パワーポイント

 / 最終更新日 2014.08.28

パワーポイントでA4サイズの資料を作成する時の注意点!

パワーポイントで、営業資料や提案資料を作成することってありますよね。その時、パワーポイントのページサイズは何でつくりますか?

画面の比率と印刷用紙

パワーポイントのページサイズの初期値は「4:3」という、昔のパソコンやテレビの画面に合わせたものです。この「4:3」という比率。昔はこれで問題なかったのですが、最近のパソコンやテレビは「16:9」という比率です。

だからといって「16:9」の比率で、プレゼン資料を作成すると画面での表示上は問題ないのですが、印刷する時に問題になります。通常、仕事で印刷するとなるとA4サイズの用紙に印刷すると思いますが、「16:9」のパワーポイントをA4に印刷すると、非常に余白が多い資料になってしまいます。

プロジェクターの進化によるA4の普及

ということで、紙で印刷することが主な利用方法である営業資料を作成する場合、パワーポイントのページサイズを「A4」で作成する、という方も最近は多くいらっしゃいます。

昔のプロジェクターは「4:3」という比率でなければうまく投影できない場合が多かったのですが、最近のプロジェクターはよくできているので「4:3」でも「16:9」でも「A4」でもキレイに表示されます。このような状況もあり、パワーポイントの資料を作成する際には「A4」!と場合が増えています。

「A4」でパワーポイント資料を作成する時の注意点

しかし「4:3」で資料を作成する時に慣れている人が「A4」で資料を作成しようとした時に、失敗しやすい点というのがあります。特にパワーポイントに慣れている、熟知している人ほど失敗しやすいのです。

それは、余白の開け方です。

「4:3」で作成したパワーポイントの資料を印刷する場合、上下左右に結構な幅の余白が設定されます。一方「A4」で作成した場合、印刷する用紙サイズと同じサイズなので、余白はグンと少なくなります。

「4:3」に慣れた人、熟知した人であればあるほど、余白の取り方を無意識に「4:3」を基準に考えてしまうのです。

ですから慣れた人、熟知した人ほど「A4」で資料を作成する場合は、1、2ページできた段階で、一度印刷してみて余白のバランスを調整するようにしましょう。

これでアナタもパワーポイントで営業資料や提案資料を、A4のページサイズでキレイに作成してくださいね。

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