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プレゼンで使う分かりやすい美しいグラフを素早く作成する方法

プレゼンの資料に、エクセルのグラフを使うことも
多いかと思いますが、そんな時に
結構時間がかかっていませんか?

しかも時間をかけた割には、
「見づらいな」「分かりにくいな」
といわれたりしませんか?

分かりやすい美しいグラフには
ポイントがあります。
では、そのポイントとは?

■タイトルとラベルはしっかりと設定する
そのグラフが何のグラフなのか?
X軸は何の値なのか?単位は?
Y軸は何の値なのか?単位は?

グラフを作成する方にとっては当たり前ですが、
見る方は説明がなければどんなに美しいグラフであっても
理解できません。

基本的なことですが、キチンと押さえましょう。

■凡例をしっかり設定する
どんなに美しいグラフであっても、
凡例がなければ読む方にとってみると、
何の意味もなしません。

例えば、グラフで利用されているそれぞれの色が、
何を指し示しているのか?

キチンと設定しましょう

■Y軸の目盛りの設定を変える
エクセルが自動的に設定するY軸の目盛りでも
なかなか悪くはありませんが、
やはりY軸の目盛りを手動で設定したほうが
仕上がりは美しくなります。

見やすい目盛りとなるように設定しましょう。

■3D/立体表示は使わない
棒グラフ、円グラフ、面グラフで
やたらと3D/立体表示を利用したがる人がいますが、
オススメしません。

シンプルな2D/平面表示がオススメです。

■グラフ領域はパワーポイントの背景色に合わせる
エクセルの場合、特別な設定をしない場合は、
グラフ領域が灰色になります。

パワーポイントでプレゼンするための資料としては
灰色は見づらくなってしまいます。

パワーポイントの背景の色に合わせましょう。

いかがでしたか?

誰でも簡単にできる基本的なことですが、
やっているグラフとやっていないグラフとでは
わかりやすさがまったく違ってきます。

是非、あなたもこのポイントに気をつけて
分かりやすい美しいグラフを素早く作成してくださいね。
 
 
グラフを作成する時には、この記事も参考になると思いますので、
ぜひ参考にしてくださいね。

■プレゼンマスターのパワーポイントテクニック:エクセル・グラフ
パワーポイントにエクセルをキレイに貼り付けたい
わかりすいグラフでプレゼン資料を見違える!

2010年08月16日 | 固有リンク |

パワーポイントでグラフを完全にコントロールする

パワーポイントでプレゼンの資料を作成していると
グラフを利用することがありますよね。

グラフを利用する場合は、エクセルで作成してから
コピーして貼り付けて利用していると思います。

そんな時、グラフをもっと細かく設定したい、
と思うことありませんか?

もちろんエクセル側で細かく設定できる項目もあります。
エクセルのグラフでも、意外なほど細かい項目まで設定できます。

しかしながら、エクセルが不得意な人にとっては
エクセルのグラフ機能で細かい項目の設定は
余計に時間がかかってしまうかもしれません。

そんな時の方法とは?

■エクセルのグラフをパワーポイントに貼り付けた後、
 図形に分解して編集する

という方法です。
この方法なら、多少手間はかかりますが、
エクセルの初心者でも、パワーポイントでグフラを
完全にコントロールすることができます。

具体的なやり方としては

■エクセルのグラフをパワーポイントに貼り付けた後、
 グラフの上で右クリックして、
 グループ化>グループ解除を繰り返す

これを繰り返して、エクセルのグラフをバラバラにするのです。

バラバラで図形になったエクセルのグラフの設定は
簡単にできます。

フォントも、文字の大きさも、グラフの色も
簡単にできます。

しかし、注意点もあります。

一度このようにバラバラにしたエクセルのグラフは
二度とエクセル上で修正できません。

ですから、できるだけエクセル上で
グラフの設定をすることをオススメします。

しかしながら、
グラフの細かい設定方法を調べている時間がない!
という場合もあるでしょう。

そんな時の方法として、このやり方も覚えておくと
いざという時、役に立ちますよ。

※上記内容はパワーポイント2003以前のものです

2010年08月09日 | 固有リンク |

パワーポイントにエクセルをキレイに貼り付けたい

252:パワーポイントにエクセルをキレイに貼り付けたい

パワーポイントで資料を作っている時、エクセルのデータを貼り付けたい!そんなこと、よくありますよね。

しかし、エクセルの内容をパワーポイントに貼り付ける時に、どうもキレイに貼れてないという、パワーポイント資料も結構見かけます。

それを見るたびに、あー、もっとキレイに貼り付けられるのになー、と思います。

ということで、どうやったらエクセルの内容を、パワーポイントにキレイに貼り付けられるのかを解説します。

ただし、パワーポイントのバージョンで大きくやり方が違うので、最近のパワーポイントのバージョン(2007以降:拡張子「.pptx」)と、ちょっと前のバージョン(2003以前:拡張子「.pptx」)に分けて解説します。

最近のパワーポイントの場合

  • 対象パワーポイントのバージョン:2007、2010および2013以降
  • ファイル拡張子:.pptx
  • ほとんどのパソコンは、このバージョンが該当します

表を貼り付ける場合

エクセル上で貼り付けたい領域を選択し、コピーした後で、パワーポイントのスライド上で右クリックをします。
すると、5つの選択肢が表示されますので、その中から選んで貼り付けましょう。

■貼り付け先のスタイルを使用
表のデータが、パワーポイントのテーマの色に従って貼り付けられます。表の項目名や値などはパワーポイント上で修正が可能です。

エクセルのデータはあくまでも作業用で、見た目はパワーポイントで細かくしっかり設定したい、という場合などに向いています。

■元の書式を保持
表のデータが、元のエクセルの見た目のまま貼り付けられます。先ほどの「貼り付け先のスタイルを使用」と見た目は異なりますが、データの取り扱いは一緒です。

■埋め込み
先ほどの「元の書式を保持」と見た目は非常によく似ていますが、データの扱いが異なり、エクセルのブック全体のデータをそのまま埋め込みます。

つまり、表示されている表以外にも、シートや数式も全て含めて貼り付けられる、ということです。

複雑な計算式を用いており、パワーポイント上でも数値を変更したい、という場合などに向いています。

■図
エクセルの表をそのまま図として貼り付けます。図、なので修正は一切不可能となり、サイズの変更のみ可能となります。

使いづらいな、と思うかもしれませんが、見積金額を社外に提出する場合など、不要な数値を見せたくない場合などは最適です。

■テキストのみ保持
エクセルの表の値だけ、テキストだけを貼り付けます。つまり単なるテキストボックスとして貼り付けられる、ということです。
 
 
それでは次に、エクセルで作成したグラフを、パワーポイントに貼り付ける場合を解説します。
 
 

グラフを貼り付ける場合

表の場合と似ていますが、エクセル上で貼り付けたいグラフを選択し、コピーした後で、パワーポイントのスライド上で右クリックをします。
すると、5つの選択肢が表示されますので、その中から選んで貼り付けましょう。

■貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む
エクセルのグラフが、パワーポイントのテーマの色に従って貼り付けられます。表の項目名や値、グラフの色やラベルなどはパワーポイント上で修正が可能です。

なお、データはパワーポイントのファイルの中に埋め込まれるので、貼り付け元のエクセルファイルは無関係になります。

エクセルのデータはあくまでも作業用で、見た目はパワーポイントで細かくしっかり設定したい、という場合などに向いています。

■元の書式を保持しブックを埋め込む
エクセルのグラフが、元のエクセルの見た目のまま貼り付けられます。

先ほどの「貼り付け先のテーマを使用しブックを埋め込む」と比較すると、見た目は異なりますが、データの取り扱いは同じです。

■貼り付け先のテーマを使用しデータをリンク
エクセルのグラフが、パワーポイントのテーマの色に従って貼り付けられます。

表の項目名や値、グラフの色やラベルなどはパワーポイントから修正が可能ですが、先ほどの2つのパターン「ブックを埋め込む」と大きく違う点があります。それは、元のエクセルのデータとパワーポイントに貼り付けられているグラフが連動しているという点です。

つまり値を変更するためにグラフを選択し、右クリックし「データを編集」とすると、元のエクセルファイルのデータを変更することになります。逆に、エクセルのデータを変更すると、パワーポイントのグラフへ自動的に反映されます。

エクセルのデータが定期的に更新されるが、資料の形式はほとんど変わらない、社内の報告資料などに向いています。

ただし、元のエクセルとデータが連動してるため、元のエクセルファイルを失くすと大変面倒なことになります。常にセットで保存するようにしましょう。

■元の書式を保持しデータをリンク
エクセルのグラフが、元のエクセルの見た目のまま貼り付けられます。先ほどの「貼り付け先のテーマを使用しデータをリンク」と見た目以外は同じです。

■図
エクセルのグラフをそのまま図として貼り付けます。
図、なので修正は一切不可能となり、サイズの変更のみ可能となります。
使いづらいな、と思うかもしれませんが、見積金額を社外に提出する場合など、不要な数値を見せたくない場合などは最適です。
 
 
それでは古いパワーポイントの場合に関して、解説します。
 
 

古いパワーポイントの場合

  • 対象パワーポイントのバージョン:95以前および97、2000、2003
  • ファイル拡張子:.ppt
  • Windows XPのOSを利用しているパソコンは、このバージョンが該当します

■エクセルで貼り付けたい内容をコピーした後に、
 パワーポイントでメニューの、編集>形式を選択して貼り付けから
 Microsoft Office Excel ワークシート オブジェクトを選択

でキレイに貼り付けられます。

しかも貼った後でダブルクリックすると、エクセルの編集画面となりデータが編集できます。しかしこの貼り方は、見えている部分以外のセルやシートも全て丸ごとコピーしています。

つまり、例えばお客様へファイルで提出するときなどに、万が一お客様がダブルクリックしたとき、見せたくないセルやシートを見られてしまう危険性があります。

このように、エクセルの内容をパワーポイントに貼り付ける場合は2パターンあります。

データを編集できる状態にしたい!という場合と、データを編集できない状態にしたい!という場合です。

そこで、ダブルクリックしてもデータを編集できない状態にするには、

■形式を選択して貼り付けの時に、
 図(拡張メタファイル)を選択

すれば、OKです。

アナタもこれで、パワーポイントにエクセルで作ったデータをキレイに貼り付けてくださいね。
 
 

グラフを作るなら必見テクニック!

エクセルを貼付ける時に、それがグラフならばこの記事も参考になると思いますので、ぜひ参考にしてくださいね。

プレゼンマスターのパワーポイントテクニック:グラフ

2009年06月01日 | 固有リンク |