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プレゼンは備えあれば憂い無し

プレゼンは、舞台裏がないステージのようなものです。

始まってしまうと、舞台裏がないので
参加者に見えないようにカバーするのが
極めて難しいです。

ということで、コレ。

■プレゼン前準備チェックリスト

プレゼン本番で焦らないように
準備できるものは、準備しておきましょう。

・参加者を把握しておく
 ビジネス用プレゼンであれば、参加者の、会社、業種、職種、職位、人数など

・プレゼンで使用する会議室を確認しておく
 実際に見ておく、というのが重要です

・アシスタントを確保しておく
 本番中なにかあったら、呼びつけて頼める人がいると気が楽です

・資料を印刷しておく
 さらに、レポートファイルなどでキレイにする

・印刷して、誤字脱字がないか確認しておく
 パソコンでチェックしている時は見つからなくても、印刷すると、よく見つかります

・ライト/カーテンの位置を確認する
 プレゼン中、明るくしたり、暗くしたりするときに、
 まごつかないように、事前に確認しておきましょう

・プロジェクターの使い方を確認する
 いざプロジェクターを使おうとしたら、使い方がわからない!
 そんなことがないように、事前に確認しておきましょう

・水を用意する
 喉が渇いて、声が出なくなったときに備えて、用意しておきましょう。

・ペンとメモ用紙を用意する
 なにかと使いますから、必ず用意しておきましょう。

・時計を用意する
 腕時計をチラチラ見るより、ずっとスマートですよ

・本番の段取りを決めておく
 始まりの挨拶、途中の休憩など、誰がなにをするのか
 事前に決めておきましょう

上記は、基本的なプレゼン準備です。

もし、アナタが準備しているプレゼンが
非常に重要なプレゼンなのであれば
こちらも、読んでおいた方がいいでしょう。

問題は起こってからでは、遅すぎるのですから。

プレゼン「万が一」に備える

2008年03月20日 | 固有リンク |

プレゼン「万が一」に備える

もし重要なプレゼンで

・プロジェクターが使えなくなったら
・プレゼンで使うパソコンが壊れたら
・出席者が予想外に多く資料が足りなくなったら

アナタならどうしますか?

そんな「万が一」に備える心構えを教えましょう。

それは、

■準備が無駄になったら、大成功

これは、私が師と仰ぐ尊敬する方から教えてもらったことなのですが
こういうことなのです。

万が一のトラブルに備えて、できる準備はなるべくしておく。
なにもトラブルが発生せずに、そのための準備が
無駄になったとしてもそれは喜ぶべきことだ。
トラブルのための準備が無駄になった、ということは
大成功した、ということなのだから。

もし今準備しているプレゼンが非常に重要なのであれば
起こりえるトラブルに備えて準備しておきましょう。

例えば

・もしプロジェクターが使えなくても説明できるように
 必ず紙でも用意しておく
・もしプレゼンで使うパソコンが壊れてもいいように
 予備のパソコンを用意しておく、
 USBにプレゼンで使うファイルをコピーしておく 
・もし出席者が予想外に多く資料が足りなくなった場合に備え
 少し資料は多めに用意しておく

備えあれば憂い無しです。

2008年03月02日 | 固有リンク |

パワーポイントのスライドは変更しない、削除しない

パワーポイントで資料作成している時に
かなり手間をかけてつくったスライドを
大幅に変更する場合ってありますよね?

例えば、今までのオブジェクトを全体的に小さくして、
下にまとめのコメントを追加するとか。

もしくは、スライドを細かく作りこみすぎたために
2つのスライドに分けるとか。

そんな時、アナタはもしかして
・今のスライドを変更する
・不要になったスライドを削除する
なんてことをしていませんか?

そんなときは

■作業中のスライドは、変更・削除せずに、
 コピーして、後ろにバックアップとして、とっておく

のが正解です。

というのも、まだまだ作業中なわけですから
やっぱり前のスライドの構成がよかった、となった時
やり直しとなったら、時間の無駄じゃないですか。

変更・削除はせずに、コピーしておけば
やっぱり前のスライドに戻そう、というときも簡単です。

2008年02月28日 | 固有リンク |