ブログカテゴリアーカイブ: 資料作成

プレゼンの準備をする上で、
段取りを間違えると、非常にスケジュール的に
厳しいものになってしまいます。

プレゼン発表内容・資料の チェックをしたところ、
プレゼンチームの同意が得られずに修正をしようとしたところ、
発表までに時間がない、なんていうことありませんか？

では、そのようにプレゼン準備を余裕をもっておこなうための
段取りとはなにか？

■プレゼン準備の段取りはマイルストーン管理で

プレゼンの準備には、何点かマイルストーンがあります。

・プレゼン発表内容の確認、修正、再度確認
・プレゼン資料の確認、修正、再度確認
・プレゼンの仕方の確認、修正、再度確認

たとえば、今日月曜日だとして、
来週金曜日の午後にお客様向けの
プレゼンが予定されているとします。

すると、

・プレゼン発表内容の確認はいつにするのか？
修正はいつまでにするのか？再度確認するのはいつにするのか？
・プレゼン資料の確認はいつにするのか？
修正はいつまでにするのか？再度確認するのはいつにするのか？
・プレゼンの仕方の確認はいるするのか？
修正はいつまでにするのか？再度確認するのはいつにするのか？

を、まず決め、それぞれのマイルストーンで確認をし、
進捗状況を確認します。

これによって、プレゼン準備の状況が明確になるとともに、
もし 危険な状況であればそれが早期にわかるので、
対応策も打ちやすくなります。

アナタもこれでプレゼン準備の段取りを、
余裕をもっておこなってくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成しているとき、
複数の図形・オブジェクトを選択して、
一気に移動したり、削除したり、コピーしたり、変更したりしたい、
そんなことありませんか？

特にフローチャートなどをパワーポイントで作成しているときなど、
図形やオブジェクトを多く使うので、複数の図形やオブジェクトを
一気に作業したいですよね。

こんなとき、アナタならどうしてますか？

もしかして、多くの図形やオブジェクトを1つ1つ選択して、
移動したり、削除したり、コピーしたり、変更したりしていませんか？

パワーポイントで複数の図形・オブジェクトを選択する方法はこれです。

■ドラッグして、複数の図形・オブジェクトを選択

ドラッグとは、ある範囲にあるものを一気に選択する方法です。
選択したい範囲の左上でマウスを右クリックし、
右クリックしたまま選択したい範囲の右下までカーソルを移動させた後、
右クリックを放すという手順で、ある範囲にあるものが一気に選択できます。

しかし、この方法だとある範囲にあるものは一気に選択できますが、
選択したいものがあちこちにあった場合、不可能です。

こんな場合はどうしたらいいのか？

■[Ctrl]キー＋右クリック　で　選択

これで、あちこちにある複数の選択したい図形やオブジェクトを
選択した後に、移動したり、削除したり、コピーしたり、変更したりしてください。

これで、複数の図形やオブジェクトを一気に選択して、
アナタのパワーポイントでのプレゼン資料作成を
効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っていると、
後から図形の形を変えたい、と思うときってありませんか？

四角形の図形を、後から、角が丸くなっている角丸四角形にしたい、
ということなどがよくあります。

こんなとき、アナタならどうしていますか？

もしかして、作成済みの四角形の図形とは別に、
角丸四角形の図形を挿入してから、また文章を入力して、
フォントや書式や図形のプロパティをあわせる、
といったことをしていませんか？

１つや２つならそれでもいいかもしれませんが、
何個かあった場合は手間がかかりますし、
なにより人手で設定するのでそれぞれのプロパティが
バラバラになって見栄えが悪くなる危険性があります。

こんなことをしなくても、作成済みの図形の形を
後から変更することができるんです。

では、その方法とは？

■変更したい図形を選択してから、図形の調整＞オートシェイプの変更で
変更したい形を選択

これで、わざわざ形が違う図形を、もう一度挿入する必要はありません。

アナタもこれで、パワーポイントで図形の形を後から変更して
プレゼン資料作成を効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っていると、
オブジェクトの大きさや形が
勝手に変更されることがありませんか？

特に図形の中で文章を入力しているときに、
文章の長さで横に広がったり、
改行の多さで縦に広がったり、
非常に面倒ですよね。

オブジェクトを自分の思った大きさや形にしたいのに、
パワーポイントが勝手に変更すると、
イライラします。

この問題を解決する設定はこれです。

■オブジェクトを選択し、右クリックから
　テキストボックスの書式設定、もしくは、
　オートシェイプの書式設定、もしくは、
　プレースホルダの書式設定を選択した後、
　テキストボックスタブの
　描画オブジェクト内でテキストを折り返す、と
　テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する、に
　チェックするです。

ちょっとわかりにくいので、解説しますね。

まず
・描画オブジェクト内でテキストを折り返す
という設定項目は、オブジェクトの横幅を
固定化するか、文章の長さに応じて変更させるか、を決めています。

描画オブジェクト内でテキストを折り返す、をチェックは、
オブジェクトの横幅が固定化されます。

描画オブジェクト内でテキストを折り返す、をチェックしないのは、
オブジェクトの横幅が文章の長さによって変化します。

次に
・テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する
という設定項目は、オブジェクトの縦幅を
固定化するか、文章の長さつまり
改行に応じて変更させるか、を決めています。

テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する、をチェックは、
オブジェクトの縦幅が固定化されます。

テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを調整する、をチェックしないのは、
オブジェクトの縦幅が文章の長さつまり改行によって変化します。

アナタもこれで、パワーポイントで
オブジェクトの大きさや形が勝手に変更されないようにして
プレゼン資料作成を効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作っていると、
勝手に改行されて困ることってありませんか？

特に図形の中で文章を入力しているときに、
思ってもないところで改行されると、
非常に面倒ですよね。

自分の思ったところで改行したいのに、
パワーポイントが勝手に改行すると、
イライラします。

この問題を解決する設定はこれです。

■オブジェクトを選択し、右クリックから
　テキストボックスの書式設定、もしくは、
　オートシェイプの書式設定、もしくは、
　プレースホルダの書式設定を選択した後、
　テキストボックスタブの
　描画オブジェクト内でテキストを折り返す、のチェックを外す

これで、OKです。

アナタもこれで、パワーポイントで
勝手に改行されないようにして、
プレゼン資料作成を効率化してくださいね。

パワーポイントで文章を打っていると
フォントが勝手に変更されることってありませんか？

何度フォントを直しても
パワーポイントが勝手にフォントを変更して
イライラする！

そんなことってありませんか？

よく話しを聞くと、日本語と英語を混ぜて入力している時に、
英語が日本語と別のフォントになってしまいます、
という場合が非常に多いです。

では、そんな場合どうすればいいのか？
そんな時はこれです。

■メニューから、書式＞フォントで
　日本語用のフォントと、英数字用のフォントを
　一緒のものにする

実は、パワーポイントのフォント設定は、
日本語用と英数字用とで別なんです。

ですから、日本語と英語のフォントが
別々にセットされて困るという場合は
これを試してください。

アナタもこれで、パワーポイントで
フォントが勝手に変更されないようにしてくださいね。

パワーポイントで資料を作っているときに、
エクセルで作ったデータを貼り付けたいことって
ありますよね。

しかし、エクセルの内容をパワーポイントに
貼り付けられると、どうもキレイに貼れてない
パワーポイントの資料も結構見かけます。

それを見るたびに、
あー、もっとキレイに貼り付けられるのになー、
と思います。

ということで、エクセルの内容を
パワーポイントにキレイに貼り付ける場合はこれです。

■エクセルで貼り付けたい内容をコピーした後に、
　パワーポイントでメニューの、編集＞形式を選択して貼り付けから
　Microsoft Office Excel ワークシート オブジェクトを選択

でキレイに貼り付けられます。

しかも、貼った後で、ダブルクリックすると、
エクセルの編集画面となりデータが編集できます。

しかし、この貼り方は、見えている部分以外のセルやシートも
全て丸ごとコピーしています。

つまり、例えば、お客様へファイルで提出するときなどに、
万が一お客様がダブルクリックしたとき、
見せたくないセルやシートを見られてしまう可能性があります。

このように、エクセルの内容をパワーポイントに貼り付ける場合は、
データを編集できる状態にしたい場合もありますが、
データを編集できない状態にしたい場合もあります。

そこで、ダブルクリックしても
データを編集できない状態にするには、

■形式を選択して貼り付けの時に、
　図（拡張メタファイル）を選択

すれば、OKです。

アナタもこれで、パワーポイントに
エクセルで作ったデータを
キレイに貼り付けてくださいね。

パワーポイントで箇条書きの先頭の記号、行頭文字を全て変更

パワーポイントでプレゼンの資料資料するときに、
箇条書きで文章を書くことってありますよね。

で、そのときに、先頭の記号、つまり
行頭文字を変更したいときってありませんか？

ここは丸じゃなくて四角にしたい、とか、
黒じゃなくて赤にしたい、とか、
ありますよね？

そんなときはこれです。

■変更したい行にカーソルをあて、右クリックから
　箇条書きと段落番号、の箇条書きタブで
　形と色を変更

ただしこの場合、変更作業をおこなったスライドの
行頭文字しか変更されません。

全てのスライドの、全ての箇条書きの行頭文字を、
全て一気に変更したい場合もありますよね？

そんなときはこれです。

■メニューの、表示＞マスタ＞スライドマスタから
　箇条書きの行頭文字を変更

すれば、一気に変更されます。

アナタもこれで、パワーポイントで
箇条書きの先頭の記号、行頭文字を簡単に変更して、
プレゼン資料作成の効率をアップしてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成している時に、
図形やオブジェクトを揃える際に、
ガイドが非常に便利です。

その前に、ガイドってなに？
というアナタのために、一応解説しておきます。

■ガイド：縦や横の位置を合わせるために自由に移動できる点線

このガイドですが、縦、横1本づつしか表示できないと
思っている人が非常に多いです。

実は、このガイド、複数表示させることができます。

複数表示させることによって、
右の端、左の端、上の端、下の端を、
一発でバシバシと位置を合わせることができます。

その方法とは？

■[Ctrl]キー＋ドラッグ　で新しいガイドが表示

させることができます。

アナタもこれで、パワーポイントで
ガイドを自由自在に複数表示させて
プレゼン資料作成の効率をアップしてくださいね。

これは完全に個人の好みの問題ですが
パワーポイントで、プレゼン資料を作成する際に
文字列をドラッグアンドドロップできるのを非常に嫌がる人が
たまにいます。

私はむしろパワーポイントで文字列がドラッグアンドドロップできて
非常に作業効率が上がっているのですが、
生理的にイヤなのか、ドラッグアンドドロップできないほうがいい、
という人もたまにいます。

感覚的に、文字が図形を動かすように動くのが、
気持ち悪いということらしいです。

あまりいないと思いますが、
パワーポイントで文字列をドラッグアンドドロップできなくさせるには、

■メニューの、ツール＞オプションで編集タブから
　テキストのドラッグアンドドロップ編集を行う、のチェックをオフ

でドラッグアンドドロップできなくなります。

逆に、パワーポイントでドラッグアンドドロップができない、という場合には
ここの設定を確認してみてください。

なぜか、ここのチェックがついている場合があります。
チェックをはずせば、パワーポイントで
ドラッグアンドドロップできるようになります。

アナタもこれで、パワーポイントの
ドラッグアンドドロップの設定を自由に設定して、
プレゼン資料作成の効率を上げてくださいね。

パワーポイントは、プレゼン資料だけではなく、
チラシやパンフレット作成にも向いています。

ワードやエクセルに比べて、
文章や、図形、画像のレイアウトが
直感的に設定できるので、非常に簡単に作成できます。

私は、自分がプレゼンする予定の
セミナーのチラシやパンフレットなどをよく作成します。

しかしパワーポイントでチラシやパンフレットを作成しようとすると
やっぱり横長ではなく、縦長にしたいですよね。

いくらパワーポイントが直感的に、簡単に作成できるとはいっても、
初期状態の横書きの状態から縦書きの状態にするのは、
なかなか直感的にはいかないようです。

私が、パワーポイントで作った縦長のチラシやパンフレットを持っていると、
それってパワーポイントですか？どうやって縦長にするんですか？
という質問を、よく受けます。

もしかしてアナタも、縦長にしたパワーポイントの資料を作成したいんだけど、
どうやっていいかわからなかったので我慢して横長で満足していませんか？

実は非常に簡単です。

■メニューの、ファイル＞ページ設定で
　スライドの項目で、縦を選択

これで一発です。

ただし、この操作をすると、今までのスライドが全て縦長になります。
一旦作業しているファイルをコピーして実行したほうがオススメです。

思いもよらないロゴとか、画像とかが、縦長になったり、
レイアウトが全体的に縦長になりますから注意してください。

これでアナタもパワーポイントでチラシやパンフレットを
縦長で自由自在に作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると
スライドとノートを印刷するレイアウトを
思いのままに設定したいってありますよね？

ノートというのは、スライド以外の
補足情報や参考情報を記載するにはピッタリなので、
特に参加者になにか作業をさせるワークショップ形式の
セミナーのテキストとして非常に便利です。

ただし、スライドとノートと一緒に印刷してみると、
微妙に自分のイメージとズレてることって
多いんですよね。

もう少しスライドを大きく印刷したい、とか、
ノート部分にメモ欄を用意しておきたい、とか、
ヘッダーフッターがどうにかならないか、とか。

参加者の利便性を考えると、
スライドとノートの印刷レイアウトに
懲りたくなる気持ちはわかります。

では、どうすればいいのか？

■メニューの、表示＞マスタ＞ノートマスタ

で、スライドとノートを印刷する際の
レイアウトを設定できます。

使い方としては、スライドマスタを
設定するやり方と一緒です。

これでアナタもパワーポイントでする際の
レイアウトを思いのままに設定して、
参加者の満足度を上げてくださいね。

プレゼンマスターメルマガ

元外資系企業のコンサルタントが明かす、たった３０分でアナタのプレゼンテーションが見違えるビジネスの秘訣。パワーポイントのテンプレート・素材・裏技も解説。明日、来週のプレゼンに向けて、アナタのプレゼンが３０分で見違える！ための極意を解説していきます。