ブログカテゴリアーカイブ: 資料作成

プレゼンの資料作成には
ちょっとしたポイントに注意するだけで
グッと見やすくなる7つのポイントがあります。

1.メッセージの組み立て方
2.色の取り扱い方法
3.統一の力
4.視線のナビゲーション方法
5.画像に込められた意味
6.スライドの適正分量
7.投影資料と配布資料の違い

アナタもこの動画で7つのポイントを理解して
見やすいプレゼン資料を作成できるようになってくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると
図形や文章の色を変更することがよくありますよね？

色を変更する時に、よーくパワーポイントを見ると、
初期値として表示される色パターンと、
最近使った色パターンの2つの種類があります。

よく使う色は初期値として色パターンに表示されたほうが
パワーポイントでプレゼン資料を作成する時に
効率的に色を変更できますよね？

この初期値としての色パターンは、
スライドマスタの変更からは設定できないため、
よく使う色が初期値として登録されておらず
非効率なまま作業をする人が多くいます。

あなたもよく使う色パターンは
パワーポイントの初期値として登録して
色の変更を効率的におこなって下さいね。

では、具体的にはどうすればいいのか？

■メニューの、書式＞スライドのデザインで
　配色をクリックした後に、配色の編集

ここで、背景、テキストや線、影、タイトル、
塗りつぶし、強調、ハイパーリンクの色を
設定することができます。

そして、ここで設定した色パターンが
パワーポイントでプレゼン資料を作成する際に
色を変更しようとする際にでる初期値の
色パターンなのです。

アナタもこの配色でよく使う色を設定することによって
パワーポイントで色の変更を効率的におこなってくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成する祭に
いろんなファイルからスライドを
コピーしてくることがありますよね？

このパートはこのファイル、
あのパートはあのファイル。

そんな風にいろんなファイルから
パワーポイントのスライドをコピーする時に
注意するべき点をアナタは知っていますか？

それは

■スライドのデザインを統一する

ということです。

というのも、パワーポイントのファイルには
背景や、タイトルの文字の大きさなど
スライドマスタが設定されています。

全てのファイルが同じスライドマスタの設定であれば
何の問題もありませんが、それぞれのファイルが
別々のスライドマスタの設定である場合、注意が必要です。

なぜなら、それまで背景が白でタイトルが青のスライドに
急に背景が灰色でタイトルが黄色のスライドが混じったら
チグハグですよね？

チグハグな資料を使ったプレゼンは、
プレゼンの内容もチグハグな印象を受けます。

ですから、いろんなファイルからスライドを
コピーしてプレゼンの資料を作成する場合には
コピーした後にスライドのデザインを統一しましょう。

具体的には、コピーしたスライドで
右クリックからスライドのデザインで
元のファイルと同じものを選択します。

これでアナタもパワーポイントでプレゼン資料を
作成する際に、スライドをコピーしても統一感を
持たせプレゼンの内容にも統一感を持たせてくださいね。

プレゼンをおこなう上で、
パソコンの画面を録画してプレゼンしたい、
ということってありませんか？

特にシステムや、インターネットの
新しいサービスや仕組みの説明をする
プレゼンではよく使われますよね。

プレゼンする環境が常にオンラインとは限りませんし、
画面での操作には失敗がつきものです。

そんな場合にも備えて、録画しておけば安心して
プレゼンをすることができます。

しかし、パソコンの画面を録画するソフトウェアは
いろいろありますが、できれば無料のソフトウェアが
いいですよね？

では、無料でパソコンの画面を録画する
オススメソフトウェアは？

■ BB FlashBack
の日本語フリーソフトウェア版がオススメです。

全て日本語ということで、
英語が苦手な方も安心して利用可能です。

無料ながら、
・スクリーンと Web カメラの録画
・マイク、PC サウンドの録音
・フルスクリーン、特定のウィンドウ、一部領域の録画
・出力形式は、AVI形式とFlash形式の両方に対応
・Youtubeへ一発アップロード可能
・カーソル表示のハイライトのON/OFF
と普通に利用する分には、十分な機能です。

アナタもプレゼンでパソコンの画面を
録画して利用したい場合は
是非活用してくださいね。

プレゼンの資料に、エクセルのグラフを使うことも
多いかと思いますが、そんな時に
結構時間がかかっていませんか？

しかも時間をかけた割には、
「見づらいな」「分かりにくいな」
といわれたりしませんか？

分かりやすい美しいグラフには
ポイントがあります。
では、そのポイントとは？

■タイトルとラベルはしっかりと設定する
そのグラフが何のグラフなのか？
X軸は何の値なのか？単位は？
Y軸は何の値なのか？単位は？

グラフを作成する方にとっては当たり前ですが、
見る方は説明がなければどんなに美しいグラフであっても
理解できません。

基本的なことですが、キチンと押さえましょう。

■凡例をしっかり設定する
どんなに美しいグラフであっても、
凡例がなければ読む方にとってみると、
何の意味もなしません。

例えば、グラフで利用されているそれぞれの色が、
何を指し示しているのか？

キチンと設定しましょう

■Y軸の目盛りの設定を変える
エクセルが自動的に設定するY軸の目盛りでも
なかなか悪くはありませんが、
やはりY軸の目盛りを手動で設定したほうが
仕上がりは美しくなります。

見やすい目盛りとなるように設定しましょう。

■3D/立体表示は使わない
棒グラフ、円グラフ、面グラフで
やたらと3D/立体表示を利用したがる人がいますが、
オススメしません。

シンプルな2D/平面表示がオススメです。

■グラフ領域はパワーポイントの背景色に合わせる
エクセルの場合、特別な設定をしない場合は、
グラフ領域が灰色になります。

パワーポイントでプレゼンするための資料としては
灰色は見づらくなってしまいます。

パワーポイントの背景の色に合わせましょう。

いかがでしたか？

誰でも簡単にできる基本的なことですが、
やっているグラフとやっていないグラフとでは
わかりやすさがまったく違ってきます。

是非、あなたもこのポイントに気をつけて
分かりやすい美しいグラフを素早く作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成していると
グラフを利用することがありますよね。

グラフを利用する場合は、エクセルで作成してから
コピーして貼り付けて利用していると思います。

そんな時、グラフをもっと細かく設定したい、
と思うことありませんか？

もちろんエクセル側で細かく設定できる項目もあります。
エクセルのグラフでも、意外なほど細かい項目まで設定できます。

しかしながら、エクセルが不得意な人にとっては
エクセルのグラフ機能で細かい項目の設定は
余計に時間がかかってしまうかもしれません。

そんな時の方法とは？

■エクセルのグラフをパワーポイントに貼り付けた後、
　図形に分解して編集する

という方法です。
この方法なら、多少手間はかかりますが、
エクセルの初心者でも、パワーポイントでグフラを
完全にコントロールすることができます。

具体的なやり方としては

■エクセルのグラフをパワーポイントに貼り付けた後、
　グラフの上で右クリックして、
　グループ化＞グループ解除を繰り返す

これを繰り返して、エクセルのグラフをバラバラにするのです。

バラバラで図形になったエクセルのグラフの設定は
簡単にできます。

フォントも、文字の大きさも、グラフの色も
簡単にできます。

しかし、注意点もあります。

一度このようにバラバラにしたエクセルのグラフは
二度とエクセル上で修正できません。

ですから、できるだけエクセル上で
グラフの設定をすることをオススメします。

しかしながら、
グラフの細かい設定方法を調べている時間がない！
という場合もあるでしょう。

そんな時の方法として、このやり方も覚えておくと
いざという時、役に立ちますよ。

パワーポイントでプレゼン資料を
作成している人から、
四角を変形させる方法を教えてください！
と質問されることがあります。

パワーポイントで四角を変形させるって
どういうことかと思って聞いてみると
大体こういうことでした。

・パワーポイントで図形の形を
　四角から違う形の図形にしたい

この場合は、

■変形させたい四角を選択してから、
　図形描写ツールバーの
　図形の調整＞オートシェイプの変更
　で違う形の図形を選択

です。

一度パワーポイントで、四角の図形で
プレゼン資料を作成ししまってから、
一気に角丸四角にしたいときなど、役に立ちます。

あとは、こんなことをしたい人も多いようです。

・パワーポイントで図形の形を
　回転させたり、傾かせたい

特に、左右90度に回転させたり、左右/上下反転や
微妙に傾かせたりしたいことってありますよね。

そんな時はこれです。

■変形させたい四角を選択してから、
　図形描写ツールバーの
　図形の調整＞回転/反転

これで、回転も反転も自由自在です。

他に

・ここぞ！という時に
　四角の図形を変形させて目立たせたい！

という場合もあります。

そんな時はいろんな方法があるので、
紹介しますね。

■図形の色を工夫する
　例えば、普段とはちょっと変わった色をつける。
　透過性をつける。

■図形の線を工夫する
　例えば、線の色を普段とはちょっと変わった色にする。
　線の太さを普段とは変えて、太くする。
　実線/点線を普段とは変える。

■影を付ける
　やりすぎと、見づらくなりますが、
　ちょっと影を付けると、強調されます。

このような方法があります。

アナタもこれで、目的に応じて、簡単に
パワーポイントで四角を変形させてくださいね。

パワーポイントで作業していると、
行間の設定が上手くいかない！
という人がたまにいます。

行間が妙に広くて間が抜けてる感じになってる資料、
見かけませんか？

パワーポイントの様々な行間の種類を
理解することによって、
行間を思い通りに設定できるようになります。

では、その方法とは？

具体的な方法の説明の前に、パワーポイントでの
「段落」と「行間」の違いを理解する必要があります。

「段落」には段落変えで[Enter]キー
「行間」には改行で[Shift]キー＋[Enter]キー

ま、これはパワーポイントだけでなく
ワードにも共通していることなので、
理解している人が結構います。

しかし、重要なのは「段落」と「行間」の
幅を別々に設定することなのです。

その方法はこれです。

■設定したいテキストを選択して
　メニューの、書式＞行間

ここで、例えば、

行間：1行
段落後：0.3行

といった感じで設定し、
段落変え[Enter]キーと
改行[Shift]キー＋[Enter]キーを使うと、
キレイに設定できます。

例えば、

・段落見出し（段落変え[Enter]キー）
　　　―あああああ（段落変え[Enter]キー）
　　　―いいいいい（改行[Shift]キー＋[Enter]キー）
　　　　いいいいい（段落変え[Enter]キー）
　　　―ううううう（段落変え[Enter]キー）

といった感じです。

こうすることによって

　　　―いいいいい（改行[Shift]キー＋[Enter]キー）
と
　　　　いいいいい（段落変え[Enter]キー）

の間が空きすぎず、いい感じに行間が設定されます。

アナタもこれで、
パワーポイントでの様々な行間の種類を使いこなして
美しく表示させてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成するとき、
色使い、色組み合わせ、色の使い方で
迷うことってありませんか？

「この図形の色どうしよう」
「この文字の色なににしようかな」

そんな時、効果的な色使いをするために
気をつけるべきポイントはこの２つです。

■色の使い方に意味付けをする

■色の使い方を統一する

まず「色の使い方に意味付けをする」です。

例えば、問題、課題、悪い点、デメリットなど
ネガティブな話をする時の色を赤にするとします。

その場合、解決策、良い点、メリットなど
ポジティブな話をする時の色は、
さきほどのネガティブな話のときの赤と正反対の色、
例えば、青にする、といった感じです。

このように、
ネガティブ＝赤
ポジティブ＝青
は典型的な例ですが、他に
補足情報＝グレー
といった使い方もありますね。

次に「色の使い方を統一する」です。

先ほどのように、
ネガティブ＝赤
ポジティブ＝青
と決めたら、その色の使い方の意味付けは
最初から最後まで統一しましょう。

そうしないと、
資料を見る人、プレゼンを聞く人が
混乱してしまいます。

アナタもこの２つのポイント、
・色の使い方に意味付けをする
・色の使い方を統一する
に気をつけて、プレゼンの資料を効果的に
作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成していると、
行頭に禁止文字を設定したいことがあります。

というのも、パワーポイントで文章を入力していると、
「ん」「ン」とかが文の最初になっても、
なんのチェックもかからない場合があります。

「。」や「、」や「ー（長音：音を伸ばす記号）」は
チェックがかかって自動的に体裁が整えられるのに、
なんで「ん」や「ン」はチェックがかからないのか？

それはパワーポイントの禁則処理機能が関係しています。

禁則処理機能とは、
行頭や行末で禁止したい文字や記号を設定する機能です。

例えばこんな感じです。

■行頭禁則文字
、。，．・：；？！゛゜ヽヾゝゞ々ー’”）〕］｝〉》」』】°‰′″℃￠％
ぁぃぅぇぉっゃゅょゎァィゥェォッャュョヮヵヶ!%),.:;?]}｡｣､･ｧｨｩｪｫｬｭｮｯｰﾞﾟ

■行末禁則文字
‘“（〔［｛〈《「『【￥＄$([\{｢￡

つまり、パワーポイントで文章を入力して、
「ん」「ン」が文の最初になった時にチェックをかけるためには、
禁則処理の行頭禁則文字の設定で解決できます。

では、その設定方法は？

■ツール＞禁則処理から
　禁則文字で「指定」を選択し、
　「行頭禁則文字」に「ん」と「ン」を追加

すればOKです。

アナタもこれで、行頭禁則文字設定を
使いこなしてくださいね。

プレゼン用にパワーポイントで資料を作成していると、
あーここにカッコイイ写真が使いたいなー
ということ、ありませんか？

パワーポイントで資料を作成するさいには、
図形やクリップアートを利用することもあるかと思いますが、
抽象的なコンセプトや、イメージをプレゼンするときには
写真が有効的です。

しかし、プレゼンで利用できる
カッコイイ写真を無料で入手するのって
結構難しいですよね。

イメージどおりのものがなかなかなかったり、
特に人物の写真に関しては、プライバシー保護の観点からか
なかなか利用できる写真がありません。

そんな時はこちらのサイトがオススメです。

stock.xchng

まず、写真の量が非常に多いんです。

個人で運営している無料写真素材サイトは、
運営している管理人が個人的に取りためた写真を
公開している場合が多いので、
種類も偏ったものになりがちです。

しかし、このサイトは、
あらゆる種類の写真がそろっています！

2010年1月時点では、
約40万点の写真が公開されています。

利用方法としては登録制ですが、
簡単なのですぐ終わります。

アナタもプレゼン用にパワーポイントで
資料を作成するために無料で、
写真素材を探しているなら、
是非活用してくださいね。

stock.xchng

パワーポイントで資料を作成していると
結構なボリューになってしまうことが
多々あるかと思います。

相手に伝えておきたい内容なんだけど、
全てをプロジェクターに投影してプレゼンすると、
時間もないし説明が細かくなりすぎるから、
どうしよう、となったことありませんか？

そんな場合はコレです。

■プロジェクター投影用と配布資料用とで分ける

説明してしまえば、
なあんだ、そんなことか、
といわれますが、実践している人はなかなかいません。

伝えたい内容を盛り込みすぎちゃったけど、
内容的にはどうしても削れない、全て伝えたい、
といった場合には、是非、
プロジェクター投影用と配布資料用とわけて準備してください。

この場合、
・プロジェクター投影用：概要
・配布資料用：詳細
となりますが、作る順番としては
配布資料を先に作ってから、
プロジェクター投影用資料を作成してください。

細かい資料の概要をまとめるのは短時間でも可能ですが、
概要資料を詳細していくのは時間がかかりますからね。

伝えたいことを全て詳細にまとめてから、
プロジェクター投影用の概要資料を用意する、
という流れです。

アナタもこれで、プロジェクター投影資料と
配布資料の両方を用意して、プレゼンを聞く人の
満足度をあげてくださいね。

プレゼンマスターメルマガ

元外資系企業のコンサルタントが明かす、たった３０分でアナタのプレゼンテーションが見違えるビジネスの秘訣。パワーポイントのテンプレート・素材・裏技も解説。明日、来週のプレゼンに向けて、アナタのプレゼンが３０分で見違える！ための極意を解説していきます。