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社内向けのプレゼンだからといって気を抜かない!

プレゼンテーションというと、お客様や取引先など
社外向けのイメージが強いですが、
意外と社内向けのプレゼンも多いものです。

例えば、見積書を作成する業務が
新しくこうなる、という説明会も
プレゼンです。

もしこのような場面で、次のような
プレゼンで説明されたら、どう思いますか?
 
 
「部門サーバーにある雛形を参考に見積書を作成し、
 お客様に提出した後で共有フォルダへ保存します。

 なお顧客データベースには見積書だけではなく
 関連書類もすべて保存されていますので、
 過去の情報を探す場合はファイルサーバーを検索すると便利です」
 
 
見積書の管理がなにやら複雑そうですね。
見積書を作成するために「部門サーバー」「共有フォルダ」
「顧客データベース」「ファイルサーバー」と4つの仕組みが
バラバラに存在していて、それぞれ目的別に
使い分ける必要があるように感じます。

しかし「部門サーバー」「共有フォルダ」
「顧客データベース」「ファイルサーバー」の4つの単語が
すべて同じものを表しているとしたらどうですか?

このような場合、次の点に注意すれば
もっと楽に理解できます。

■語を統一する

例えば「部門サーバー」という語に統一してみます。
 
 
「部門サーバーにある雛形を参考に見積書を作成し、
 お客様に提出した後で部門サーバーへ保存します。

 なお部門サーバーには見積書だけでなく
 関連書類もすべて保存されていますので、
 過去の情報を探す場合は部門サーバーを検索すると便利です」
 
 
これで内容がわかりやすくなったとともに、
見積書作成の業務がイメージしやすくなりました。

同じ単語が何度も出てくるので、
多少くどい感じを受けるかもしれませんが、
的確に伝えるためにはわかりやすさを優先するべきです。

あなたも語を統一することで
わかりやすいプレゼンにしてくださいね。

2012年11月19日 | 固有リンク |

プレゼンでデモしながら説明する時のポイント!

ソフトウェアやウェブサービスに関する
プレゼンテーションを行う場合
実際の機能をデモンストレーションしながら
説明する場合がありますよね。

そんな時に、プレゼンを聞いている人が
「どんな風に使う機能なんだろう?」
と混乱してしまうことがあります。

こうならないように、プレゼンを聞いている人が
どのように使うのかイメージできるように
わかりやすく説明するためにポイントはコレです。

■動作表現の統一

例えばこんなプレゼン。
 
 
「この画面に表示されているデータは
 ダウンロードすることが可能です。

 データを加工して利用したい場合は
 自分のパソコンに保存して利用してください。

 なお大きなボリュームのデータは落とす時間が
 5分以上かかる場合がありますのでご注意ください。」
 
 
このように、説明の中で「ダウンロードする」「保存する」「落とす」
という表現が混在すると、聞き手が混乱します。

このような場合は
 
 
「表示されているデータは
 ダウンロードすることが可能です。

 データを加工して利用したい場合は
 自分のパソコンにダウンロードして利用してください。

 なお大きなボリュームのデータはダウンロードする時間が
 5分以上かかる場合がありますのでご注意ください」
 
 
とするべきです。

もしかして、ダウンロードぐらい
どんな表現でも誤解しないだろう、
とあなたは思うかもしれません。

しかし聞き手は、話しての想定していない文脈で
理解する場合がしばしばあります。

特に聞き手が不特定多数のセミナーなどの場合、
誤解される可能性をできるだけ減らし、
不要な混乱をさけるべきです。
 
 
あなたも動作に関する表現を統一して、
誰がどのように聞いても
誤解されないようなプレゼンにしましょう。

2012年11月16日 | 固有リンク |

一回聞いただけですぐに理解できるプレゼンにするには?

商談も佳境になると
プレゼンテーションにおいて
細かい内容を説明をすることがよくあります。

例えば、プレゼンでソフトウェアを説明する時。

「コピーや削除など、新規作成する場合以外は、
 このボタンを押す必要はありません」

といった説明を聞いて、あなたは一回聞いただけで
内容を理解できますか?

え?
コピーする場合?
削除する場合?
新規作成する場合?
ボタンを押さなきゃいけないの?
押しちゃダメなの?

このような説明方法では、一回聞いただけでは
すぐに理解できません。

それではどうすればいいのか?

■二重否定は使わない

この点を注意すればいいのです。

例えば先ほどの例

「コピーや削除など、新規作成する場合以外は、
 このボタンを押す必要はありません」

「新規作成する場合は、このボタンを押します」

このようにグッとわかりやすくなります。

プレゼンテーションの時、
二重否定で説明しているならば
注意が必要です。

特に正確さにこだわると、
理論的には正しい説明だが
一回聞いただけではわからなくなってしまう
傾向があります。

内容をよく吟味して、否定を使わずに
説明するように言い換えるようにしましょう。

これでアナタのプレゼンテーションでの説明を
グッとわかりやすくしてくださいね。

2012年11月09日 | 固有リンク |

安心してプレゼンする前の直前準備

安心してプレゼンするためには
事前準備が非常に大切です。

前日、当日の朝、開始10分前、開始直前と
それぞれにおける準備のポイントを
解説します。
 
 
■プレゼン前日の過ごし方の注意点

プレゼンテーションとは舞台裏の無いステージのようなものです。
万が一トラブルが発生した場合、
気づかれずに隠しておくことは困難です。

そのため、大勢の前で話す重要な状況であればあるほど、
前日の準備はしばしば深夜におよびます。

特に、資料の大幅な修正が直前に発生した場合などは
徹夜になることもあるでしょう。

しかし、いくら時間がないからといって
まったく睡眠を取らないのは非常に危険です。

万が一会議中に居眠りをしてしまっては、
笑い事では済まされません。

徹夜の最後の1、2時間、眠くて意識が
朦朧となって作業するぐらいなら、
睡眠をしっかり取って本番に備えましょう。
 
 
■プレゼン当日朝のために

本番当日の朝においては、服装で悩むぐらいならば、
重要な時はいつもこれ!という服を
事前に決めておきましょう。

紺のスーツ、白いシャツ、赤いネクタイ、
黒い靴とベルトといった
オーソドックスな組み合わせならば、
どんな状況であっても大きく外すことはありません。

これで忙しい朝でも、服装で悩まずに
余裕を持って過ごせるようになります。

しかも大事な日に繰り返し同じ服装をすることで、
その服を身に着けると自然と気合いが入るようになり、
今日も成功するぞと自己暗示がかかるようになります。
 
 
■プレゼン開始10分前では何をするべきか?

あと10分で本番開始、というタイミングになったら
必ずお手洗いにいきましょう。

もちろんスッキリするもの大事な目的ですが、
それよりも鏡を見て髪型やネクタイ、シャツが
乱れていないかどうか身だしなみを確認するためです。

話の内容がいくらよくても、上着の襟が立ったままでは、
聞き手の注意が散漫になってしまいます。

用を足す必要はなくとも、鏡を見て
容姿を確認するために必ず立ち寄っておきましょう。
 
 
■プレゼン直前に忘れがちな1つのこと

最後にいよいよ本番、というその前に、
身に着けている携帯電話を外すことをお勧めします。

いつもマナーモードだから大丈夫、という人も
いるかもしれませんが、本番中にポケットの
携帯電話が震えたら気になってしまいます。

目の前の聞き手へ伝えることに集中するために、
鞄にしまっておきましょう。

2012年11月04日 | 固有リンク |

突然プレゼンをしなければいけないときのウマい対応方法

突然人前でプレゼンテーションを求められた時、
緊張から思うように言葉が出てこないものです。

しかし、自分の意見やアイディアを
プレゼンする機会を活かさないのは如何にも勿体ない話です。

このような時のために、プレゼンの
基本的な話の進め方を理解しておきましょう。

それは
①これから何を話すかを説明する
②実際に話す
③今何を話したかを説明する
という、3つのステップでプレゼンする方法です。

例えば
「これから現在進めている企画を説明します。
(企画の具体的な内容を説明する)
 以上が今回の企画の内容です。」と伝えます。

何を当たり前のことを、と思うかもしれませんが
頭が真っ白になった時に
落ち着いて話を進められる人は多くありません。

シンプルですが一定の形式に沿って伝えることで、
冷静で自信があるように見え、
話している内容も整理されている印象を聞き手に与えられます。
 
 
また、話の展開方法には、
実はいくつかのパターンがあります。
代表的なものは、覚えて活用できるようになりましょう。

まずは、話の軸を一つに絞って進める方法です。

例えば、過去から現在そして未来といったような時間軸、
東京・大阪・名古屋のように地理的な軸、
経営層・管理職・現場という立場での軸による説明です。

次に、二つの軸で説明する方法です。
例えば、「どう思いますか?」という疑問の提示と回答、
現状の課題とその解決策、
特徴とそれによって得られるメリット、
基本案とオプション案、
今までとこれからを対比する方法です。

実際には、これらのパターンを組み合わせて説明します。
例えば現状を時間軸で説明し、
具体的な解決策を基本案とオプション案で提案し、
展開方法を地理的な軸で提示するといった具合です。

無意識に使っている人が多いのですが、
うまく使いこなすと楽にわかりやすく話せるようになります。
 
 
もし内容が多岐に渡り、
どうしても型にあてはめて話せない場合は、
内容毎に番号を付けましょう。

「1番目は企画の意図、
 2番目は企画の内容、
 3番目は体制、
 4番目はスケジュール、
 5番目はコストを説明します」
とすると全体を通して形式が整理されます。

これでアナタも、突然人前で
プレゼンテーションを求められた時に
上手くプレゼンしてくださいね。

2012年10月28日 | 固有リンク |

うまいプレゼンのためにやるべき4つの事

1.短期間でプレゼンを改善する

どんなに人前で話すのが苦手な人であっても、
同じテーマで何十回とプレゼンする機会があれば
誰でも上達します。

しかしながら、そのような機会に恵まれる人は少なく、
時間もかかります。

短期間でプレゼンを改善するためには、
まず上手い人の真似をすることです。

武道や芸能でいわれる「守破離」にもあるように、
最初のうちは表現方法やたとえ、間の取り方など
徹底的に真似をすることで自分のものにします。

しかも真似をすること自体に集中すると、
余計なことが気にならずアガらなくなる
という副次的な効果もあります。
 
 
2.時間内にプレゼンを収める方法

プレゼンが上達したら、次は上手く時間内に
話しを収める方法を身につけましょう。

地位が高い人ほど忙しく、重要な話ほど
短い時間で伝える必要があるからです。

そのためには、内容を細かく分けて
予定時間を想定しておきます。

例えば60分で4つの話題がある場合、
1つの話題を15分と想定します。

こうすると時間配分も細かく
正確に調整できるようになるので、
全体の時間管理も確実になります。
 
 
3.聞き手の満足度を高める

ある程度自信がついたら、
聞き手の満足度を高めるために
なるべく質問を受けるようにしましょう。

そのためには、聞き手が質問しやすい
雰囲気づくりも重要ですが、セミナーなど
不特定多数向けに話す場合などは
どうしても質問が出にくくなります。

このような時は、漠然と
「質問はありませんか?」と問いかけるよりも、
特定の聞き手に対して促すと質問されやすくなります。

特に大切な場合は、事前に趣旨を説明し
知り合いに積極的に質問してもらうと確実です。
 
 
4.効果的なプレゼンの終わり方

最後に、聞き手にいいプレゼンだったと
思ってもらうためには、話し終わった後の
拍手が意外と重要です。

というのも、拍手が無いと
内心は良いと思っていても
他の人はそれほどでもなかったのかと心配になり、
低く評価される危険性があるからです。

そのためには、終了したことを明確に伝え、
すぐにその場を去らずに
「どうもありがとうございました」といって礼をして、
聞き手が拍手するための間を用意することが必要です。

2012年10月19日 | 固有リンク |

自己紹介は自分のプレゼンだ!

社会人ともなると、仕事の関係でプレゼンする前など
多くの人に会い自己紹介をする機会が増えます。

しかしこの自己紹介、その場の思いつきで
漠然と話しても印象に残りません。

プレゼンテーション冒頭の自己紹介で
コケてしまっては、後に続くプレゼン自体も
微妙な雰囲気で進めなくてはなりません。

興味を引く自己紹介は、
必ず事前にしっかりと作り込まれてあります。

自己紹介は、あなたという人物を伝える
大事な役割を担っています。

しかも一回つくってしまえば何度でも
利用できますから、この際本腰を入れて
用意することをおすすめします。
 
 
■仕事の場合
 
会議や打ち合わせの前に、初対面の人に
自己初回する場合などは信頼してもらうことが重要なので、
自分の専門分野を過去の経歴に絡めて伝えると効果的です。

例えば

「十年以上金融関連のシステム構築の営業をしています」

と話せば、金融業界に詳しい、ITの知識がある、
営業としてベテラン、ということが
十年以上の経験という経歴に裏打ちされて伝わります。
 
 
■懇親会や交流会などの場合
 
懇親会や交流会などの大勢の前でする自己紹介では、
話しかけられるための話題づくりという観点で考えます。

というのも、このような場面では自己紹介をした後に
歓談の時間が用意されています。

この時、聞き手があなたに対して話しかける
きっかけとなる話題を仕込んでおくことが重要なのです。

具体的には、他人の役に立てる
自分の得意分野を紹介しましょう。

例えばパソコンに詳しいと話すことで、
買い替えを考えているのですが
相談に乗ってもらえますか?
といったように話しかけられやすくなります。
 
 
■親しみを持ってもらうために
 
また趣味や出身地といった内容は、基本的ですが
聞き手が共通項を見つけやすい話題です。

「私もマラソンが趣味です」
「青森県出身とおっしゃっていましたが何市ですか?」

と話が発展しやすいので、必ず含めるようにしましょう。
 
 
■印象に残るために

最後に、後日でも記憶に残るような
自己紹介をするためには、先入観を裏切るような
意外性のある話題を話すと印象に残ります。

例えば無愛想な雰囲気がある人であれば
子どものことを話すといったように、
聞き手が抱いている印象とは違う話題を話すことで、
内容はありきたりであっても強い印象を与えます。
 
 
【まとめ】
・仕事の場合、信頼してもらうために
 自分の専門分野を過去の経歴に絡めて伝える
・懇親会や交流会などでは、話しかけられるための
 話題づくりという観点で考える
・親しみを持ってもらうために、趣味や出身地などの
 聞き手が共通項を見つけやすい話題も含める
・印象に残るために、先入観を裏切る
 意外性のある話題を話す

あなたもこれで、効果的に自己紹介を使いこなしてくださいね。

2012年10月12日 | 固有リンク |

社内プレゼン状況別ポイント徹底解説!

仕事上、プレゼンテーションで何かを伝える相手は
大きく社内と社外の二つに分けられます。

お客様や取引先など社外向けにプレゼンで伝える機会は
職種によって異なりますが、
会社に勤めている以上誰であっても
社内で伝える必要が生じます。

ということで、社内でプレゼンによって伝える場合、
重要な点を状況毎に解説します。
 
 
■企画会議

企画会議においては、企画内容を伝えることも
もちろん重要ですが、背景や意図など
企画をとりまく状況を説明することも大切です。

「新メニューはタンパク質が
 豊富で低カロリーなのが特徴です」

と内容だけを伝えるのではなく

「夏に向けてダイエットに関心が高まり、
 なかでも最近高タンパク質低カロリーダイエットが
 注目されています」

といった情報も合わせて伝えることで、
企画の重要性が理解されやすくなります。
 
 
■営業報告

営業職であれば何らかの形式で
上司へ報告する必要がありますが、
この時は事実と感想を明確に分けるべきです。

お客さんが「興味がある」と発言したのか、
お客さんが興味ありそうだと話し手が感じたのかは、
大きな違いですからはっきりと区別して伝えましょう。

また、営業活動の報告だけでなく
今後どのように進めていく予定なのかを
伝えることも大切です。
 
 
■新業務説明会

経理部門や人事部門で、
業務の変更点や新しいやり方などを説明する際には

「新しい人事考課制度では三ヵ月に
 一度目標を見直してもらいます」

といったように、変更点や新しいやり方を伝えるだけではなく

「毎日の業務により直結した目標にするため」

のように、変更する理由と変更するメリットを伝えると
聞き手の納得度が高まります。
 
 
■新規事業計画

役員へ新規事業計画などを説明する際には

「改善が期待されます」

ではなく

「23%改善されるはずです」

のように数字で表現することが必要になってきます。

というのも、決定を下すために数字が必要という理由以外に、
決定した後に役員自身が関係者に説明する際に必要だからです。
 
 
【まとめ】
・企画会議では、背景や意図など企画をとりまく状況も説明
・営業報告では、事実と感想を明確に分け、今後の予定も伝える
・新業務説明会では、変更する理由とメリットも伝える
・新規事業計画では、数字で表現する

これであなたも社内でのプレゼンを
成功させてくださいね。

2012年10月05日 | 固有リンク |

プレゼンで諸刃の剣の質疑応答を活かしきる!

プレゼンでは一方的に伝えるよりも、聞き手が疑問に思ったことを
質問してもらいながら伝えた方が、より深く理解してもらえます。

しかしプレゼンで話す内容の完成度は
準備に時間をかければ上げられますが、
質問はどんな内容が出てくるかが不明なので
準備のしようがありません。

プレゼンで話している時は好印象だったのに、
質疑応答で取り乱し不信感を持たれてしまった。

このような結果にならないためにも、
信頼される質疑応答のポイントを理解してくださいね。
 
 
■まずは質問の内容を全て聞く

知識や経験が豊富な人ほど
質問の途中で回答する傾向がありますが、
そもそも人の話を遮って自分の話をするのは失礼なので、
絶対にやめましょう。
 
「質問は以上ですか?」「他に質問はありませんか?」
といった問いかけで聞き手の疑問を全て引き出します。
 
 
■結論から回答する

続いて、全部聞いた後は結論から回答します。

「これはできますか?」という質問
に「できません」と回答したくないあまり、
別のやり方や補足情報を伝えて納得して欲しいという気持ちはわかります。

しかし、聞き手としては
質問に対する回答が得られないと
非常にイライラしますので注意してください。
 
 
■オウム返しで時間を稼ぐ

もし即答できない難しい質問の場合は、
質問内容を確認するために繰り返すことで、
五秒や十秒の考える時間を稼ぎましょう。

そんな短時間では何も思いつかないよ、
と思われるかもしれませんが、
聞き手を目の前にすると普段では考えられないほど
頭がよく回るものです。
 
 
■ケンカ腰には感情を肯定する

時には、聞き手がケンカ腰で
質問してくる場合があります。

こんな時は、頭越しに相手を否定するのではなく
「そう思われるのはよくわかります」のように、
まず相手の感情を肯定してから
意見を伝えるとお互い冷静にコミュニケーションができます。
 
 
■無理なら持ち帰る

最後に、どうしても回答できない質問をされた場合は、
無理に回答しようとして事実と異なる内容を伝えるよりも、
その場は持ち帰り後日回答しましょう。

その際には、回答結果だけではなく
関連する情報も伝えるとより深い理解が得られます。
 
 
【まとめ】
・全て聞く
・結論から回答する
・オウム返しで時間を稼ぐ
・ケンカ腰には感情を肯定する
・無理なら持ち帰る

あなたもこれで、プレゼンでの
質疑応答の場を活かしてくださいね。

2012年09月28日 | 固有リンク |

プレゼンでの美しい所作とは?

プレゼンテーションにおいては、内容も大切ですが
話し手の立ち振る舞いも重要です。

いくらプレゼンの内容がしっかりしていても、
背中を丸めてキョロキョロと落ち着きのない様子で
話されては、聞き手として不安になります。

基本的なことですが、変な癖で損をしないように
プレゼンの立ち振る舞いを改めて意識しましょう。
 
 
 
まずは、姿勢を正してプレゼンします。

姿勢がいいと、それだけで
自信がありそうに見え、信頼されます。

しかし正しい姿勢を心がけて、
注意が散漫になってしまっては本末転倒です。

そこで簡単に姿勢が良くなる方法とし、
頭から一本の糸で吊るされている様子をイメージし、
大きく上に伸びをして手を下ろしてください。

これで自然と正しい姿勢になります。
 
 
 
次にプレゼンの時の立ち位置ですが、
話し手がウロウロと動き回ると
聞き手は落ち着きません。

特にプロジェクターを投影している
スクリーンの左右を行ったり来たり
しないようにしましょう。

会場のレイアウト上可能であれば
聞き手から見てスクリーンの右手に立つと、
自分の体に文章が重なって隠れてしまうことはありません。 
 
 
 
そして、視線で一番よくないのは、プレゼン中に
スクリーンや手元の資料だけを見て話すことです。

必ず聞き手に顔を向けて話してください。

できれば聞き手の目を見ながら話すといいのですが、
どうしても恥ずかしいという場合は、
聞き手の額や顎を見て話しましょう。

これによって聞き手のことを思って
話しているのが伝わります。
 
 
 
最後に、レーザーポインター。

最近プレゼン時に利用する人が増えてきましたが、
そもそもレーザーポインターを使わずに
直接手で指し示した方がわかりやすいです。

しかしながら、大きい会場などで
スクリーンが離れている場合、
レーザーポインターを使うしかないということもあります。

こういった場合の注意点としては、
手首を固定して肘で動かすことです。

ビデオカメラで撮影する際に
手首でカメラを振ると画面がブレるのと同様に、
手首でレーザーポインターを動かすと
細かくブレて見づらくなります。

手首を固定して、肘で動かしましょう。
 
 
 
【まとめ】

・姿勢を正すためには、
 頭から一本の糸で吊るされている様子をイメージする

・ウロウロせずに、できればスクリーンの右手に立つ

・聞き手に顔を向けて話す

・レーザーポインターは手首を固定して、肘で動かす
 
 
あなたもこのように、プレゼンでの立ち振る舞いを
意識してくださいね。

2012年09月18日 | 固有リンク |

プレゼンの「抑揚」「適切な間」って具体的には?

プレゼンテーションにおける発声は確かに重要ですが、
アナウンサーでも歌手でもない一般のビジネスパーソンが
発声練習をするのは大変です。

そもそも気兼ねなく声を出せる場所を
確保するだけでも一苦労ですし、
忙しい仕事のなか時間を捻出するのもままなりません。

そこで気を付けるだけで聞きやすくなる方法を解説します。
 
 
 
プレゼンの話し方に関するアドバイスで
「抑揚を付けて」「適切な間を取って」話しましょう、
という内容をよく見かけますが、具体的にどうすればいいのか
多くの人がわからずに悩んでいます。

これは、次のように理解すればできるようになります。

■発声を文章になぞらえる
 
 
 
文章を作成する場合、見出しは本文よりも
文字を大きくしたり色を変えたりしますよね。

発声も同じで、重要な部分は
変化をつけて話しましょう。

文章は文字の書体や大きさ、細字・太字、色など
様々な要素で変化をつけることができますが、
声の場合は大きさと早さだけです。

ですから重要な部分を話す場合は、意識的に
声を大きくゆっくり話すことで
聞き手に重要性を認識させます。
 
 
 
また、文章における見出しと本文との
余白や段落毎の改行が、
話す時の間の取り方と対応します。

文章においては余白や改行で
重要度と内容が変わったことを認識させるように、
話す時には間を空けることで聞き手にそれを伝えましょう。
 
 
 
この二点を意識するだけでかなり聞きやすくなりますが、
自分が話している様子を一度録音して聞いてみると
話し方がグッと向上します。

文章は何度も読み返して推敲するのに、
話す様子を確認したことがある人は極めて稀です。

話す時は話すこと自体に集中しているので、
自分がどんな風に話しているか客観的に認識できません。

自分の話している様子を確認することで
「えーっと」や「あのー」といった
つなぎ言葉の多用や耳障りな言い回しなど、
自分では気づかなかった癖が把握できるようになります。

このように一度自分の癖が理解できれば、
すぐには治らないとしても話す度に気が付きますから
短期間で改善されます。
 
 
 
【まとめ】

・発声イコール文章と理解する

・文章は書体や文字の大きさ、細字・太字、色などあるが
 声は大きさと早さだけなので、
 重要な時は声を大きく、ゆっくりと

・文章の余白や改行が間の取り方と対応

・自分のプレゼンを録音して聞き直す
 
 
あなたもこれで、抑揚を付けて、
適切な間を取ってプレゼンしてくださいね。

2012年09月10日 | 固有リンク |

プレゼンだけではない効率的な”伝え方”

伝え方にもいろいろありますが、プレゼンだけ、
口頭だけで伝えるということは少なくなりました。

現代において何かを伝える場合、プレゼンともに
紙で資料を用意するのが一般的です。

しかし、紙の資料は口頭での説明よりも
短い時間で準備しなければいけません。

というのも、どんな風に話すかは
話す直前まで頭の中で練ることができますが、
紙の資料は本番前に完成している必要があるからです。

だからこそ資料作成において
効率的な方法を知る必要があります。
 
 
 
まず、資料作成する前に重要なのはこれです。

■作成の意図を合意しながら進める

というのも、自分だけで資料を用意し
自分だけで伝えるという場合ならば問題ありませんが、
全てがそうとは限りません。

上司や同僚など別の人が関係する場合、
資料を全部用意してから本番前日に確認してもらい、
全部やり直しといわれ徹夜で修正するのは嫌なものです。

こうならないように、

「作成意図は何か?」
「意図通りの資料か?」
「修正指示が確実に反映されているか?」

このような点で、
こまめに合意を取り付けながら
進めることが重要です。
 
 
 
実際に資料作成する時に、いきなり
パソコンに向かって作業する人がいますが

「何を伝えるのか」
「どういう順番で伝えるのか」

これが明確になっていないと、
書いては消しを何度も繰り返し、
時間ばかりかかって結局資料が出来上がりません。

そのためには

■まず紙で構想をまとめてからパソコンに向かう

ということが大切です。
 
 
 
次にパソコンでの作業ですが、
ある程度構想が固まったといっても
試行錯誤を繰り返しながら書き進めることになります。

ということは、文章を消した後で
「やっぱりさっきの文章を使いたい」
という場合もあります。

そんな時のために、この点に注意しましょう。

■前の文章は極力削除せずに残して後ろに置いておくか、
 ファイルごとコピーしていつでも前の状態に戻れるようする

 
 
 
最後に資料が完成したら、気に入った言い回しや
いい出来の書式などを繰り返し使いやすくするために、
自分だけのテンプレート集として保管しましょう。

よくできた資料は繰り返し使われるものですが、
その度に探していては時間の無駄です。

そのために

■いい資料はすぐに取り出せるように一か所に集めておく
 
 
 
【まとめ】

・作成の意図を合意しながら進める

・まず紙で構想をまとめてからパソコンに向かう

・前の文章は極力削除せずに残して後ろに置いておくか、
 ファイルごとコピーしていつでも前の状態に戻れるようする

・いい資料はすぐに取り出せるように一か所に集めておく
 
 
あなたもこれで、効率的にプレゼンテーションの
資料を準備してくださいね。

2012年09月03日 | 固有リンク |

 

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