パワーポイント資料作成の前に!確認するべきチェックリストとは?

4214:パワーポイント資料作成の前に!確認するべきチェックリストとは?
パワーポイントを活用方法のコンサルタントをやっていると、パワーポイント資料作成のコンサルティングという案件がよくあります。

作成する前に、クライアントの要望をしっかりと確認しないと、ズレた資料を作成してしまったり、無駄な作業が発生したりします。

たとえば、社長向けの資料と現場の担当者向けの資料ではアピールする内容が違います。

たとえば、スライドサイズが4:3向けに作成するのと16:9向けに作成するのではレイアウトがまるっきり違います。

クライアントの要望に沿ったパワーポイント資料を作成するために、普段確認している内容をまとめましたので、参考にしてくださいね。

■プレゼン先
誰向けのパワーポイント資料なのか。どの業界の、どれぐらいの規模の、どんな役職(経営層/管理職/担当者)向けかを確認します。

■プレゼンする方
クライアントの担当者数名だけが利用するのか、それとももっとたくさんの人が利用するのか。複数の部署で利用するのか、全社的に利用するのかを確認します。

■説明内容
説明する内容は何かを確認します。

■プレゼン状況
たとえば、初回訪問で面識がない状態か、これまで何らかの接点があって社名は知っているが詳しくは知らない状態か。

■資料利用方法
4名ほどの会議室にて印刷して利用するのか、10名ほどの結構広めな部屋でプロジェクターで映し出して利用するのか、メールで送付する資料なのかなどを確認します。

■プレゼン時間
たとえば、20分~30分ぐらいか、1時間ぐらいか、2時間ぐらいか、想定しているプレゼンの時間を確認します。

■プレゼンのゴールおよび次の一歩
たとえば、説明する内容を理解してもらい、お試しコースを申し込んでもらうなど、プレゼンのゴールと次一歩を確認します。

■この資料作成の狙い
たとえば、各営業の営業トークのレベルがばらついているので、資料を用意することで底上げするとともに、ガイドラインを用意して資料に統一感を持たせたいなど、今回のパワーポイント資料を作成する上での狙いを確認します。

■希望納期
できれば今月中なのか、来月末までにあればいいのか、mm月dd日に新製品の発表があるのでその販促活動で利用できるタイミングなのかなど、希望納期を確認します。

■検収プロセス
たとえば、クライアントの担当者数名がOKならばそれでいいのか、営業部内で回覧し意見を反映させる必要があるのか、部長や社長などの確認も必要なのかなどの検収プロセスを確認します。

■OSバージョン
利用するパソコンのOSがMacかWindowsか、Windowsならば主に XP / Vista / 7 / 8 /10 のどれかを確認します。

■パワーポイントのバージョン
利用するパソコンのパワーポイントバージョンが大きく2003以前(ppt) か 2007以降(pptx)なのか、2007以降で2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office365 のどれかを確認します。

■パワーポイントのテンプレート
クライアントで全社的に利用しているパワーポイントのテンプレートがあるかどうか。あるならば利用したほうがいいのか、利用しなくてもいいのか、利用しないほうがいいのかを確認します。

■ガイドライン
ロゴの使用や、フォントや色の使い方などを定めた全社的なマーケティングガイドラインやブランディングガイドラインがあるかどうか。あるならばガイドラインに従ったほうがいいのか、従わなくていいのかを確認します。

■サイズ(テンプレートを新規に作成する場合)
スライドのサイズは 4:3 / A4 / 16:9 / 16:10 のいずれか、それとも指定のサイズがあるかどうかを確認します。

■向き (テンプレートを新規に作成する場合)
スライドの向きが横か縦かを確認します。

■ブランドロゴ
ホームページに掲載されているものを利用すればいいのか、別途ロゴデータがあるのかを確認します。

■ブランドカラー
ブランドカラーとして認識されている色があるかどうかを確認します。

■アニメーション
アニメーションを設定する必要があるかどうかを確認します。

といった内容を、パワーポイントの資料を作成する前にクライアントに確認します。

それではアナタもこのリストを参考に、パワーポイント資料を作成する際に、もれなく確認して意図通りの資料を無駄なく作成してくださいね。



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