パワーポイント

 / 最終更新日 2019.08.22

長い文章をまとめて短く見やすくしよう!

4540:長い文章をまとめて短く見やすくしよう!

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると、長い文章になってしまう。そんなことって、ありませんか?

どうしても伝えたい内容を追加していくと、どんどん長い文章に...

そんな時は、長い文章をまとめて短く見やすくしましょう。

ステップ1:分解する

長い文章はまず、短い文へ分解しましょう。

454001:ステップ1.分解する

長い文章は、1つの大きな塊の状態です。この塊の状態から、小さな部品に分解します。

大きな塊は情報量が多いため一度に理解するのは大変ですが、小さな部品であれば1つ1つの情報量は少ないため理解するのは簡単です。

このように、一度に理解する情報量を減らすことで、わかりやすくします。

 

ステップ2:グループ化する

長い文章を短い文に分解したら、短い文をグループ化します。

454002:ステップ2.グループ化する

長い文章を短い文に分解すると、短い文が数多くなります。そのため1つ1つは短い文とはいえ、全体像を把握するために多少手間が必要になります。短い文が何個あるのか、例えば6つ短い文がある場合、かぞえないと把握できません。

一方グループ化していると、全体像を把握するのは簡単です。例えば、3つのグループであればかぞえずとも、一目見ただけでグループが3つあるとわかります。

このようにグループ化することで、かぞえなくとも、一目見ただけで全体像がわかるようになります。

 

ステップ3:見出しを付ける

長い文章を短い文に分解し、短い文をグループ化したら、それぞれのグループに見出しを付けます。

454003:ステップ3.見出しを付ける

グループ化することで全体像はわかりやすくなりましたが、それぞれのグループの内容は一文一文読む必要があります。短い文なので読みやすいですが、1つのグループの文を全て読むにはそれなりに手間がかかります。

一方グループに見出しがついていれば、見出しを読むだけで1つのグループの概要がわかります。見出しであれば、一目で内容が理解できます。

このように見出しをつけることで、それぞれのグループの概要を一目でわかるようになります。

ここで注意するべきは、見出しをつけることで文字数は増え理解するべき情報の量は増えるにもかかわらず、わかりやすさは向上する、という点です。

長文をわかりやすくするために、やみくもに文字数を減らそうとする人がいますが、文字数を減らせばいいというものでもありません。

見出しを付けると文字数は増えますが、わかりやすさは向上しますので、文字数だけにとらわれないようにしましょう。

 

更なるわかりやすさを求めて

一般的には
・ステップ1:分解する
・ステップ2:グループ化する
・ステップ3:見出しを付ける
の3つのステップでかなり見やすくなります。

更にわかりやすくするために、次の点を見直しましょう。

 

並び替える

長文を短い文に分解し、短い文を
1.グループA
2.グループB
3.グループC
のようにまとめたとします。

その際、グループAを最初ではなく、グループBを最初に説明した方がわかりやすい、といった場合は
1.グループB
2.グループA
3.グループC
のように並び替えます。

 

更に大きなグループに分類する

今回は短い文が6つの場合で説明しましたが、情報量が増えると6つで済まない場合があり得ます。

短い文が何十個となった場合、それをグループにまとめるとグループの数自体が10個ほどになってしまう場合があります。

そのような場合は複数のグループをまとめて、更に大きなグループに分類するとわかりやすくなります。

情報量が非常に多い場合は、できれば3つ、最大でも5つぐらいのグループになるように階層化してまとめましょう。

 

まとめ :長い文章をまとめて短く見やすく

長い文章をまとめて短く見やすくするためには

・ステップ1:分解する
・ステップ2:グループ化する
・ステップ3:見出しを付ける


に加えて

・並び替える
・更に大きなグループに分類する


がポイントになります。

アナタもこのように、長い文章をまとめて、わかりやすくしましょう!

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