そんな時パワーポイントのプレゼン資料をを
今すぐ、簡単にワンランク上に出来たら
いいと思いませんか？

しかも、まったく手間をかけずに、
すぐに効果が出たら、いいですよね？

「そんな方法あるわけないじゃないか！」

そう思うのも無理がありませんが、
実はあるのです。その方法とは

■資料を印刷する紙質を良くする

ということです。

コスト削減で、会社であらかじめ印刷用の紙を
決められているかもしれませんが、ここぞ！という時は
奮発して良い紙に印刷しましょう。

印刷されている紙質がいいと、
それだけで読み手の印象も変わるものです。

実際に、良い紙で印刷した資料を利用して、
「あの資料を他部署に見せたら、内容の評価もよかったですが
　”この紙質スゴい、いいね！”」という評価を受けた事があります。

良い紙に印刷された内容は、良い内容に違いない、
という印象を受けやすくなります。

というのも、どうでもいいような内容のものを、
コストがかかる紙質で印刷しようと思いませんよね？

逆に言うと、コストがかかっている良い紙質に
印刷している資料は、それだけ話し手が重要だと思っている、
それだけ大事だと思っている、ということが伝わるのです。

あなたも、ここ一番のプレゼンでは、印刷する紙質にもこだわって
ワンランク上の資料を作成してくださいね。

急にお客様との打ち合わせが決まり資料が必要になった、
直前までプレゼン資料の修正しなければいけなかった、
会社のプリンターの調子が悪くこのままだと間に合わない。

そんな時、外出先でパワーポイントのプレゼン資料を
印刷・プリントアウトしたいですよね？

いろんなやり方がありますが、
一番オススメの方法はこれです。

■USBメモリーにコピーして
　セブンイレブンで印刷・プリントアウトする

オススメする理由は、以下のとおりです。

・なんてったって店舗数が多い
2011年12月時点で、全国13,865店舗、東京都1,812店舗という
圧倒的な店舗数。
どこでも大体ある、という安心がオススメです。

・USBにコピーして持って行くだけだから簡単
いろんな方法がありますが、
この方法が一番シンプルでオススメです。

・キレイに印刷される
A4一枚50円かかるだけあって、
紙質・印刷レベルともにかなりキレイに印刷されます。
大事なお客様へのプレゼンにも通用するレベルです。

会社の印刷・プリントアウトレベルが満足いくものであれば
問題ありませんが、もし「もっとキレイにならないかな〜」と
不満を感じているのであれば、一度利用してみることをオススメします。

これでアナタも外出先でパワーポイントのプレゼン資料を
印刷・プリントアウトしてくださいね。

紙で印刷したパワーポイントの資料を持ち運ぶ場合、
特に何種類も持ち運ぶ場合は重くてかさばり大変です。

しかもそうまでして大変な思いをしたにも関わらず
あ、あのパワーポイントの資料印刷してない！
と気づいた時には、むなしくなりますよね。

そこで、何十種類も簡単に持ち運ぶために
iPadで電子カタログのように利用したい、
と思うのは自然なことです。

パワーポイントの資料を、そのまま見るだけでよければ
PDFに保存すれば簡単にiPadでも
見ることができるようになります。

iPadでPDFを見るためのアプリケーションは
いろいろありますが、特に凝ったことをしないのであれば
アップル標準アプリの「iBooks」で充分です。

しかし、動画も見せたい、となると
PDFをiBooksで見るでは不可能です。

こういった場合、高価な電子カタログの
アプリを購入する、というやり方もありますが
実は無料で実現できます。

では、そのやり方とは？
　
　
１．まずパワーポイントの各スライドを
　　画像ファイルとして保存します

JPEGでもPNGでもどちらでもいいのですが、
できれば画像がキレイなPNGで保存します。

やり方は簡単でパワーポイントを名を付けて保存する時に
ファイルの種類でPNGを選択し、すべてのスライドを対象として
保存します。
　
　
２．iPadで再生したい動画ファイルを
　　適切なファイル形式に変換します

iPadで再生できるファイル形式というのはきまっているので、
まずは動画ファイルをiPadで再生できる形式に変換します。

iPadで再生できるファイル形式はm4v、 mp4、movで、
サイズは、640x480、720x480、1280x720です。

おススメはこちら。
Free Video Converter by Extensoft

特に注意して欲しいのは
1440x1080、1920x1080には対応していので
自分のデジカメmp4で保存するから大丈夫、とおもってたら
ハイビジョン用の1920x1080で録画してた、だと変換が必要です。
　
　
３．スライドの画像ファイルと
　　変換した動画ファイルを全て1つのフォルダにおく

ま、これは簡単ですね。
　
　
４．再生したい順番通りに
　　ファイルの作成日付を変更する

また後で解説しますが、iPadで画像と動画を
混ぜて順番通りに再生するためには、
並び順がファイルの作成日付順になります。

そこでファイルの作成日時、更新日時、アクセス日時を
変更できる無料ソフト
Neo FileTimeChange
を使って希望通りに、変えます。
　
　
５．パソコンからiPadへ転送する

iPadとパソコンをつなぎ、iTunesから
写真タブで写真の共有設定で、対象のフォルダを選択し
同期すれば終了です。

あとは、iPadの標準アプリである「写真」をタップすると
「アルバム」として、先ほど作業していたフォルダの中身が
希望通りの順番で画像と動画が表示されるので
スワイプで移動します。
　
　
これであなたも、iPadで動画入り電子カタログを
無料で作成してくださいね。

特にパワーポイント2007以降の
機能を利用して、凝った微妙な影をつけた場合など
印刷されない場合があります。

パワーポイント2007と2010とで
多少設定画面が違いますが
対処方法はほとんど一緒です。

■印刷する度に設定する方法

パワーポイントの資料を印刷するために
印刷ボタンを押すと出てくる画面上で

2007ならば、 [高品質で印刷する（すべての影効果も印刷されます）]
のチェックボックスにチェックを入れます。

2010ならば、印刷レイアウトを設定する
ページ設定項目の「高品質」という項目を
チェックします。

この、高品質で印刷、というオプションは
場合によって印刷時間が長くかかる場合があります。

ですから、高品質で印刷という項目はオプションにして
印刷する人に選択できるようになっています。

しかし、いつでもこの設定高品質で印刷する設定にしたい、
という場合もあるかと思います。

そんな場合はこの設定です。

■影を印刷する設定を既定の設定にする方法

パワーポイントのオプション画面で
詳細設定＞印刷で
高品質で印刷する (すべての影効果も印刷されます)の
チェック ボックスをオンにします。

これで、あなたもパワーポイントのプレゼン資料を
キレイに印刷してくださいね。

これは簡単にいうと、パワーポイントが
「こんな感じにしたいんじゃないの？」
という、いい感じのスタイルを
ある程度テンプレートとして利用できる機能です。

具体的にいうと、図形の塗りつぶしの色、枠線の色、
影の色と大きさが1つのセットになっています。

なかなかいい感じのスタイルが用意されていて、
重宝するのですが、次第に
「これ、違う色でも利用できないかな」
と思うかもしれません。

確かに、この図形のスタイルの色パターン、
どこで設定できるわけでもなく、
勝手に提案されるんですよね。

しかし、実はこの色パターン、設定できるのです。
では、どこで設定するのでしょうか？

それは

■「配色」の設定

です。

この、配色で設定された色に沿って
図形のスタイルの色パターンが決定します。

ですから、用意されている色が同じ色ばかりで困っている、
用意されていない色を利用したい、
という場合は、この配色の色を変更すると
図形のスタイルで利用できるようになります。

配色では多くの色が1つのセットにできます。
よく使う色を幅広くセットすると、便利ですよ。

なお、配色に関しては、
・パワーポイントで配色を効果的、効率的に設定する
を参考にしてくださいね。

それでは、あなたもこれで
パワーポイントの図形のスタイルで利用できる
色を変更して、効率的に作業してくださいね。

実は、パワーポイント2007以降からフォントの機能が強化されて、
グッと使いやすくなりました。

というのも、テーマの中に
フォントの組み合わせを設定する機能があるのです。

これで、英数字用の見出し／本文フォントと
日本語用の見出し／本文フォントを
セットで設定することができます。

ここでセットすると、毎回毎回、MSPゴシックから
メイリオに選び直す。

そんな無駄なことをする必要がなくなります。

では、実際にどうやって設定するかというと

■デザインタブのテーマの中にある「フォント」

ここでテーマのフォントの組み合わせを設定することができます。

ゼロから自分好みのフォントの組み合わせを
設定することもできますが、組み込みでも、
いろんなテーマに沿ったフォントの組み合わせが設定されています。

自分でゼロからフォントの組み合わせを考えるのが面倒だ、
もしくは、フォント選びのセンスに自信が無い、という場合は
上手く活用しましょう。

あなたもこれでパワーポイントのフォント設定を
効果的、効率的にしてくださいね。

実はこの配色の機能、以前からあったのですが、
裏メニューというか、ちょっとわかりにくいところにあって
使いこなしている人は少なかったです。

しかし、パワーポイント2007以降からは
デザインタブに配色というボタンが用意されて
非常にわかりやすくなりました。

また、強化された機能もありますので、
ぜひ、今日から配色の機能を使いこなして、
パワーポイントで配色を効果的、効率的に設定してくださいね。
　
　
■組み込みの配色パターンから1つ選ぶ

既に配色パターンには、
多くのパターンが組み込まれています。

既存の配色パターンを利用する場合は、
好みの配色パターンを一つ選びます。

また、新しく自分だけの配色パターンを作成する際は、
既に用意されている組み込みの配色パターンから
これから作成しようとするものに一番近いものを選びます。

そしてその後、新しい配色パターンの作成、をおこなうと、
組み込みの配色パターンから効果的な色使いを参考にできます。
　
　
■配色パターンを保存する

新しく配色パターンを作成したら、
好きな名前を付けて保存しましょう。
これで、好みの配色パターンが簡単に利用できるようになります。
　
　
■配色パターンはどこで利用できるのか？

ここで設定した配色パターンが、
塗りつぶしや枠線、文字の色を選ぶ時に表示される
配色パターンとなります。

また、パワーポイント2007以降、図形の効果として
図形のスタイルから簡単にいろいろな効果が
選べるようになっていますが、その際に選べる色としても
この配色パターンが利用されます。
　
　
あなたもパワーポイント2007以降の配色機能を
使いこなして配色を効果的、効率的に設定してくださいね。

しかしこの「テーマ」という機能。
いろいろ盛り込んでいるので、
わけがわからなくなりがちです。

そこで、今回は「テーマ」をじっくりと解説しますので、
しっかりと理解して使いこなしてくださいね。

まず、テーマは
・配色パターン
・フォントパターン
・スライドマスタ
の3つの要素を含んでいます。

たとえば、Ａテーマには
・Ａ配色パターン
・Ａフォントパターン
・Ａスライドマスタ
が含まれるわけです。

逆に
・Ａ配色パターン
・Ｂフォントパターン
・Ｃスライドマスタ
をまとめて、Ｄテーマ、としてもOKです。

つまり、
・配色パターン
・フォントパターン
・スライドマスタ
を個別に設定して、さらにその組み合わせを
ひとくくりにまとめたものが「テーマ」と
理解するとわかりやすいと思います。

ですから、新しい「テーマ」をつくるというのは、
新しい配色パターン、フォントパターン、スライドマスタを
つくるということなのです。

そして、新しい配色パターン、フォントパターン、スライドマスタを
まとめると、新しい「テーマ」になるということです。

これが理解できていないと、
テーマを使いこなせません。

あなたもしっかりとパワーポイントのテーマを理解して
使いこなしてくださいね。

なお、配色パターン、フォントパターン、スライドマスタのことは
・パワーポイントで配色を効果的、効率的に設定する
・パワーポイントでフォントを効果的、効率的に設定する
・スライドマスタとレイアウトの基本
が参考になりますよ。

これを使いこなせば、作業効率が上がる一方で
機能が充実したことによって、最初のうちは
使いこなしに時間がかかるかもしれません。

そこで、パワーポイント2007以降で
スライドマスター使いこなす上での基本を解説します。

まず、

■スライドマスタとレイアウトの2つがある

ことを理解しましょう。

レイアウトとは、表紙、目次、箇条書き形式、横2つ、白紙など
各スライドのレイアウトを実際に決定するものです。

スライドマスタとは、全てのレイアウトに共通した、例えば
ロゴ、ページ番号、コピーライトなどの部品を決定するものです。

この2つをキチンと理解しないと、
無駄な作業を繰り返してしまいます。
まずはしっかりと理解しましょう。

次に、

■必要に応じて、複数のスライドマスタを利用する

実は、スライドマスタは、複数の種類を利用することができます。

ですから、1つのパワーポイントファイルの中でガラっと雰囲気を変えたい
という場合は、レイアウトでなく、スライドマスタを複数種類利用すると
作業効率が上がります。

最後に

■レイアウト名をキチンと名付ける

というのも、スライドマスタの設定が終わってから、
実際のパワーポイントのスライドを作成する際に、
「このレイアウトって何用に作ったんだっけ？」
と忘れることがあります。

特に、作業効率を上げようと思ってレイアウトを
目的ごとに細かく何種類も用意するほど、忘れてしまいます。

このような状況に陥らないように、レイアウト名は
キチンと名付けて利用しましょう。

これでアナタも、パワーポイント2007以降の
スライドマスタとレイアウトの機能を
使いこなしてくださいね。

何も気にせずにパワーポイントを利用すると
ＭＳ Ｐゴシック
というフォントが初期値として設定されます。

確かに「ＭＳ Ｐゴシック」は
使いやすいフォントではありますが、
多くの人が使っているために、
使い古されたイメージがあります。

しかし、ちょっと変わったフォントで
印象付けたいといった場合もありますよね。

そんな時におすすめなのがこのフォントです。

■「HGP創英角ｺﾞｼｯｸUB」がおすすめです。

フォント選びを意識すると「P」の
有り無しが気になってきます。

先ほどの「ＭＳ Ｐゴシック」にも似たフォントで
「ＭＳ ゴシック」というのがあります。

この「P」というのは何かというと

■「P」＝プロポーショナルの略

です。プロポーショナルフォントの場合、
それぞれの文字幅が最適になるように表示されます。

わかりやすくいうと、キレイに詰めて表示されます。

逆に、この「P」がないプロポーショナルではないフォントは
等倍フォントと呼ばれて、それぞれの文字幅が同じに表示されます。

イメージ的には、原稿用紙のように
それぞれの文字の幅が同じになります。

プレゼンの資料として使う場合は、
プロポーショナルフォント、つまり「P」が
あるフォントがおすすめです。

あなたもプレゼンでパワーポイントの資料を作成する際の
フォント選びで参考にしてくださいね。

やってしまいがちな失敗としては、
最後のスライドとしてまとめのスライドを用意していない、
というのがあります。

これではせっかく苦労して話したプレゼンの内容が、
聞き手の記憶から消えやすくなってしまいます。
プレゼンの最後には、必ずまとめのスライドを用意しましょう。

しかしこのまとめのスライドの作成方法でも
陥りがちな罠があります。

それは、プレゼンの内容を
全て網羅することにこだわってしまう、ということです。

せっかく話した内容だから、最後のまとめでもう一度話しておきたい、
という気持ちはわからないでもありませんが、
一時間以上のプレゼンともなるとかなりの量になります。

それを一枚のスライドにまとめようとすれば、
どうしても細かい資料になってしまいがちで、
無理が生じます。

聞き手にしても、そんな無理矢理なまとめ方をされても
記憶に残りません。

それでは、まとめのスライドは
どのようにするべきなのでしょうか？

それは

■まとめのスライドはプレゼン全体を
　3つ〜5つのポイントに要約する

ということです。

「まとめ」という単語にとらわれて、
プレゼン全体を網羅したまとめをしようとして
話しが散漫になっては意味がありません。

そうではなく「まとめ」はプレゼンを通じて
伝えたいことを3つ〜5つに絞って伝えます。

その一つに、写真をカッコよく利用するための機能で、
背景の削除、という機能があります。

今までなら、高機能な画像処理ソフトで
別途編集しなければいけなかったような処理が、
パワーポイント単体でできるようになったのです。

便利ですよ。

具体的にどんな機能かというと

のような写真から、背景を削除して透明にし、
使いたい部分だけ利用できるようになるのです。

例えば、こんな感じで。

具体的な利用方法としては、これでOKです。

■対象の画像を選んで、後は背景の削除

微調整したいときは、
保持する領域としてマーク、をクリックすると
画像として残ります。
削除する領域としてマーク、をクリックすると
透明になって削除されます。

広範囲を選択する場合は、
クリックするだけではなく線を引くようなイメージで、
クリックしてからクリックしたままカーソルを動かすと
一気に選択できます。

このように、背景を削除して、対象の画像だけを抜き出すと
パワーポイントで資料作成する時に使いやすくなります。

また、ひと手間かかりますが、
その分プロっぽい仕上がりになります。