ブログタグアーカイブ: パソコン操作

パワーポイントを初心者に教える時に注意する点

パワーポイントはパソコン初心者にとっても
非常にわかりやすいソフトウェアです。

というのも、パワーポイントは狙った場所に
狙った文字を簡単に表示させることができるので、
1、2枚のちょっとした書類をササッと作る場合最適です。

しかしながら、もしアナタが初心者の方へ
パワーポイントの使い方を教える場合
注意するべきポイントがあります。

というのも

■作業しているのがスライドマスタかスライドか混同しやすい

ということです。

私がパワーポイントの初級クラスでの講師経験からいうと
パワーポイント初心者の方にとって、
今作業しているのが、スライドマスタなのかスライドなのか
わかりにくいらしいんですね。

ずーっと作業した後で、
あれ?これって全部スライドマスタに追加してますか?
と気が付くとお互い気まずいですから、注意してくださいね。

間違えやすい原因としては、教える時って、
会社ロゴやページ数などを設定するので
まずスライドマスタの設定方法を教えますよね。

しかし教えられる方としては、最初の段階なので
今作業しているのが、スライドマスタなのかスライドなのかが
わかりにくいのです。

確かに、どちらの作業をしているのか
わかりにくいんですよね。

見分け方としては、左側の表示内容が違うので、
これで見分けてください。

スライドの作業をしている時は
左側にタブ「スライド」「アウトライン」の表示があり、
スライドマスタの作業をしている時は
左側にタブの表示がありません。

アナタもパワーポイントを初心者に教える時に
注意してくださいね。

2012年06月25日 | 固有リンク |

パワーポイントがパソコン初心者に簡単で使いやすくやさしい理由

オフィス製品にはパワーポイントの他に
いろいろなソフトウェアがあります。

しかし、パワーポイントはワードやエクセルといった
ソフトウェアに比べても、
かなりとっつきやすい製品です。

パワーポイントがパソコン初心者にとって簡単な理由の一つとして
狙った場所に、狙った文字を簡単に表示させることができる
ということが挙げられます。

たとえばページの真ん中頃に、
「プレゼンテーション研修会場はこちら」
という文字を表示させたいとします。

ワードだとまず、改行を何回もしなくちゃいけませんよね。
さらにスペースを何個か入力してから、
本文を入力する必要があります。

しかもここまでやっても、微妙に縦の位置を修正しようとしても
改行だけで調整するのは非常に面倒です。

エクセルの場合はワードに比べると比較的
直観的に作業しやすいのですが、
いかんせん画面の表示状態と印刷した時の状態とに
乖離があります。

その点パワーポイントならば、文字を書いたら、
後は狙い通りの場所に移動するだけです。
そう、非常に直観的に使えるんですね。

確かにパワーポイントは、Office Personalなどに入っていないため
ワードやエクセルに比べると親しみがないかもしれません。

ワードは論文や小説など長い文章を書くのに
非常に便利な機能が豊富にあります。

エクセルは集計したり、グラフにしたり
データを加工し、表計算するためには便利です。

しかし、1、2枚のちょっとした書類をササッと作る場合、
パワーポイントが便利です。

もし、アナタの周りのパソコン初心者の方が、
パワーポイントを使うのに躊躇していたら
ぜひおススメしてあげてくださいね。

2012年06月22日 | 固有リンク |

パワーポイントでロゴの画像の色と同じ色を使いたい

パワーポイントでプレゼン資料を作成する時に、
「この図形はロゴと同じ青で塗りたいな~」
っていうことありませんか?

ロゴの画像ファイルはホームページ、もしくは
手元にあってに、そのロゴで使われている色と
同じ色をパワーポイントで使いたいという時です。

やりたいことは
「ロゴの色と同じ色を使いたい!」
ということなんですが、結構できないものなんです。

それではパワーポイントではどうしたらいいのか?
結論からいうとパワーポイントだけではできません。

その代り

■ペイントの色の選択を使う

ペイントってご存知ですか?
Windowsに標準で付属されているソフトウェアで
簡単なお絵かきツールというか、画像処理ツールというか。
だいたい、プログラムのアクセサリのなかにあります。

それでペイントを使ってどうするかというと

①対象の画面をコピーしてペイントに貼り付けます

②ペイントでスポイトの形をした「色の選択」機能を選んで
 ペイントに貼られた画像から対象の色をクリックします

③メニューの色>色の編集>色の作成をクリックすると
 赤(R)緑(G)青(U)に番号が表示されているので
 これをもとにパワーポイントで色を設定します

これだけの説明だとちょっとわかりにくいので補足しますね。

①対象の画面をコピーしてペイントに貼り付けます

これはパソコンに表示されている画面をそのまま
ペイントに画像として貼り付けるやり方です。
方法としては

■[PrtSC]キーでパソコンの画面全体をコピーして
 ペイントで張り付け

③メニューの色>色の編集>色の作成をクリックすると
 赤(R)緑(G)青(U)に番号が表示されているので
 これをもとにパワーポイントで色を設定します

色の指定方法はいろいろありますが、パワーポイントでは
赤(R)緑(G)青(B)=RGBのそれぞれの数値を指定すると
色が指定できます。

そのために、ペイントで元の色のRGBの数値を調べ
パワーポイントで指定してあげるわけです。

パワーポイントでの色の指定方法としては
文字でも、塗りつぶしでも、枠線でも、なんでもいいのですが、
色指定の時に「その他の色」を選び「ユーザー設定」という画面で
カラーモデルがRGBになっていることを確認して
赤(R)緑(G)青(B)の数値を指定すればOKです。

これであなたもロゴと同じ色を
パワーポイントでも利用してくださいね。

2012年04月30日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:文章を素早く入力する方法

プレゼンの資料をパワーポイントで用意しているときに
文章をもっと早く入力したいときってありますよね?

プレゼンの資料を作成しようとすると、
多くの文章を入力する必要があるだけでなく、
同じ単語を何度も何度も入力しようとして、
入力ミスでイライラする、ってことありませんか?

そんなときに、アナタはどうしてますか?

もしかして、同じ単語を何度も何度も入力しようとして、
何度も何度も入力ミスで、イライラするだけでなく、
時間も無駄にしていませんか?

私なら、これで一発です。

■IMEによく使う単語や文章を登録する

IMEとは、入力したひらがなを漢字に変換する機能です。
これを使うと、入力ミスが激減し、
文章の入力スピードが早くなります。

例えば、
「いつもお世話になっております。」
という文章を入力する場合は、
「いつもおせわになっております。」
と入力してから、変換ボタンを押して
「いつもお世話になっております。」
と表示させてから確定させているかと思います。

これをIMEに
いお=いつもお世話になっております。
と登録すると
「いお」
と入力してから、変換ボタンを押すと
「いつもお世話になっております。」
と表示されるので、それで確定します。

「いつもお世話になっております。」15文字
「いお」2文字
なので、約7.5倍入力が速くなります。

しかも入力ミスがなくなります。

ちなみにこのテクニックは、
パワーポイントでプレゼン資料を作成するだけでなく、
パソコンの全ての作業に活用できますから、
よく使う文章をドンドンIMEに登録しましょう

それでは、これでアナタも
パワーポイントでプレゼン資料を作成している時に
ミスなく文章を素早く入力して
作業を効率化してくださいね。

2009年08月24日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:ファイル・フォルダの名前を一発で変更

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
ファイル名やフォルダ名を変更したくなることってありませんか?

過去のプレゼン資料で参考になるパワーポイントのファイルを
コピーしてファイル名を変更したり、
今回作業のフォルダ名を変更したいことって
ありますよね。

そのときに、アナタならどうしますか?

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
対象となるファイルやフォルダを選んで、右クリックして
名前の変更を選んだりしてませんか?

はたまた、クリックするタイミングを
ダブルクリックよりもゆっくりやって、
変更モードにする、という微妙な技をつかったり
していませんか?

これタイミングがズレると、
ファイルやフォルダが開いてしまい、
急いでるときにはイライラしてしまいます。

私ならこれで一発です。

■ファイル・フォルダを選択して [F2]キー でファイル名を変更

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
ファイルやフォルダ名を素早く、確実に変更して
作業効率をあげてくださいね。

2009年04月12日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:作業ウィンドウを一発で切り替える

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
いろんなファイルを開いて作業していて、
作業ウィンドウがいっぱいということってありませんか?

データ加工用にエクセルを開いて、
情報収集用にブラウザーを開いて、
メールを立ち上げて、
複数のフォルダを開いて、と
作業用のウィンドウがいっぱいになりがちですよね。

そのときに、ウィンドウを切り替えたい時って
どうしてますか?

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
作業用のウィンドウの選んで、クリックしたりしてませんか?

私ならこれで一発です。

■[Alt]キー+[Tab]キー で作業ウィンドウを切り替える

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
作業ウィンドウを一発で切り替えて
作業効率をあげてくださいね。

2009年04月11日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:目的のファイルを一発で検索する

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
あのファイルってどこだっけなー、と途方にくれることって、
ありませんか?

今回作るプレゼン用に、すごく参考になりそうな
過去のプレゼン用パワーポイントのファイルがあったはずなんだけど、
あれーどこかなー、と探すことってありますよね。

でも、10分、20分、探しても結局見つからず、
時間だけを無駄にして、パワーポイントで
プレゼン資料を作成する作業がまったく進まなかった、
という場合は目も当てられません。

私ならこれで一発です。

フォルダを開いて
■[Ctrl]キー+[F]キー で検索

これで、最終更新日や、ファイル名や、探す場所など、
記憶している情報から目的のファイルを検索します。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
目的のファイルを素早く検索して
作業効率をあげてくださいね。

2009年04月10日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:上のフォルダ、下のフォルダへ一発で移動

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
フォルダの移動が面倒ではありませんか?

よく使うフォルダのパワーポイントファイルを選んで、
今回作業するフォルダに移動して、コピーして、
チームの共有用フォルダに移動して、コピーして、
など、結構フォルダ間の移動が発生します。

そこまでいかなくとも、
ちょっと上のフォルダに移動したい、
すぐ下のフォルダへ移動した、
というときってありますよね。

そのときに、アナタならどうしますか?

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
作業用のフォルダを選んで、クリックしたりしてませんか?

私ならこれで一発です。

■[Backspace]キー で上のフォルダへ移動
■[Enter]キー で下のフォルダへ移動

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
上のフォルダや、下のフォルダへ一発で移動して
作業効率をあげてくださいね。

2009年04月08日 | 固有リンク |

パワーポイントでオブジェクトのテキストを一発で編集

パワーポイントでプレゼン資料を作っている時に、
図形などのオブジェクトに文字やテキストを入れたい時って
ありますよね。

四角い箱や、矢印などの図形といったオブジェクトに、
説明する文字などのテキストを入れるとき、
アナタならどうしていますか?

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
対象となる図形やオブジェクトファイルやフォルダを選んで、
右クリックして、テキストの編集、を選んだりしてませんか?

私ならこれで一発です。

■オブジェクトを選択して [F2]キー でテキストを編集

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
図形などのオブジェクトに文字やテキストを素早く編集して、
作業効率をあげてくださいね。

2009年04月05日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:フォルダを新しいウィンドウに一発で開く

パワーポイントでプレゼンの資料を作っている時に、
新しいウィンドウでフォルダを開きたくなることって
ありませんか?

今回作るプレゼン用のためのフォルダとは別に、
参考となるファルダを別に新しく開いたり、
チームの共有用フォルダを別に新しく開いたりすることって
ありますよね。

そのときに、アナタならどうしますか?

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
作業用のフォルダを選んで、右クリックして
エキスプローラを選んだりしてませんか?

私ならこれで一発です。

■[Ctrl]キー+[Enter]キー でフォルダを新しいウィンドウで開く

このやり方なら、パワーポイントで資料を作成しているときに、
キーボードから手を離さずに作業できるので、
作業効率が非常にあがります。

アナタもこれで、パワーポイントで
プレゼン資料を作成しているときに、
フォルダを新しいウィンドウに一発で開いて
作業効率をあげてくださいね。

2009年04月04日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:ウィンドウを一発で最小化・最大化

パワーポイントでプレゼンテーション資料を作成しているときって、
いろんな資料のファイルを開いている場合が多いですよね。

過去の参考となるパワーポイントのファイルや、
調査用のインターネットブラウザ、
データをまとめるためのエクセルや、
作業用のフォルダなど、
ウィンドウがいっぱいでごちゃごちゃになりがちです。

そんなときに、ウィンドウを最小化、最大化したい場合は、
アナタならどうしますか?

もしかして、キーボードにおいた手を離して、
マウスをつかみ、動かし、
カーソルをボタンの上においた後、クリック、
ということをしていませんか?

このやり方は非常にわかりやすいのですが、
手間がかかります。

私ならコレで一発です。

■[Alt]キー+[スペース]キーのあと[N]キー で作業ウィンドウを最小化
■[Alt]キー+[スペース]キーのあと[X]キー で作業ウィンドウを最大化

アナタもコレで、作業ウィンドウを一発で最小化・最大化して
作業効率を上げてくださいね。

2009年04月02日 | 固有リンク |

プレゼン資料作成術:全てのウィンドウを一発で最小化

プレゼン資料をパワーポイントで準備していると
いろんなウィンドウを開きすぎて、
ごちゃごちゃになってしまうことってありませんか?

過去のパワーポイントのファイルを参考として開いて、
そのほかにエクセルやワードなどのファイルも作業用に開いて、
メールソフトを立ち上げつつ、
インターネットブラウザーで情報を収集していたりすると
パソコンの画面がごちゃごちゃになりがちです。

そんな時は一旦、全てのウィンドウを最小化して
整理すればいいのですが、なにせいろんな
ウィンドウを開いているので結構面倒です。

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
ウィンドウの最小化ボタンを何回もクリックしたりしてませんか?

私なら、これで一発です。

■[Windows]キー+[M]キー で全てのウィンドウを最小化

ちなみに、元の状態に戻すには

■[Windows]キー+[Shift]キー+[M]キー で戻る

これは、プレゼンをしているパソコンで
ウィンドウを開きすぎてごちゃごちゃしているときにも
使えるワザです。

プレゼンを聞くほうにしても、ごちゃごちゃしている
パソコンでプレゼンをされるよりは、すっきりしている方が
信頼感も上がりますからね。

アナタもこれで、全てのウィンドウを一発で最小化して
パワーポイントのプレゼン資料作成を効率化するとともに、
プレゼン中の信頼感をあげてくださいね。

2009年03月30日 | 固有リンク |

 

以前の記事 >