プレゼンテーションでは、パワーポイントで資料を作成するだけでなく、メールで関係者とやり取りすることもありますよね。
実はメールのわかりにくい文章を、劇的にわかりやすくする簡単な方法があります。
特に練習する必要も、勉強する必要もありません。
誰でも今すぐに使えるようになります。
それは、一文を短くすればいいのです。
あなたも経験がありませんか？
一度読んだだけでは理解できない。
それで、何度も読み返してみた。
それでも、結局何が言いたいのか理解できなかった。
そんな文章がわかりにくい理由の１つは、一文が長いからなのです。
例えばこんな文章。
『昨日までは何の問題もありませんでしたが、今朝から、私のパソコンで写真がアップロードできなくなって、デスクトップのパソコンからは同じやり方でできるのに、同じ部にも数名、私を含めてラップトップのパソコンからアップロードができなくなってしまい、このままでは現在のプロジェクトに支障をきたすので、早急な対応をお願いいたします。』
これでは一度読んだだけですべてを理解するのは難しいです。
何か問題が起きていて、困っているから対応してほしい。
そこは、すぐに理解できます。
しかし、何度も読み返さないと状況を正確に把握できません。
では、この文章を一文ずつ短くしてみます。
『今朝から私のパソコンで写真がアップロードできません。昨日までは何も問題ありませんでした。このままでは現在のプロジェクトに支障をきたします。早急な対応をお願いいたします。なお、アップロードできなくなったのは私だけではありません。同じ部にも数名います。アップロードできなくなった人のパソコンは私を含めすべてラップトップです。デスクトップのパソコンからは同じやり方でアップロードできています。』
どうですか？ グッとわかりやすくなりましたね。
一文が長いと、正確に理解するために読み込むための努力が必要です。
しかし、一文が短いと見ただけで苦労せず理解できてしまいます。
あなたも、見ただけで苦労せず理解できるように一文を短くして、文章をわかりやすくしてくださいね。