伝え方にもいろいろありますが、プレゼンだけ、
口頭だけで伝えるということは少なくなりました。
現代において何かを伝える場合、プレゼンともに
紙で資料を用意するのが一般的です。
しかし、紙の資料は口頭での説明よりも
短い時間で準備しなければいけません。
というのも、どんな風に話すかは
話す直前まで頭の中で練ることができますが、
紙の資料は本番前に完成している必要があるからです。
だからこそ資料作成において
効率的な方法を知る必要があります。
まず、資料作成する前に重要なのはこれです。
■作成の意図を合意しながら進める
というのも、自分だけで資料を用意し
自分だけで伝えるという場合ならば問題ありませんが、
全てがそうとは限りません。
上司や同僚など別の人が関係する場合、
資料を全部用意してから本番前日に確認してもらい、
全部やり直しといわれ徹夜で修正するのは嫌なものです。
こうならないように、
「作成意図は何か？」
「意図通りの資料か？」
「修正指示が確実に反映されているか？」
このような点で、
こまめに合意を取り付けながら
進めることが重要です。
実際に資料作成する時に、いきなり
パソコンに向かって作業する人がいますが
「何を伝えるのか」
「どういう順番で伝えるのか」
これが明確になっていないと、
書いては消しを何度も繰り返し、
時間ばかりかかって結局資料が出来上がりません。
そのためには
■まず紙で構想をまとめてからパソコンに向かう
ということが大切です。
次にパソコンでの作業ですが、
ある程度構想が固まったといっても
試行錯誤を繰り返しながら書き進めることになります。
ということは、文章を消した後で
「やっぱりさっきの文章を使いたい」
という場合もあります。
そんな時のために、この点に注意しましょう。
■前の文章は極力削除せずに残して後ろに置いておくか、
ファイルごとコピーしていつでも前の状態に戻れるようする
最後に資料が完成したら、気に入った言い回しや
いい出来の書式などを繰り返し使いやすくするために、
自分だけのテンプレート集として保管しましょう。
よくできた資料は繰り返し使われるものですが、
その度に探していては時間の無駄です。
そのために
■いい資料はすぐに取り出せるように一か所に集めておく
【まとめ】
・作成の意図を合意しながら進める
・まず紙で構想をまとめてからパソコンに向かう
・前の文章は極力削除せずに残して後ろに置いておくか、
ファイルごとコピーしていつでも前の状態に戻れるようする
・いい資料はすぐに取り出せるように一か所に集めておく
あなたもこれで、効率的にプレゼンテーションの
資料を準備してくださいね。
