プレゼンテーションというと、お客様や取引先など
社外向けのイメージが強いですが、
意外と社内向けのプレゼンも多いものです。
例えば、見積書を作成する業務が
新しくこうなる、という説明会も
プレゼンです。
もしこのような場面で、次のような
プレゼンで説明されたら、どう思いますか？
「部門サーバーにある雛形を参考に見積書を作成し、
お客様に提出した後で共有フォルダへ保存します。
なお顧客データベースには見積書だけではなく
関連書類もすべて保存されていますので、
過去の情報を探す場合はファイルサーバーを検索すると便利です」
見積書の管理がなにやら複雑そうですね。
見積書を作成するために「部門サーバー」「共有フォルダ」
「顧客データベース」「ファイルサーバー」と４つの仕組みが
バラバラに存在していて、それぞれ目的別に
使い分ける必要があるように感じます。
しかし「部門サーバー」「共有フォルダ」
「顧客データベース」「ファイルサーバー」の４つの単語が
すべて同じものを表しているとしたらどうですか？
このような場合、次の点に注意すれば
もっと楽に理解できます。
■語を統一する
例えば「部門サーバー」という語に統一してみます。
「部門サーバーにある雛形を参考に見積書を作成し、
お客様に提出した後で部門サーバーへ保存します。
なお部門サーバーには見積書だけでなく
関連書類もすべて保存されていますので、
過去の情報を探す場合は部門サーバーを検索すると便利です」
これで内容がわかりやすくなったとともに、
見積書作成の業務がイメージしやすくなりました。
同じ単語が何度も出てくるので、
多少くどい感じを受けるかもしれませんが、
的確に伝えるためにはわかりやすさを優先するべきです。
あなたも語を統一することで
わかりやすいプレゼンにしてくださいね。
