

わからないとプレゼンの時に不安ですよね。

このように、パワーポイントのアニメーションを設定した人とプレゼンする人が違う場合、アニメーションの設定には注意が必要です。

例えば、全社的に利用するパワーポイント資料にアニメーションを設定する場合。
あるいは、部内の営業全員が利用するパワーポイント資料にアニメーションを設定する場合など。

このような目的でパワーポイント資料を作成することはよくあると思いますが、実は注意しないと非常にプレゼンしずらいものになってしまいます。

プレゼンしやすいアニメーションにするたった1つの簡単なコツ

このような場合、たった1つの簡単なことをしておくだけで、グッとプレゼンしやすいパワーポイント資料になるのですが、なんだと思いますか？

それは

クリックするタイミングになったら[CLICK]ボタンを表示させる

ということです。

具体的にいうと
１．あるページでクリックしアニメーション再生後
２．クリックして残りのアニメーション再生終了後
３．クリックして次のページに移動する
という設定がされていたとします。

この場合、
１．あるページでクリックしアニメーション再生後[CLICK]ボタンを画面右下に表示
２．クリックして残りのアニメーション再生終了後[CLICK]ボタンを画面右下に表示
３．クリックして次のページに移動する
というようにするとわかりやすいです。

プレゼンする人は、画面右下に[CLICK]ボタンが表示されたら、クリックすればいいので迷わずに済みます。

もちろんこの[CLICK]ボタンというのは、図形にCLICKと記載しただけなので”CLICK”じゃなく”クリック”でもいいですし、表示される箇所は画面右下じゃなくて左下でもいいですし、ボタンじゃなくて文字だけでもOKです。

このように、非常に簡単な工夫ですが、この工夫一つで、グッとプレゼンしやすいパワーポイント資料になります。

あと、自分が使う資料にも設定しておっくと、プレゼンの時に迷わずにすむのでオススメです。

アナタも自分以外がプレゼンするパワーポイントにアニメーションを設定する場合は、CLICKボタンをうまく活用して、プレゼンしやすいパワーポイント資料を作成してくださいね。

ここぞ！というプレゼンの時に、パワーポイントで凝ったアニメーションを設定する場合ってありますよね。

気合を入れたプレゼンであればこそ、内容を考えるのにも時間がかかるでしょうし、それぞれのスライドデザインにも時間がかかりますよね。

そのうえ、アニメーションにも時間がかかるとなったら、いくら時間があっても足りません。そこで、アニメーションの設定を効率的に行うコツを解説します。

まずは

アニメーションウィンドウを表示

させて作業しましょう。

このアニメーションウィンドウを表示させると、アニメーションが開始させる順番や、アニメーションの長さや、それぞれのアニメーションの関係が一目でわかるようになり非常に便利です。

次は

アニメーションのコピー/貼り付け

この機能を利用しましょう。

この「アニメーションのコピー/貼り付け」機能の使い方としては、ある図形のアニメーションの設定を、別の図形のアニメーションの設定とまったく同じにしたい場合などに便利です。

たとえば、あるページの「特徴」という図形を表示させるアニメーションの設定を、別のページの同じ「特徴」という図形を表示させたい時などに非常に便利です。

使い方としては、アニメーションを設定した図形を選択し、「アニメーションのコピー/貼り付け」をクリックします。

その後、同じアニメーションを設定したい図形をクリックすると、元のアニメーションの設定が貼り付けられる＝設定されます。

これは、ワイプやフェードやズームといったアニメーションの種類だけでなく、クリックして開始するのか直前の動作と同時なのか直前の動作の後なのか、継続時間は何秒なのか、遅延時間は何秒なのかも同じように設定されます。

あなたもこの2つの機能を使いこなして、アニメーションを効率的に設定してくださいね。

プレゼンの資料をパワーポイントで作成する時に表を利用する場合ってありますよね。しかし、この表。お作法があるにも関わらず、意外と多くの人がそのお作法が出来ていません。あ、お作法といっても、厳しいルールが無数にあるというわけではありませんよ。今回解説する5つのルールを守っておけば、少なくとも基本的なお作法が身に着くので、ぜひこの機会に理解してください。

タイトル

タイトルは中央揃えにしましょう。一般的にタイトルは中央揃えで記載し、2行目以降のデータ行と区別するために、セルに色を塗るなど差別化しましょう。

文字

文字列は一般的に文字は左詰めで記載します。

数値

一般的に数値は右詰めで記載します。

たまに、タイトルも文字も数値も全て右寄せ、左寄せ、中央揃えで統一している表があります。統一すればいいというものではありませんので、それぞれを適切に設定しましょう。

重要な値

表の中で強調したい値がある場合は強調しましょう。

デザイン

資料で利用されているメインカラーに、表の色も合わせましょう。
表を選択して「デザイン」＞「表のスタイル」で、塗りつぶしや線、文字の色などを簡単に変更することができます。

このように、表を作成する上で、一般的なルールというものがあります。そのルールを守ることで見やすく、わかりやすい表となります。アナタもぜひルールを守って、見やすくわかりやすい表を作成しましょうね。