プレゼンでは一方的に伝えるよりも、聞き手が疑問に思ったことを
質問してもらいながら伝えた方が、より深く理解してもらえます。
しかしプレゼンで話す内容の完成度は
準備に時間をかければ上げられますが、
質問はどんな内容が出てくるかが不明なので
準備のしようがありません。
プレゼンで話している時は好印象だったのに、
質疑応答で取り乱し不信感を持たれてしまった。
このような結果にならないためにも、
信頼される質疑応答のポイントを理解してくださいね。
■まずは質問の内容を全て聞く
知識や経験が豊富な人ほど
質問の途中で回答する傾向がありますが、
そもそも人の話を遮って自分の話をするのは失礼なので、
絶対にやめましょう。
「質問は以上ですか？」「他に質問はありませんか？」
といった問いかけで聞き手の疑問を全て引き出します。
■結論から回答する
続いて、全部聞いた後は結論から回答します。
「これはできますか？」という質問
に「できません」と回答したくないあまり、
別のやり方や補足情報を伝えて納得して欲しいという気持ちはわかります。
しかし、聞き手としては
質問に対する回答が得られないと
非常にイライラしますので注意してください。
■オウム返しで時間を稼ぐ
もし即答できない難しい質問の場合は、
質問内容を確認するために繰り返すことで、
五秒や十秒の考える時間を稼ぎましょう。
そんな短時間では何も思いつかないよ、
と思われるかもしれませんが、
聞き手を目の前にすると普段では考えられないほど
頭がよく回るものです。
■ケンカ腰には感情を肯定する
時には、聞き手がケンカ腰で
質問してくる場合があります。
こんな時は、頭越しに相手を否定するのではなく
「そう思われるのはよくわかります」のように、
まず相手の感情を肯定してから
意見を伝えるとお互い冷静にコミュニケーションができます。
■無理なら持ち帰る
最後に、どうしても回答できない質問をされた場合は、
無理に回答しようとして事実と異なる内容を伝えるよりも、
その場は持ち帰り後日回答しましょう。
その際には、回答結果だけではなく
関連する情報も伝えるとより深い理解が得られます。
【まとめ】
・全て聞く
・結論から回答する
・オウム返しで時間を稼ぐ
・ケンカ腰には感情を肯定する
・無理なら持ち帰る
あなたもこれで、プレゼンでの
質疑応答の場を活かしてくださいね。