ブログカテゴリアーカイブ: ショートカットキー

パワーポイントでプレゼンテーションの資料を作成しようとすると、スライドを一覧で確認したい時ってありますよね？特に数多くのスライドを作成している場合などは、プレゼンテーションの全体構成を考えてパワーポイントの資料を作成したいので、スライドを一覧で確認したいかと思います。

このような時、あなたならどうしていますか？
メニューの表示からスライド一覧を選択していますか？
それとも右下にある小さなスライド一覧ボタンを押していますか？

メニューの表示からスライド一覧にするのは面倒ですし、右下にあるボタンは小さくて押し間違えてしまいそうです。

だから、ショートカットキーでスライド一覧を表示させることをオススメします。

しかし、スライド一覧のショートカットキーには、実は謎が隠されているのです。

なぜかというと、パワーポイントのバージョンによってショートカットキーが異なるんですね。

PowerPoint2003まで、拡張子が「.ppt」のバージョンでは
■[Alt]キー＋[V]キー、[D]キー　でスライド一覧
でした。

しかしPowerPoint2007以降では「リボン」というメニュー形式が導入されました。

そのため、先ほどまで紹介した
■[Alt]キー＋[V]キー、[D]キー　でスライド一覧
でもOKですが、
■[Alt]キー＋[W]キー、[I]キー　でスライド一覧
という操作も可能になりました。

どっちでもいいのですが、しっかりと覚えて、使いこなし、作業効率を上げましょう。それではこれで、アナタもパワーポイントのスライド一覧のショートカットキーを使いこなしてくださいね。

パワーポイントがインストールされていないパソコンで
プレゼンする機会ってありませんか？

まあ、全てのパソコンにパワーポイントがインストール
されていれば問題ないのですが、そういかない場合もあります。

特に、家庭のパソコンで多くの人と共有したい、
プレゼンしたい、といった場合は難しいです。

そんなときはこのやり方がオススメです。

■PDF化して、PDFで [Ctrl]+[L]キーを押し
　全画面表示/フルスクリーンモード

というのも、PDFには全画面表示状態である、
フルスクリーンモードというのがあります。

これは、パワーポイントでスライドを
全面表示するのと一緒の状態になりますので
これでプレゼンすることが可能です。

しかしながら、パワーポイントのファイルから
PDFのファイルにするためにはどうすればいいのか？

そんなときにはこのやり方がオススメです。

■パワーポイントの資料を無料でPDF化

これでアナタもパワーポイントが
インストールされていないパソコンでも
あせらずにプレゼンしてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると
スライドをコピーするとこって、よくありますよね。

というのも、作業を進めるにあたって、
スライドを変更するよりも、
スライドをコピーしてから変更したほうが安全だからです。

もし、やっぱり元のスライドに戻したい、という場合、
スライドを変更していたら元に戻すだけで大変ですが、
スライドをコピーして変更していれば、
コピー元ののスライドに戻ればいいだけだからです。

このように、パワーポイントでは、
スライドをよくコピーしますが、アナタはどのようにしてますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
対象となるスライドを選んで、右クリックして
コピーしたあと、さらに右クリックして
貼り付けを選んだりしてませんか？

ここまで大変な作業をしていなくても、
[Ctrl]キー＋[C]キー　でスライドをコピー
[Ctrl]キー＋[P]キー　でスライドを貼り付け
している人というのは結構いると思います。

しかし、これでも2ステップかかっています。

実は一発で、スライドをコピーする
ショートカットがあるのです。

それは？

■[Ctrl]キー＋[D]キー　でスライドをコピー

これでアナタも、パワーポイントでスライドを1発でコピーして
作業を効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
ファイル名やフォルダ名を変更したくなることってありませんか？

過去のプレゼン資料で参考になるパワーポイントのファイルを
コピーしてファイル名を変更したり、
今回作業のフォルダ名を変更したいことって
ありますよね。

そのときに、アナタならどうしますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
対象となるファイルやフォルダを選んで、右クリックして
名前の変更を選んだりしてませんか？

はたまた、クリックするタイミングを
ダブルクリックよりもゆっくりやって、
変更モードにする、という微妙な技をつかったり
していませんか？

これタイミングがズレると、
ファイルやフォルダが開いてしまい、
急いでるときにはイライラしてしまいます。

私ならこれで一発です。

■ファイル・フォルダを選択して　[F2]キー　でファイル名を変更

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
ファイルやフォルダ名を素早く、確実に変更して
作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
いろんなファイルを開いて作業していて、
作業ウィンドウがいっぱいということってありませんか？

データ加工用にエクセルを開いて、
情報収集用にブラウザーを開いて、
メールを立ち上げて、
複数のフォルダを開いて、と
作業用のウィンドウがいっぱいになりがちですよね。

そのときに、ウィンドウを切り替えたい時って
どうしてますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
作業用のウィンドウの選んで、クリックしたりしてませんか？

私ならこれで一発です。

■[Alt]キー＋[Tab]キー　で作業ウィンドウを切り替える

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
作業ウィンドウを一発で切り替えて
作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
あのファイルってどこだっけなー、と途方にくれることって、
ありませんか？

今回作るプレゼン用に、すごく参考になりそうな
過去のプレゼン用パワーポイントのファイルがあったはずなんだけど、
あれーどこかなー、と探すことってありますよね。

でも、10分、20分、探しても結局見つからず、
時間だけを無駄にして、パワーポイントで
プレゼン資料を作成する作業がまったく進まなかった、
という場合は目も当てられません。

私ならこれで一発です。

フォルダを開いて
■[Ctrl]キー＋[F]キー　で検索

これで、最終更新日や、ファイル名や、探す場所など、
記憶している情報から目的のファイルを検索します。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
目的のファイルを素早く検索して
作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントでプレゼンを印刷するときって
どうしていますか？

まず、メニューにある、印刷ボタンを押す、というのが
わかりやすいのですが、困ることがあります。

それは、このボタンを押すと、プレンターの設定で、
通常使うプリンターに設定されているプリンターから、
すぐに印刷されてしまうのです。

パワーポイントの資料を、通常使うプリンターから
印刷するのであれば問題ないのですが、
違う場合はこれでは困ります。

例えば、通常使うプリンターはモノクロのプリンターで、
今回はカラーのプリンターから印刷したい、という場合は、
印刷ボタンを押す、というやり方では無理です。

あとは、メニューの、ファイル＞印刷から
印刷するという方法があります。

確かにこれだと、印刷するプリンターを選べますが、
面倒ですよね。

私ならこれで一発です。

■[Ctrl]キー＋[P]キー　で印刷

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントの資料を
一発で印刷して、作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
フォルダの移動が面倒ではありませんか？

よく使うフォルダのパワーポイントファイルを選んで、
今回作業するフォルダに移動して、コピーして、
チームの共有用フォルダに移動して、コピーして、
など、結構フォルダ間の移動が発生します。

そこまでいかなくとも、
ちょっと上のフォルダに移動したい、
すぐ下のフォルダへ移動した、
というときってありますよね。

そのときに、アナタならどうしますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
作業用のフォルダを選んで、クリックしたりしてませんか？

私ならこれで一発です。

■[Backspace]キー　で上のフォルダへ移動
■[Enter]キー　で下のフォルダへ移動

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
上のフォルダや、下のフォルダへ一発で移動して
作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料作成をしていると、
あの内容を書いたページってどこだったけ？
他のページで書かなかったかな？と
検索したくなることってありませんか？

例えば、マーケティングのプレゼンをする際に、
口コミ、という単語を使ったページがどこだったか、
確認したくなることがあります。

こんな時、最初のページから全ページ、目で確認していっては
キリが無いですし、そもそも、ミスや漏れの危険性があります。

そんなときは、パワーポイントの検索機能を使えば、
解決です。

■メニューの、編集＞検索

でも、この検索機能が一発で使えたら便利ですよね。

特にキーボードで作業しているときに、
一発で検索できると便利です。

では、そんなときにどうするのか？

私ならこうします。

■[Ctrl]キー＋[F]キー　で検索

ちなみにこのワザはパワーポイントだけじゃなくて
ワードやエクセル、メモ帳などでも使えます。

これでパワーポイントのプレゼン資料で検索したい
単語があったら一発で検索して、
アナタもこれで、作業効率を上げてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作っている時に、
図形などのオブジェクトに文字やテキストを入れたい時って
ありますよね。

四角い箱や、矢印などの図形といったオブジェクトに、
説明する文字などのテキストを入れるとき、
アナタならどうしていますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
対象となる図形やオブジェクトファイルやフォルダを選んで、
右クリックして、テキストの編集、を選んだりしてませんか？

私ならこれで一発です。

■オブジェクトを選択して　[F2]キー　でテキストを編集

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
図形などのオブジェクトに文字やテキストを素早く編集して、
作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
新しいウィンドウでフォルダを開きたくなることって
ありませんか？

今回作るプレゼン用のためのフォルダとは別に、
参考となるファルダを別に新しく開いたり、
チームの共有用フォルダを別に新しく開いたりすることって
ありますよね。

そのときに、アナタならどうしますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
作業用のフォルダを選んで、右クリックして
エキスプローラを選んだりしてませんか？

私ならこれで一発です。

■[Ctrl]キー＋[Enter]キー　でフォルダを新しいウィンドウで開く

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
フォルダを新しいウィンドウに一発で開いて
作業効率をあげてくださいね。

パワーポイントで資料を作っている時や、
プレゼンをしているときに、
最初のスライド、最後のスライドに移動したい、
っていう時ってありますよね？

そんなときどうやってますか？

パワーポイントで資料を作成しているときは、
マウスでスクロールバーを動かす、というやり方がありますが
プレゼンしているときに最後のスライドになるまで
延々マウスをカチカチとクリックするのは、
あまりにも頭が悪そうです。

かといってプレゼンしている時に、
ESCボタンを押して編集モードにしてからスクロールバーを動かして、
再度プレゼンテーションモードというのも、美しくありませんね。

私ならこれで一発です。

■[Home]キー　で最初のスライドに移動
■[End]キー　で最後のスライドに移動

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときも、
プレゼンをしているときも使えます。

アナタもこれで、パワーポイントで
最初のスライド、最後のスライドに一発で移動して、
作業効率をあげて、美しいプレゼンをしてくださいね。