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パワーポイントでプレゼンの資料、つくってますか？
人によりますが、毎日何十枚もの資料を
パワーポイントで作成する場合もあります。

そんな時パワーポイントのプレゼン資料をを
今すぐ、簡単にワンランク上に出来たら
いいと思いませんか？

しかも、まったく手間をかけずに、
すぐに効果が出たら、いいですよね？

「そんな方法あるわけないじゃないか！」

そう思うのも無理がありませんが、
実はあるのです。その方法とは

■資料を印刷する紙質を良くする

ということです。

コスト削減で、会社であらかじめ印刷用の紙を
決められているかもしれませんが、ここぞ！という時は
奮発して良い紙に印刷しましょう。

印刷されている紙質がいいと、
それだけで読み手の印象も変わるものです。

実際に、良い紙で印刷した資料を利用して、
「あの資料を他部署に見せたら、内容の評価もよかったですが
　”この紙質スゴい、いいね！”」という評価を受けた事があります。

良い紙に印刷された内容は、良い内容に違いない、
という印象を受けやすくなります。

というのも、どうでもいいような内容のものを、
コストがかかる紙質で印刷しようと思いませんよね？

逆に言うと、コストがかかっている良い紙質に
印刷している資料は、それだけ話し手が重要だと思っている、
それだけ大事だと思っている、ということが伝わるのです。

あなたも、ここ一番のプレゼンでは、印刷する紙質にもこだわって
ワンランク上の資料を作成してくださいね。

外出先でパワーポイントのプレゼン資料を
印刷・プリントアウトしたい時ってありませんか？

急にお客様との打ち合わせが決まり資料が必要になった、
直前までプレゼン資料の修正しなければいけなかった、
会社のプリンターの調子が悪くこのままだと間に合わない。

そんな時、外出先でパワーポイントのプレゼン資料を
印刷・プリントアウトしたいですよね？

いろんなやり方がありますが、
一番オススメの方法はこれです。

■USBメモリーにコピーして
　セブンイレブンで印刷・プリントアウトする

オススメする理由は、以下のとおりです。

・なんてったって店舗数が多い
2011年12月時点で、全国13,865店舗、東京都1,812店舗という
圧倒的な店舗数。
どこでも大体ある、という安心がオススメです。

・USBにコピーして持って行くだけだから簡単
いろんな方法がありますが、
この方法が一番シンプルでオススメです。

・キレイに印刷される
A4一枚50円かかるだけあって、
紙質・印刷レベルともにかなりキレイに印刷されます。
大事なお客様へのプレゼンにも通用するレベルです。

会社の印刷・プリントアウトレベルが満足いくものであれば
問題ありませんが、もし「もっとキレイにならないかな〜」と
不満を感じているのであれば、一度利用してみることをオススメします。

これでアナタも外出先でパワーポイントのプレゼン資料を
印刷・プリントアウトしてくださいね。

パワーポイントで作成した資料を渡して読んでもらうことと、
プレゼンテーションを実施することの違いは何でしょうか？

パワーポイントで作成した資料を
プロジェクターに投影しながら
プレゼンを進めるのであれば、
あまり違いがないようにも思われます。

しかし、そこには大きな違いがあります。

■プレゼンは、聞き手に応じて話す内容をその場で変更できる

という違いです。

聞き手の理解度、興味、状況に応じて
プレゼンであればその場で内容を変更できます。
これは印刷した資料ではできないことです。

プレゼンのメリットである、
聞き手に応じて話す内容を変更できる、という点ですが、
聞き手と十分にコミュニケーションがとれていなければ
享受できません。

「質問はありませんか？」
「他にご興味ある分野はありますか？」

そのように問いかけても、聞き手が
ピクリとも反応してくれなければ
聞き手に応じて話す内容を変更などできません。

では、聞き手とコミュニケーションを取るには
どのようにすればいいのでしょうか？

■「はい」「いいえ」だけで答えられる質問をする

漠然とした質問には答えづらくとも
「はい」「いいえ」だけで答えられる質問には
答えてくれるものです。

例えば、ブログを運営している人は挙手してください、
といった質問をすることによって、
聞き手とコミュニケーションを取るキッカケとなります。

■必ず答えられる質問をする

例えば、ブログを運営している人は挙手してください、
といった質問に挙手した人に対して、
どれぐらい前から運営しているのですか？
と質問します。

このような質問を糸口に、
聞き手とコミュニケーションをはかります。

■指名して質問をする

会場にいる聞き手全員に
「質問はありませんか？」
「他にご興味ある分野はありますか？」
と投げかけても反応が無くとも、
「そちらの方、何か質問ありませんか？」
「そこの方、他にご興味ある分野はありますか？」
と指名して質問することによって、
聞き手とコミュニケーションが取れる場合があります。

あなたもこのような方法で、
プレゼン中に聞き手とコミュニケーションを取り
聞き手の理解度、興味、関心に応じて内容を変更し
有効なプレゼンを行ってくださいね。

パワーポイントをプロジェクターにつないで
スライドショーを開始したいのに
プロジェクターに投影されない！

特に、パソコンとプロジェクターは
確実につながってて、他のアプリケーションは
問題なく投影されているのに、
パワーポイントだけうまくいかない！

さらに、今まで利用していたパソコン、
今まで利用していたプロジェクターなのに
うまくいかない！

そんな状態になると
「何でうまくいかないの！？」
とパニックになってしまう人がいます。

このような状態になった時、
どのようにすればいいのでしょうか？

■スライドショーの表示先をプロジェクターにする

ことが重要です。

というのも、パワーポイントのバージョン2007以降、
スライドショーを表示する先を、プロジェクターか
パソコンのモニターなのか、選べるようになりました。

このため、今までパワーポイントを使ってきて、
最近バージョン2007以降にバージョンアップした人が
この機能を知らずに、陥りやすいのです。

今までと同様にスライドショー開始すると、
プロジェクターには今まで見たことのない
レイアウトの画面が投影され、パソコンにスライドショーが
表示される。

今まで使い慣れたパワーポイントなのに、
何でこんな状態になってるの！？
と混乱するわけです。

特に、パワーポイントを使いこなしていれば
使いこなしているほど、混乱して焦るかもしれません。

パワーポイントのバージョン2007以降の場合は、
スライドショーのモニタ、表示先でプロジェクターを
選んでからスライドショーを実行しましょう。

これであなたもあせらずに
パワーポイントのバージョン2007以降でも
あせらずにスライドショーを実行してくださいね。

プレゼンにおいて、最後のスライドは重要です。
しかしながら、多くの人が注意を払わずに
最後のスライドをつくってしまいがちです。

やってしまいがちな失敗としては、
最後のスライドとしてまとめのスライドを用意していない、
というのがあります。

これではせっかく苦労して話したプレゼンの内容が、
聞き手の記憶から消えやすくなってしまいます。
プレゼンの最後には、必ずまとめのスライドを用意しましょう。

しかしこのまとめのスライドの作成方法でも
陥りがちな罠があります。

それは、プレゼンの内容を
全て網羅することにこだわってしまう、ということです。

せっかく話した内容だから、最後のまとめでもう一度話しておきたい、
という気持ちはわからないでもありませんが、
一時間以上のプレゼンともなるとかなりの量になります。

それを一枚のスライドにまとめようとすれば、
どうしても細かい資料になってしまいがちで、
無理が生じます。

聞き手にしても、そんな無理矢理なまとめ方をされても
記憶に残りません。

それでは、まとめのスライドは
どのようにするべきなのでしょうか？

それは

■まとめのスライドはプレゼン全体を
　3つ〜5つのポイントに要約する

ということです。

「まとめ」という単語にとらわれて、
プレゼン全体を網羅したまとめをしようとして
話しが散漫になっては意味がありません。

そうではなく「まとめ」はプレゼンを通じて
伝えたいことを3つ〜5つに絞って伝えます。

プレゼンが得意な人にも、苦手な人にも、
改めて、ビジネスにおけるプレゼンの
位置付けをお話ししますね。

ではまず、ある調査結果をお伝えします。

国際教育研修機関American Management Association (AMA) によると、
今後ますますプレゼンスキルの重要性が増す、という結果が出ています。

2,115人の管理職および経営層に対して、
プレゼンを含めたコミュニケーション等などのスキルが
今後３年～５年の間で重要になると思いますか、と質問したところ
「現在よりもより重要度を増す」という回答が75.5%にもなりました。

その一方でヤフーリサーチによると、
次のような調査結果が出ています。

20代～30代のビジネスパーソン400人に
「自分のプレゼンに自信はありますか？ 」と質問したところ
「とても苦手だ」26.7％「苦手だ」49%という回答があり、
「とても苦手だ」と「苦手だ」を出すと75.7%の人が
プレゼンに対して苦手意識を抱いていることがわかります。

そしてプレゼンマスターでは、ブログ、メルマガ、ツイッター、
facebook、YouTube、Ustreamなどを通じて
プレゼンに対して苦手意識をいただいている人の
お役に立てれば、と思い活動しています。

たとえ同じ内容であっても
伝え方でそのプレゼンの説得力は
大きく異なってきます。

あなたも経験ありませんか？

いいこといってるんだろうけど、
印象がイマイチだなー。

内容はいいのに、伝え方がマズいために
説得力がない、というのはもったいないですよね。

では、どのようにすればいいのでしょうか？

それは

■伝え方を統一する

ということです。

というのも、主張がコロコロ
変わるような人の話しを
誰も信じようとは思いませんよね？

内容が終始一貫、統一されているからこそ
説得力が生まれるわけです。

そして内容の統一はもちろん重要ですが、
プレゼンで使うパワーポイントの資料における
統一も重要です。

具体的にどうやっているのか？

ものすごく簡単にいうと、
できうる限りの要素を統一する、
ということです。

例えば、フォントの種類。
フォントの大きさ。
タイトルはどれぐらいで、本文はどれぐらいなのか？

色。
主張している内容は何色で、
悪い例として説明する内容は何色なのか？

図形の形、枠線の種類や太さや色。

語の統一。
例えば、ファイルをダウンロードするのか、
落とすのか、パソコンに保存するのか？

それぞれの要素が統一されることで、
主張内容の統一感も醸成され、
説得力も生まれてくるのです。

これでアナタも説得力を持たせながら
伝えてくださいね。

プレゼンで利用する資料をパワーポイントなどで作成し、
その内容を読めばプレゼンになります。

当たり前ですが、プレゼンで話す内容を
そのまま文章にすれば
紙の資料になります。

このように、話して伝えることと
文章で伝えることは非常に似ています。

つまりプレゼンで伝えることと、
紙の資料で伝えることは非常に似ているわけです。

では、紙の資料を渡せば
プレゼンしなくてもいいのでしょうか？

もちろんそんなことありません。

プレゼンにはプレゼンにしかない
特徴があります。

身振り手振りを交えて伝えられる、
文章だけでなくデモや動画などを
交えて伝えられる。

しかしこれも極論をいえば
ビデオに録画することが可能です。

それでは生のプレゼンと、
紙の資料やビデオ録画との
最大の違いはなんでしょうか？

それは

■伝える内容を途中で変えられる

ということです。

生のプレゼンであれば、
話しながら聞き手の興味に応じて話題を変えたり、
聞き手の理解度に応じて説明の仕方を変えたり
することができます。

ビデオや紙の資料ではこうはいきません。
正確に何度でも再生することは得意ですが
内容を途中で変えることができません。

ですから、あなたも対面でプレゼンをする時は
このプレゼンの最大の特徴を活かして
効果的にプレゼンしてくださいね。

以前にもご紹介しましたが、
私のお気に入りのサイトを紹介します。

TED

ここでは、非常に興味深いプレゼンや
世界的に著名な人のプレゼンが無料で聞けて、
ものによっては日本語もあります。

TED:Talks in 日本語

最近感動したのはこれ。

ステイシー・クレマー「人生最高の贈り物」

彼女の人生を劇的に変えた人生再考の贈り物とは
いったいなんだったのでしょうか？

※日本語字幕：長さ3分18秒
※日本語字幕で見るには「View subtitles 」をクリックして「Japanese」を選択

話し慣れた内容でプレゼンするなら、
スラスラとプレゼンできるという人でも
まったく話したことのない内容でプレゼンするとなると
誰しも緊張すると思います。

それが、大勢の人向けに話すとなったらなおさらです。

では、そんな時どうすればいいのか？

まずはこれ。

■詳しい人のプレゼンを聞いて参考にする

詳しい人のプレゼンを聞くと、
あのポイントでこんな説明をするんだ、
そんなエピソードがあるんだ、
と発見がたくさんあります。

同じパワーポイントの資料を使ってプレゼンするのでも、
人によって各スライドで強調する点、
説明する内容、エピソードが違います。

まったく話したことがないテーマであれば
虚心坦懐に詳しい人のプレゼンを聞いて
参考にしましょう。

続いてはこれ。

■イメージトレーニングを徹底的に繰り返す

プレゼンで使用するパワーポイントをまずは
全ページ印刷します。

そして、各ページで何を強調するのか、
そのためにどんな内容で説明するのか。
徹底的にイメージトレーニングします。

できれば、仲間内で一度、
リハーサルしてみるのが効果的です。

最後はこれ。

■場数を踏む

誰しも、同じテーマで10回もプレゼンしたら
流れるようにプレゼンできるようになるものです。

新しいテーマでプレゼンする必要が生じたら、
プレゼンする機会があったらできるだけ率先して
プレゼンするように努めましょう。

それによって新しいテーマでより早く
うまくプレゼンできるようになります。

あなたもこ、まったく話したことのないテーマで
プレゼンする時は参考にしてくださいね。

プレゼンに参加いただくお客様には
参加してよかった、いい話が聞けた、
と思ってもらいたいものです。

しかしながら、全てのプレゼンで
お客様に満足していただくんは難しいものです。

そこで、プレゼンのオープニング5分で
「ある事」をするとプレゼンに参加いただいたお客様の
満足度が非常に上がるのですがご存知ですか？

その「ある事」とは

■プレゼン参加者の興味を聞く

ということです。

さてこれからプレゼンを始めよう、という時に、
「ところで本日のプレゼンでご興味お持ちのテーマはなんですか？」
と聞いてしまうのです。

そして、聞いた後に、興味や関心のあるテーマの部分だけ
特にこってり、じっくり説明するのです。

もし、投影しようとしていたスライドや
印刷資料に興味のあるテーマ内容が記載されていなかったら
過去のプレゼン資料から急ぎで探してでも、
お客様が興味をお持ちのテーマに関してプレゼンできるように
用意しましょう。

せっかく用意した資料を説明しないのはもったいないな。

そんな風に思う気持ちも分かります。
しかし、いくら準備を重ねても、お客様が
興味ないのは変わりありません。

そして、興味のないテーマに関して
熱心には聴いてくれないものです。

このように、どうせ熱心に聴いてくれないのであれば、
用意された資料を説明するよりも、急造で準備したとしても、
お客様の興味のあるテーマについてプレゼンしましょう。

あなたもコレでお客様の満足度が高いプレゼンを行ってくださいね。

もし、あなたがプレゼンを聞いていて
この人のプレゼン、弱気だなー
と思ったら、どうですか？

プレゼンの内容はしっかりしていても
ちょっと心配になってきますよね。

「この度の弊社新製品では、処理スピードが向上したと思います」
「今回の提案で、御社のコスト削減が実現すると考えます」

このようなプレゼンを聞いたら、どうですか？
いってることは間違いないんでしょうけど、
ちょっと不安になりませんか？

その理由は、口調が弱気だからなのです。
では、どのようにすればいいのか？

■最後を言い切る

たったこれだけで、聞き手の印象はガラッと変わります。

「この度の弊社新製品では、処理スピードが向上しました」
「今回の提案で、御社のコスト削減が実現します」

ね、グッと自信に溢れた、
説得力のある表現に変わりました。

確かに、言い切ることができない場合もあるかと思います。
未確定情報や、必ずしも確約できない提案の場合は
言い切ることに、多少心理的なハードルを感じます。

しかし、そんな弱気なプレゼンでは聞き手は心配になってしまいます。
ここぞ！というときには、自信を持って言い切りましょう。

あなたもこのように、プレゼンする際には
語尾を言い切ることによって強気の姿勢を見せて
説得力のあるプレゼンをおこなってくださいね。

プレゼンマスターメルマガ

元外資系企業のコンサルタントが明かす、たった３０分でアナタのプレゼンテーションが見違えるビジネスの秘訣。パワーポイントのテンプレート・素材・裏技も解説。明日、来週のプレゼンに向けて、アナタのプレゼンが３０分で見違える！ための極意を解説していきます。