プレゼンマスター

プレゼン：説得力のある聞きやすいプレゼンのコツ

2008年06月30日

プレゼンで、聞きづらいプレゼンってありませんか？

しゃべっている内容も、プレゼンしている人柄も申し分ないのに、
聞いててイライラしてくるプレゼンには、
実は共通点があります。

逆に、内容はたいしたことがないのに、
非常に聞きやすく、説得力があるプレゼンというのもあります。

では、どうすればいいのか？

ものすごくシンプルですが

■ゆっくりしゃべる

これだけでOKなのです。

ゆっくりしゃべるだけで、アナタのプレゼンは
グッと説得力を増すのです。

しゃべってる内容がいいのに、
早口でプレゼンされると、
イライラしてきますからね。

でも、気をつけているんですが、
プレゼン中に、どうしても早口になってしまうんです
というアナタへ、簡単にできる対処法があります。

それは、

■一単語、一単語ずつ、一息置く

これを意識的に、プレゼンでやってみるのです。

例えば、プレゼンの最初で
「本日のプレゼンでは弊社新製品の特徴をご説明いたします。
　質疑応答の時間を最後に用意しておりますが、
　ご不明な点がございましたらご遠慮なく途中でご質問ください。」
とパートがあるとします。

早口の人は、一気にバーっと、
しゃべってしまい、かなり耳障りに聞こえます。

これを
「本日のプレゼンでは（一息置く）
　弊社新製品の特徴を（一息置く）
　ご説明いたします。（一息置く）
　質疑応答の時間を（一息置く）
　最後に用意しておりますが、（一息置く）
　ご不明な点がございましたら（一息置く）
　ご遠慮なく（一息置く）
　途中でご質問ください。（一息置く）」

これぐらいのペースでしゃべるのです。

こう、文字にすると、
ゆっくりすぎないか？
と不安になるかもしれません。

プレゼンする方はそう心配するかもしれませんが
プレゼンを聞く方は、むしろ、これぐらいで
丁度よく、ゆっくり話された方が、説得力を感じます。

プレゼンの途中でも、あ、早口になってきたな、
と感じたら、意識的に、一単語ずつ一息置いて
ペースを落としてください。

たったこれだけですが、アナタのプレゼンが
説得力のある聞きやすいプレゼンになります。

アナタのプレゼンに是非、活用してくださいね。

パワーポイント：画像の貼り付け方のコツ

2008年06月16日

パワーポイントでプレゼンの資料を作成すると
画像を貼り付けたい時ってありますよね。

パソコンの画面をそのまま
パワーポイントでも使いたい場合など。
基本技としては

■[PrtSC]キーでパソコンの画面全体をコピー
　その後パワーポイントに貼り付け
ただしこれだと、パソコンの
画面全体をコピーしてしまいます。

あるウィンドウだけをコピーしたい場合、
例えば、エクセルの操作方法を説明する資料を作成する場合
エクセルの画面だけコピーしたいですよね。

他は邪魔です。

そんな時、１つのウィンドウだけを選んで
画面をコピーできるワザがあります。

それは

■[Fn]キー＋ [PrtSC]キーで選択しているウィンドウの画面だけをコピー
　その後パワーポイントに貼り付け
さらに、応用技として、ある一部分だけの
画像をアップで使いたい場合ってありますよね。

例えば、先ほどのエクセルの操作方法を
説明する資料を作成する場合でいうと、
ボタンの画像だけをアップで使いたいという場合です。

そんな時は、2つやり方があります。

■コピーした画像をペイントに貼り付けて
　必要な部分だけ選択して、コピーして
　その後パワーポイントに貼り付け

これは一番わかりやすいですね。
ただし、このやり方だと、面倒な上に
後で、使いたい画像の範囲を変更できません。

やっぱり、1つのボタンの画像だけでなく
隣のボタンも表示したい、という場合は
もう一度、やり直しです。

そんな場合は

■コピーした画像をパワーポイントに貼り付けて
　トリミング

トリミングとは、画像のある一部分だけ表示させて
他は表示させないようにする処理です。

しかも、ペイントを使う処理に比べ、トリミングは
後でやり直しが簡単にできます。

そのトリミングの使い方ですが、パワーポイントの
通常のメニューには表示されていないので
非常に便利なのですが、あまり知られていません。
トリミングを使うやり方は

■トリミングする図を選択し、
　[図] ツールバーの(トリミング) をクリックして
　サイズ変更ハンドルを動かす

という感じです。

実際使ってみると、非常に便利です。
アナタもこの技で、パワーポイントの作業効率を
あげてくださいね。

パワーポイントの枚数：プレゼンでの適正な資料枚数

2008年06月09日

プレゼンのための資料を
パワーポイントで作成していると
ふと、疑問に思うはずです。
あれ、パワーポイントの資料を用意して、全部話せるかな？

もしくは、

もしも、プレゼン時間が余ったら、どうしよう？
そんな風に、思ったことありませんか？

プレゼンの時間と、パワーポイントのスライドの枚数って
どれぐらいの割合が丁度いいのか、見当つきますか？

考え無しにパワーポイントでプレゼンの資料を用意すると
大変なことになりますから注意してくださいね。

経験上、プレゼンの時間とパワーポイントの枚数は

■プレゼン1分あたり、パワーポイント0.6枚～0.7枚

というのが、丁度いい目安です。
つまり、プレゼンが60分だとすると

60分 X 0.6枚 = 36枚
60分 X 0.7枚 = 42枚

となり、パワーポイントの資料は、
36枚～42枚ぐらいが適切な料です。
プレゼンというものは、始まると話が長くなりがちなので
資料はなるべく少なめに用意するように心がけたほうが
いいですよ。

プレゼンで時間が無いのに伝えたいことが多い時

2008年06月03日

プレゼンで伝えたいことが多いのに、
十分な時間が無い、という場合って
ありますよね。

もしくは、どうしても用意されたパワーポイントの資料で
話さなくてはいけない、という場合もあります。

今日の話をするにはこのスライドいらないな、と
思いながらも、時間がない！って状況、ありますよね。

そんな時、今日は時間がないので「簡単」に説明します、
なんて風にプレゼンしてませんか？

「簡単に」？

このような言い方だと、
プレゼンを聞いている方としては
今日は「簡単に」済ませるわけね、と誤解される場合があります。

では、どういうのか？

■時間がない場合は「ポイントを絞って」説明する

言い方の問題だけ、と捉えられるかもしれませんが
言い方一つ変えるだけで、プレゼンを聞いている人が
不愉快にならないとしたら、一考の価値があります。

もし、私がプレゼンを聞く立場なら
「簡単に」説明＝手抜きで説明
「ポイントを絞って」説明＝重要なところだけに絞って説明
という印象を受けます。

プレゼンを数多くこなすと、いろんな状況があります。

時間が無い場合、急に参加者の都合で
プレゼンの時間が予定よりも短くなったり、
いろいろあります。

そんな時間がない中、プレゼンする方が焦るのはわかりますが
時間がないので今日は「簡単に」説明します、というのと
時間がないので今日は「ポイントを絞って」説明します、というのでは
アナタならどちらがいいですか？

アナタが時間がないなかで、プレゼンする場合に活用してくださいね。

プレゼンでの立ち位置

2008年05月31日

プレゼンもある程度の規模になると
立ってプレゼンすることになります。

しかし、立ってプレゼンをする場合に
気をつけなければならないポイントがあります。

というのも、パワーポイントを
プロジェクターに投影してプレゼンする場合、
手で指し示して説明することが多いので、どうしても
アッチへいったり、コッチにいったりする必要があります。

でも、プレゼンする人がウロウロしていると
聞いている人は落ち着きませんよね。

かといって、指し示して説明しないと
理解しにくいプレゼンになってしまいます。

そんな時はどうすればいいのか？

■プレゼンでの立ち位置を決めておく

つまり、立って説明する場所を、
一箇所に決めるのです。

プレゼン中、動いた後は、
必ず決めた立ち位置に戻る。

特に、プロジェクターで投影した画面の
右側に立つか、左側に立つかは
統一したほうがいいです。

右か左かでどちらか選べるなら
参加者から見て、画面の右側に立つことを
オススメします。

プレゼンする部屋のスペースの関係で
難しい場合もあるかとは思いますが
できるだけ、右側に立ちましょう。

理由は、文章って、左から右ですよね。
そして、右側に立てば、
左から右に指し示しやすいからです。

アナタのプレゼンにお役立て下さい。

プレゼンする時の姿勢を簡単に直す方法

2008年05月26日

猫背でプレゼンされても
自信なさそうで、説得力がありませんよね。

また、片足に体重をかけ過ぎて
「休めの姿勢」ではなく、体が
傾いちゃっている場合も、説得力がありません。

プレゼンする時には、美しい姿勢が
一番かっこいいですし、説得力があります。

ただ、そうはいっても、その
美しい姿勢、というのが
一番難しい、というのもわかります。

そもそも、美しい姿勢ってどんな姿勢？

そんなアナタが、簡単に美しい姿勢になる
イメージトレーニングがあるのです。

それは？

■体の中心から、手や足や首や頭が、まっすぐ生えて伸びているイメージ

を思い描くのです。

本来、美しい姿勢の説明をすると、
アゴを引いて、胸を出して、肩を落として、腰を伸ばして、足を伸ばして
など、キリがありません。

これらのポイントを全てやろうとすると
こんがらがって、わけがわからなくなります。

その代わりに、
体の中心から、手や足や首や頭が、まっすぐ生えて伸びているイメージ
を思い描くのです。

木に例えると、
手や足や首や頭は、枝で
胴体が、幹です。

胴体という幹から、手や足や首や頭という枝が
真っ直ぐに、スーッと、伸びているイメージを
思い描けば、自然と全てのポイントが網羅され
美しい姿勢になる、というわけです。

ぜひ、プレゼンの姿勢に自信がないアナタは
試してみてくださいね。

プレゼンの目線/視線:どこ見て話してますか？

2008年05月23日

視線が泳いでいるプレゼンは
自信がなさそうで、説得力がありませんよね。

「私のいうことには間違いありません」
と、キョロキョロしながらいわれたら
どう思いますか？

また、プロジェクターに投影された
パワーポイントの画面を、ずーっと見ながら話されたら
どう思いますか？

目線が合わないと
おーい、どこ見て話してんですかー、
参加者はこっちですよー
って思いません？

参加者を置き去りにしたプレゼンにも
説得力はありません。

では、プレゼン中の目線/視線は
どうすればいいのか？

■プレゼン中は、参加者に目線/視線を合わせる

そして、目線/視線を、順番に参加者全員に送りましょう。
これは、ついついおろそかになりがちなので、
プレゼン中は意識して繰り返すべきです。

ただし、日本人は、目と目をしっかりと合わせるのに
なんとなく恥ずかしさを感じる人が多いので、そんな時は
相手の口元を見ながら話すといいですよ。

もし、目があったら、ニコッと笑顔を見せましょう。

微笑まれた人に、心情的に悪く思う人は少ないですから
ぜひやってみてください。

プレゼンの質疑応答で、イラっとされることをいわれたら？

2008年05月20日

プレゼンの質疑応答で、たまに
イラっとする質問をされることがあります。

質問する側に、
悪意がある場合とない場合がありますが
質問される側として、イラっとすることに
変わりはないですね。

例えば、自社のサービスをプレゼンしている場合に
「アナタのプレゼン内容は理想論で、
　現場のことがわかっていない。
　御社のユーザーは本当に満足しているんですか？」
といわれたらどうしますか？

イラっとしませんか？

私はちなみにイラっとします。

そんな時、私は

■相手の”理屈”ではなく”感情”をまずは肯定する

ことにしています。

先ほどの例でいうと
「プレゼン内容は理想論」という”理屈”
ではなく、
「プレゼン内容は理想論」と思った”感情”
をまずは肯定します。

具体的には、
「プレゼン内容は理想論ではありません。
　その理由はコレコレです｡」
と反論したくなるのを、グッと我慢する。

そして、まず
「プレゼン内容が理想論だと思った気持ちは
　よくわかります。」と相手の”感情”を肯定する。

それから
「しかし、今回の検討は、
　会社全体の目的を達成するための取り組みですよね。
　実際、他のお客様では、現場で実施していらっしゃいます。」
と続けます。

反論する前に、まずは肯定する。

プレゼンは、ディベートと違いますからね。

アナタもプレゼンで活用してください。

プレゼン中に注目を集めたい

2008年05月17日

プレゼンしていて、参加者が
聞いてないな～、と思う時って
ありませんか？

内容がつまらないのか、
ご飯を食べたばかりで眠いのか、
資料を読むのに一生懸命なのか、
プレゼン以外のことが気になるのか、
内職しているのか。。。

とにかく、
自分のプレゼンが聞かれていない、
と感じたことってありませんか？

そんな時に使えるテクニックはこれです。

■プレゼン中、動かずに、しっかりと参加者を見つめながら
　5秒間だけ、無言になる

注目を集めるために、
参加者が興味を持ちそうな、面白い話をするよりも
よっぽど、効果があります。

プレゼン中に無言になる、というのは
5秒とはいえ、かなり勇気が必要です。

でも、これ実際にやって、
今まで下を向いていた人が、
なんだ？なにが起こったんだ？
と上を向く様子を見ると、快感ですよ。

ここぞ、という時に、ぜひお試しください。

プレゼンマスターニュース：2008年5月10日～2008年5月16日

2008年05月17日

外国人の上司とうまくやっていくためのプレゼン力や
ビルゲイツが語る未来のプレゼンの様子や
プレゼンにおける「相手」や「場面」の想定や
パワーポイントトレーニングソフトなど。
今週も盛り沢山なプレゼンマスターニュースをどうぞ。

■日本人社員が生き残る“５つの条件”
http://gendai.net/?m=view&g=wadai&c=050&no=18518
外国人社長をもつ企業の社員に処世術を聞いたところ
プレゼンの重要性が強調された。
2008年5月15日

■マイクロソフト–あらゆる壁面をコンピュータに
http://japan.cnet.com/news/ent/story/0,2000056022,20373264,00.htm
ワシントン州レドモンドでのCEO Summitにてビルゲイツ氏は、
一般家庭やオフィスの壁面をコンピュータにしてしまうとされるプロトタイプ技術を公開した。
2008年5月15日

■ビルゲイツがタッチスクリーンが家庭とオフィスに浸透すると予測
http://japan.internet.com/webtech/20080515/11.html
CEO サミットのオープニングプレゼンテーションで
プレゼンでのマルチタッチスクリーンが浸透すると予測。
2008年5月14日

■【プレゼン】企画書は「相手」と「場面」！
http://enterprisezine.jp/article/detail/354
通る企画書の作成にはプレゼンを行う「相手」や「場面」、
そして「プレゼン後の用途」に対する想像力が必要不可欠。
2008年5月13日

■ＰＣ用トレーニングソフト「特打式ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ編」
http://sankei.jp.msn.com/release/tech/080512/tch0805122243004-n1.htm
ストーリー仕立てのレッスンで、「パワーポイント」
の操作方法が簡単に学べるソフトを提供。
2008年5月12日