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パワーポイントでプレゼンの資料を作成する祭に
いろんなファイルからスライドを
コピーしてくることがありますよね？

このパートはこのファイル、
あのパートはあのファイル。

そんな風にいろんなファイルから
パワーポイントのスライドをコピーする時に
注意するべき点をアナタは知っていますか？

それは

■スライドのデザインを統一する

ということです。

というのも、パワーポイントのファイルには
背景や、タイトルの文字の大きさなど
スライドマスタが設定されています。

全てのファイルが同じスライドマスタの設定であれば
何の問題もありませんが、それぞれのファイルが
別々のスライドマスタの設定である場合、注意が必要です。

なぜなら、それまで背景が白でタイトルが青のスライドに
急に背景が灰色でタイトルが黄色のスライドが混じったら
チグハグですよね？

チグハグな資料を使ったプレゼンは、
プレゼンの内容もチグハグな印象を受けます。

ですから、いろんなファイルからスライドを
コピーしてプレゼンの資料を作成する場合には
コピーした後にスライドのデザインを統一しましょう。

具体的には、コピーしたスライドで
右クリックからスライドのデザインで
元のファイルと同じものを選択します。

これでアナタもパワーポイントでプレゼン資料を
作成する際に、スライドをコピーしても統一感を
持たせプレゼンの内容にも統一感を持たせてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を
作成している人から、
四角を変形させる方法を教えてください！
と質問されることがあります。

パワーポイントで四角を変形させるって
どういうことかと思って聞いてみると
大体こういうことでした。

・パワーポイントで図形の形を
　四角から違う形の図形にしたい

この場合は、

■変形させたい四角を選択してから、
　図形描写ツールバーの
　図形の調整＞オートシェイプの変更
　で違う形の図形を選択

です。

一度パワーポイントで、四角の図形で
プレゼン資料を作成ししまってから、
一気に角丸四角にしたいときなど、役に立ちます。

あとは、こんなことをしたい人も多いようです。

・パワーポイントで図形の形を
　回転させたり、傾かせたい

特に、左右90度に回転させたり、左右/上下反転や
微妙に傾かせたりしたいことってありますよね。

そんな時はこれです。

■変形させたい四角を選択してから、
　図形描写ツールバーの
　図形の調整＞回転/反転

これで、回転も反転も自由自在です。

他に

・ここぞ！という時に
　四角の図形を変形させて目立たせたい！

という場合もあります。

そんな時はいろんな方法があるので、
紹介しますね。

■図形の色を工夫する
　例えば、普段とはちょっと変わった色をつける。
　透過性をつける。

■図形の線を工夫する
　例えば、線の色を普段とはちょっと変わった色にする。
　線の太さを普段とは変えて、太くする。
　実線/点線を普段とは変える。

■影を付ける
　やりすぎと、見づらくなりますが、
　ちょっと影を付けると、強調されます。

このような方法があります。

アナタもこれで、目的に応じて、簡単に
パワーポイントで四角を変形させてくださいね。

パワーポイントで作業していると、
行間の設定が上手くいかない！
という人がたまにいます。

行間が妙に広くて間が抜けてる感じになってる資料、
見かけませんか？

パワーポイントの様々な行間の種類を
理解することによって、
行間を思い通りに設定できるようになります。

では、その方法とは？

具体的な方法の説明の前に、パワーポイントでの
「段落」と「行間」の違いを理解する必要があります。

「段落」には段落変えで[Enter]キー
「行間」には改行で[Shift]キー＋[Enter]キー

ま、これはパワーポイントだけでなく
ワードにも共通していることなので、
理解している人が結構います。

しかし、重要なのは「段落」と「行間」の
幅を別々に設定することなのです。

その方法はこれです。

■設定したいテキストを選択して
　メニューの、書式＞行間

ここで、例えば、

行間：1行
段落後：0.3行

といった感じで設定し、
段落変え[Enter]キーと
改行[Shift]キー＋[Enter]キーを使うと、
キレイに設定できます。

例えば、

・段落見出し（段落変え[Enter]キー）
　　　―あああああ（段落変え[Enter]キー）
　　　―いいいいい（改行[Shift]キー＋[Enter]キー）
　　　　いいいいい（段落変え[Enter]キー）
　　　―ううううう（段落変え[Enter]キー）

といった感じです。

こうすることによって

　　　―いいいいい（改行[Shift]キー＋[Enter]キー）
と
　　　　いいいいい（段落変え[Enter]キー）

の間が空きすぎず、いい感じに行間が設定されます。

アナタもこれで、
パワーポイントでの様々な行間の種類を使いこなして
美しく表示させてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成するとき、
色使い、色組み合わせ、色の使い方で
迷うことってありませんか？

「この図形の色どうしよう」
「この文字の色なににしようかな」

そんな時、効果的な色使いをするために
気をつけるべきポイントはこの２つです。

■色の使い方に意味付けをする

■色の使い方を統一する

まず「色の使い方に意味付けをする」です。

例えば、問題、課題、悪い点、デメリットなど
ネガティブな話をする時の色を赤にするとします。

その場合、解決策、良い点、メリットなど
ポジティブな話をする時の色は、
さきほどのネガティブな話のときの赤と正反対の色、
例えば、青にする、といった感じです。

このように、
ネガティブ＝赤
ポジティブ＝青
は典型的な例ですが、他に
補足情報＝グレー
といった使い方もありますね。

次に「色の使い方を統一する」です。

先ほどのように、
ネガティブ＝赤
ポジティブ＝青
と決めたら、その色の使い方の意味付けは
最初から最後まで統一しましょう。

そうしないと、
資料を見る人、プレゼンを聞く人が
混乱してしまいます。

アナタもこの２つのポイント、
・色の使い方に意味付けをする
・色の使い方を統一する
に気をつけて、プレゼンの資料を効果的に
作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成していると、
行頭に禁止文字を設定したいことがあります。

というのも、パワーポイントで文章を入力していると、
「ん」「ン」とかが文の最初になっても、
なんのチェックもかからない場合があります。

「。」や「、」や「ー（長音：音を伸ばす記号）」は
チェックがかかって自動的に体裁が整えられるのに、
なんで「ん」や「ン」はチェックがかからないのか？

それはパワーポイントの禁則処理機能が関係しています。

禁則処理機能とは、
行頭や行末で禁止したい文字や記号を設定する機能です。

例えばこんな感じです。

■行頭禁則文字
、。，．・：；？！゛゜ヽヾゝゞ々ー’”）〕］｝〉》」』】°‰′″℃￠％
ぁぃぅぇぉっゃゅょゎァィゥェォッャュョヮヵヶ!%),.:;?]}｡｣､･ｧｨｩｪｫｬｭｮｯｰﾞﾟ

■行末禁則文字
‘“（〔［｛〈《「『【￥＄$([\{｢￡

つまり、パワーポイントで文章を入力して、
「ん」「ン」が文の最初になった時にチェックをかけるためには、
禁則処理の行頭禁則文字の設定で解決できます。

では、その設定方法は？

■ツール＞禁則処理から
　禁則文字で「指定」を選択し、
　「行頭禁則文字」に「ん」と「ン」を追加

すればOKです。

アナタもこれで、行頭禁則文字設定を
使いこなしてくださいね。

プレゼン用にパワーポイントで資料を作成していると、
あーここにカッコイイ写真が使いたいなー
ということ、ありませんか？

パワーポイントで資料を作成するさいには、
図形やクリップアートを利用することもあるかと思いますが、
抽象的なコンセプトや、イメージをプレゼンするときには
写真が有効的です。

しかし、プレゼンで利用できる
カッコイイ写真を無料で入手するのって
結構難しいですよね。

イメージどおりのものがなかなかなかったり、
特に人物の写真に関しては、プライバシー保護の観点からか
なかなか利用できる写真がありません。

そんな時はこちらのサイトがオススメです。

stock.xchng

まず、写真の量が非常に多いんです。

個人で運営している無料写真素材サイトは、
運営している管理人が個人的に取りためた写真を
公開している場合が多いので、
種類も偏ったものになりがちです。

しかし、このサイトは、
あらゆる種類の写真がそろっています！

2010年1月時点では、
約40万点の写真が公開されています。

利用方法としては登録制ですが、
簡単なのですぐ終わります。

アナタもプレゼン用にパワーポイントで
資料を作成するために無料で、
写真素材を探しているなら、
是非活用してくださいね。

stock.xchng

パワーポイントで資料を作成していると
結構なボリューになってしまうことが
多々あるかと思います。

相手に伝えておきたい内容なんだけど、
全てをプロジェクターに投影してプレゼンすると、
時間もないし説明が細かくなりすぎるから、
どうしよう、となったことありませんか？

そんな場合はコレです。

■プロジェクター投影用と配布資料用とで分ける

説明してしまえば、
なあんだ、そんなことか、
といわれますが、実践している人はなかなかいません。

伝えたい内容を盛り込みすぎちゃったけど、
内容的にはどうしても削れない、全て伝えたい、
といった場合には、是非、
プロジェクター投影用と配布資料用とわけて準備してください。

この場合、
・プロジェクター投影用：概要
・配布資料用：詳細
となりますが、作る順番としては
配布資料を先に作ってから、
プロジェクター投影用資料を作成してください。

細かい資料の概要をまとめるのは短時間でも可能ですが、
概要資料を詳細していくのは時間がかかりますからね。

伝えたいことを全て詳細にまとめてから、
プロジェクター投影用の概要資料を用意する、
という流れです。

アナタもこれで、プロジェクター投影資料と
配布資料の両方を用意して、プレゼンを聞く人の
満足度をあげてくださいね。

プレゼンの準備をする上で、
段取りを間違えると、非常にスケジュール的に
厳しいものになってしまいます。

プレゼン発表内容・資料の チェックをしたところ、
プレゼンチームの同意が得られずに修正をしようとしたところ、
発表までに時間がない、なんていうことありませんか？

では、そのようにプレゼン準備を余裕をもっておこなうための
段取りとはなにか？

■プレゼン準備の段取りはマイルストーン管理で

プレゼンの準備には、何点かマイルストーンがあります。

・プレゼン発表内容の確認、修正、再度確認
・プレゼン資料の確認、修正、再度確認
・プレゼンの仕方の確認、修正、再度確認

たとえば、今日月曜日だとして、
来週金曜日の午後にお客様向けの
プレゼンが予定されているとします。

すると、

・プレゼン発表内容の確認はいつにするのか？
修正はいつまでにするのか？再度確認するのはいつにするのか？
・プレゼン資料の確認はいつにするのか？
修正はいつまでにするのか？再度確認するのはいつにするのか？
・プレゼンの仕方の確認はいるするのか？
修正はいつまでにするのか？再度確認するのはいつにするのか？

を、まず決め、それぞれのマイルストーンで確認をし、
進捗状況を確認します。

これによって、プレゼン準備の状況が明確になるとともに、
もし 危険な状況であればそれが早期にわかるので、
対応策も打ちやすくなります。

アナタもこれでプレゼン準備の段取りを、
余裕をもっておこなってくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成しているとき、
複数の図形・オブジェクトを選択して、
一気に移動したり、削除したり、コピーしたり、変更したりしたい、
そんなことありませんか？

特にフローチャートなどをパワーポイントで作成しているときなど、
図形やオブジェクトを多く使うので、複数の図形やオブジェクトを
一気に作業したいですよね。

こんなとき、アナタならどうしてますか？

もしかして、多くの図形やオブジェクトを1つ1つ選択して、
移動したり、削除したり、コピーしたり、変更したりしていませんか？

パワーポイントで複数の図形・オブジェクトを選択する方法はこれです。

■ドラッグして、複数の図形・オブジェクトを選択

ドラッグとは、ある範囲にあるものを一気に選択する方法です。
選択したい範囲の左上でマウスを右クリックし、
右クリックしたまま選択したい範囲の右下までカーソルを移動させた後、
右クリックを放すという手順で、ある範囲にあるものが一気に選択できます。

しかし、この方法だとある範囲にあるものは一気に選択できますが、
選択したいものがあちこちにあった場合、不可能です。

こんな場合はどうしたらいいのか？

■[Ctrl]キー＋右クリック　で　選択

これで、あちこちにある複数の選択したい図形やオブジェクトを
選択した後に、移動したり、削除したり、コピーしたり、変更したりしてください。

これで、複数の図形やオブジェクトを一気に選択して、
アナタのパワーポイントでのプレゼン資料作成を
効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っていると、
後から図形の形を変えたい、と思うときってありませんか？

四角形の図形を、後から、角が丸くなっている角丸四角形にしたい、
ということなどがよくあります。

こんなとき、アナタならどうしていますか？

もしかして、作成済みの四角形の図形とは別に、
角丸四角形の図形を挿入してから、また文章を入力して、
フォントや書式や図形のプロパティをあわせる、
といったことをしていませんか？

１つや２つならそれでもいいかもしれませんが、
何個かあった場合は手間がかかりますし、
なにより人手で設定するのでそれぞれのプロパティが
バラバラになって見栄えが悪くなる危険性があります。

こんなことをしなくても、作成済みの図形の形を
後から変更することができるんです。

では、その方法とは？

■変更したい図形を選択してから、図形の調整＞オートシェイプの変更で
変更したい形を選択

これで、わざわざ形が違う図形を、もう一度挿入する必要はありません。

アナタもこれで、パワーポイントで図形の形を後から変更して
プレゼン資料作成を効率化してくださいね。

プレゼンの資料をパワーポイントで用意しているときに
文章をもっと早く入力したいときってありますよね？

プレゼンの資料を作成しようとすると、
多くの文章を入力する必要があるだけでなく、
同じ単語を何度も何度も入力しようとして、
入力ミスでイライラする、ってことありませんか？

そんなときに、アナタはどうしてますか？

もしかして、同じ単語を何度も何度も入力しようとして、
何度も何度も入力ミスで、イライラするだけでなく、
時間も無駄にしていませんか？

私なら、これで一発です。

■IMEによく使う単語や文章を登録する

IMEとは、入力したひらがなを漢字に変換する機能です。
これを使うと、入力ミスが激減し、
文章の入力スピードが早くなります。

例えば、
「いつもお世話になっております。」
という文章を入力する場合は、
「いつもおせわになっております。」
と入力してから、変換ボタンを押して
「いつもお世話になっております。」
と表示させてから確定させているかと思います。

これをIMEに
いお＝いつもお世話になっております。
と登録すると
「いお」
と入力してから、変換ボタンを押すと
「いつもお世話になっております。」
と表示されるので、それで確定します。

「いつもお世話になっております。」15文字
「いお」2文字
なので、約7.5倍入力が速くなります。

しかも入力ミスがなくなります。

ちなみにこのテクニックは、
パワーポイントでプレゼン資料を作成するだけでなく、
パソコンの全ての作業に活用できますから、
よく使う文章をドンドンIMEに登録しましょう

それでは、これでアナタも
パワーポイントでプレゼン資料を作成している時に
ミスなく文章を素早く入力して
作業を効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っていると、
オブジェクトの大きさや形が
勝手に変更されることがありませんか？

特に図形の中で文章を入力しているときに、
文章の長さで横に広がったり、
改行の多さで縦に広がったり、
非常に面倒ですよね。

オブジェクトを自分の思った大きさや形にしたいのに、
パワーポイントが勝手に変更すると、
イライラします。

この問題を解決する設定はこれです。

■オブジェクトを選択し、右クリックから
　テキストボックスの書式設定、もしくは、
　オートシェイプの書式設定、もしくは、
　プレースホルダの書式設定を選択した後、
　テキストボックスタブの
　描画オブジェクト内でテキストを折り返す、と
　テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する、に
　チェックするです。

ちょっとわかりにくいので、解説しますね。

まず
・描画オブジェクト内でテキストを折り返す
という設定項目は、オブジェクトの横幅を
固定化するか、文章の長さに応じて変更させるか、を決めています。

描画オブジェクト内でテキストを折り返す、をチェックは、
オブジェクトの横幅が固定化されます。

描画オブジェクト内でテキストを折り返す、をチェックしないのは、
オブジェクトの横幅が文章の長さによって変化します。

次に
・テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する
という設定項目は、オブジェクトの縦幅を
固定化するか、文章の長さつまり
改行に応じて変更させるか、を決めています。

テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する、をチェックは、
オブジェクトの縦幅が固定化されます。

テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する、をチェックしないのは、
オブジェクトの縦幅が文章の長さつまり改行によって変化します。

アナタもこれで、パワーポイントで
オブジェクトの大きさや形が勝手に変更されないようにして
プレゼン資料作成を効率化してくださいね。

プレゼンマスターメルマガ

元外資系企業のコンサルタントが明かす、たった３０分でアナタのプレゼンテーションが見違えるビジネスの秘訣。パワーポイントのテンプレート・素材・裏技も解説。明日、来週のプレゼンに向けて、アナタのプレゼンが３０分で見違える！ための極意を解説していきます。