パワーポイントで作成した資料を
プロジェクターに投影しながら
プレゼンを進めるのであれば、
あまり違いがないようにも思われます。

しかし、そこには大きな違いがあります。

■プレゼンは、聞き手に応じて話す内容をその場で変更できる

という違いです。

聞き手の理解度、興味、状況に応じて
プレゼンであればその場で内容を変更できます。
これは印刷した資料ではできないことです。

プレゼンのメリットである、
聞き手に応じて話す内容を変更できる、という点ですが、
聞き手と十分にコミュニケーションがとれていなければ
享受できません。

「質問はありませんか？」
「他にご興味ある分野はありますか？」

そのように問いかけても、聞き手が
ピクリとも反応してくれなければ
聞き手に応じて話す内容を変更などできません。

では、聞き手とコミュニケーションを取るには
どのようにすればいいのでしょうか？

■「はい」「いいえ」だけで答えられる質問をする

漠然とした質問には答えづらくとも
「はい」「いいえ」だけで答えられる質問には
答えてくれるものです。

例えば、ブログを運営している人は挙手してください、
といった質問をすることによって、
聞き手とコミュニケーションを取るキッカケとなります。

■必ず答えられる質問をする

例えば、ブログを運営している人は挙手してください、
といった質問に挙手した人に対して、
どれぐらい前から運営しているのですか？
と質問します。

このような質問を糸口に、
聞き手とコミュニケーションをはかります。

■指名して質問をする

会場にいる聞き手全員に
「質問はありませんか？」
「他にご興味ある分野はありますか？」
と投げかけても反応が無くとも、
「そちらの方、何か質問ありませんか？」
「そこの方、他にご興味ある分野はありますか？」
と指名して質問することによって、
聞き手とコミュニケーションが取れる場合があります。

あなたもこのような方法で、
プレゼン中に聞き手とコミュニケーションを取り
聞き手の理解度、興味、関心に応じて内容を変更し
有効なプレゼンを行ってくださいね。

デメリットは言わずに済ませる、
という考え方の人もいるかと思います。

しかし、得てして、聞いている方は、
そのデメリットを察知し、質問してきます。

もし、そうであれば、
最初からデメリットを説明したほうが
いいと思いませんか？

聞いている方としても、
質問するまでデメリットの説明がないプレゼンと、
質問する前にデメリットの説明をするプレゼンでは
どちらに対して信頼感を持つでしょうか？

そう、質問する前にデメリットの説明をプレゼンの方を
信頼しますよね。

では、デメリットを
プレゼンでどのように説明するべきでしょうか？

まさか、
この製品は高価です、
この製品はすぐ壊れます、
とだけ説明して終わり、とはいきませんよね。

それでは、単なる製品の悪口です。

そうではなく、

■プレゼンでデメリットを説明するときは
　必ずメリットと一緒に説明する

ことが重要です。

例えば、
この製品は他と比べると多少高価に思われるかもしれませんが、
機能が豊富で手厚いサポートがついてくるので、
トータルで考えるとむしろ割安です、とか。

この製品は他と比較すると
すぐ壊れるという感想をお聞きすることがたまにありますが、
分解しやすい構造となっておりメンテナンス性を重視しているので、
非常に長い間ご利用いただけます、とか。

このように、デメリットを説明するときには
かならずメリットと一緒に説明するのが
重要となってきます。

アナタもこれで、デメリットを
効果的に説明してくださいね。

しかし、同じホワイトボードでも
うまい使い方をする人もいれば、
ヘタだなと思う使い方をする人もいます。

同じホワイトボードなのに、
この違いはなんでしょうか？

プレゼンでのホワイトボードの有効な使い方の1つ目はコレです。

■プレゼンの質疑応答の際にホワイトボードを使う

質疑応答で失敗するのは、
質問の内容に関する理解のズレと、
回答した内容に関する理解不足です。

これを解消するために、
まずは質問された内容をホワイトボードに書くわけです。
これによって、質問が何個あるのかを、
質問した人との認識をあわせます。

また、質問内容を
その場でホワイトボードに書くことによって、
質問者にとっては、キチンと聞いてもらえている、という
安心感、満足感にもつながります。

あとは、それぞれの質問内容に関して、
ホワイトボードに書き込むことによって、
回答内容に関する理解不足を解消します。

というのも、質疑応答に対して、口頭で回答すると、
質問者は理解不足に陥ることがあるのを、防ぐためです。

プレゼンでのホワイトボードの有効な使い方の2つ目はコレです。

■事前に用意したプレゼン内容以外の説明にホワイトボードを使う

これは、予定していたプレゼン以外の
補足や追加の説明などをする場合、
通常プレゼンの資料として用意されていない場合が多いです。

つまり、口頭での説明が多いわけです。

そうすると、プレゼンを聞くほうは、
耳からの情報だけで理解しなくていけなくなります。
耳だけの情報だと理解不足になりがちなんですよね。

そこで、話した内容を
ホワイトボードに書いていくことによって、
理解不足になることを防ぎます。

話すほうは、理解していることを話すので、
口頭だけでも整理されていると思いますが、
聞くほうは初めて聞くことだとすると、
耳だけの情報だと、理解不足になりがちです。

ですから、ホワイトボードに書くことによって、
目からも情報を捕捉し、十分に理解してもらうのです。

これでアナタも、プレゼンでホワイトボードを
有効に活用してくださいね。

もしかして、アナタは、なにも考えず
プレゼンの休憩時間を過ごしていませんか？

あー、喋り疲れた、休憩休憩、という感じで
単純に休み時間だと思っていませんか？

プレゼンにおける、休憩時間の過ごし方に
その後のプレゼンの成功がかかっているといっても
過言ではありません。

アナタが、プレゼンの休憩時間で
すべきことは、コレです。

■残りのプレゼンの確認をする

休憩時間に、残りのプレゼンでなにを話すのかを
しっかりと確認しておきましょう。

できれば、休憩前までのプレゼンの反応を考慮して、
これからのプレゼンをどのように進めるか

休憩時間にしっかりと考えておきましょう。

■リカバリープランを考える

休憩前までのプレゼン中に、お客様から
反対、批判、抗議が出たとしたら
いかに休憩後のプレゼンでリカバリーするのか？

後日では遅すぎる場合があります。

当日、その場で、どこまで
リカバリーできるのか？するのか？

それを考える良い時間が、
プレゼンの休憩時間です。

■質問に関して調べる

お客様から質問にすぐに回答できなかったものに関して、
プレゼンの休憩時間で調べて、その後回答する。

お客様の印象もアップします。

■参加者とプレゼンに関して直接コミュニケーションする

休憩前までのプレゼンの話題に対して
感想、疑問、懸念点、質問点、など
直接聞いてみる、良い機会です。

プレゼン中は、コミュニケーションするように
促しても、うまくいかない場合でも、休憩時間中に
個別にコミュニケーションすると、案外うまくいくものです。

この休憩時間でのコミュニケーションがうまくいけば
休憩後のプレゼンも、スムーズに進めやすくなります。

■仲良くなる

一緒に世間話をしたり、一服したりすることによって
親近感を抱いてもらう。

これだけでも、休憩後のプレゼンが、
スムーズに進めやすくなります。

■参加者から本音を引き出す

プレゼン中ではいいづらい本音、
これを引き出すには休憩時間が最適です。

プレゼン中は、他の出席者もいるため、
なかなか本音はいいづらいものです。

そこで、休憩中に、コッソリ、
本音を引き出すのです。

いかがでしたか？

次のアナタのプレゼンに
是非、活かしてくださいね。

「プレゼンの質疑応答の時間が一番嫌だ」
という人もいるぐらいですが、よくよく聞いてみると
それもしょうがないな、と思ってしまうことが多々あります。

というもの、プレゼンでの質疑応答に向けた
あるものの準備が足りないのです。

それさえ準備しておけば、かなり心安らかに
プレゼンの質疑応答を迎えられるのですが
多くの人が準備していません。

では、その準備とは？

■プレゼンの質疑応答用にFAQ、想定問答集を用意しておく

FAQとは英語の、Frequently Asked Questionsの略語で、
「頻繁に尋ねられる質問」という意味です。
「よくある質問」といわれる場合もありますね。

よく質問される内容に対する回答や
プレゼンの時に質問されるであろうと
想定される内容に対する回答を、事前に用意しておく。

この準備をしておけば、プレゼンの質疑応答で
アタフタすることはぐっと減りますよ。

プレゼンの質疑応答が苦手なアナタは
ぜひ活用してくださいね。

逆に、下手なやり取りだと、
質疑応答の回答内容はよくても、
満足度を下げてしまう場合もありますから、
気をつけてください。

では、プレゼンの質疑応答で
ものすごく簡単に、満足度を上げる方法とは？

■まずお客様にしゃべりきらせる

ということです。

プレゼンの質疑応答の時に、
お客様が質問をしゃべっている途中で
あーそれはですね、と回答を始めてしまうのは
もっともやってはいけません。

まずは、お客様にしゃべりきらせるのが先決です。

人間は基本的に、
他人の話を聞くよりも自分の話をすることに、
満足を感じる動物です。

ですから、自分がしゃべっている時にさえぎられる
ということは、非常に満足度を下げます。

逆に、自分がしゃべりたいことを全てしゃべって
それを真摯に聞いてもらえた、というだけで
満足度が上がります。

プレゼンの質疑応答の時に、
お客様から質問があったら
お客様にしゃべりきらせるのは基本ですが

「他にありませんか？」

「ご質問は以上ですか？」

というフレーズを利用して、
お客様の質問をさらに引き出し
お客様に、しゃべりきった、と感じてもらいましょう。

簡単ですが、これでプレゼンの質疑応答の
満足度を上がりますから、
ぜひアナタも試してみてください。

質問する側に、
悪意がある場合とない場合がありますが
質問される側として、イラっとすることに
変わりはないですね。

例えば、自社のサービスをプレゼンしている場合に
「アナタのプレゼン内容は理想論で、
　現場のことがわかっていない。
　御社のユーザーは本当に満足しているんですか？」
といわれたらどうしますか？

イラっとしませんか？

私はちなみにイラっとします。

そんな時、私は

■相手の”理屈”ではなく”感情”をまずは肯定する

ことにしています。

先ほどの例でいうと
「プレゼン内容は理想論」という”理屈”
ではなく、
「プレゼン内容は理想論」と思った”感情”
をまずは肯定します。

具体的には、
「プレゼン内容は理想論ではありません。
　その理由はコレコレです。」
と反論したくなるのを、グッと我慢する。

そして、まず
「プレゼン内容が理想論だと思った気持ちは
　よくわかります。」と相手の”感情”を肯定する。

それから
「しかし、今回の検討は、
　会社全体の目的を達成するための取り組みですよね。
　実際、他のお客様では、現場で実施していらっしゃいます。」
と続けます。

反論する前に、まずは肯定する。

プレゼンは、ディベートと違いますからね。

アナタもプレゼンで活用してください。

プレゼンを発表する方としては
プレゼンのテーマに関して、かなり詳しいとはいえ、
なんでも知っているわけではありません。

プレゼン中に、知らないこと関して質問されたら
アナタならどうしますか？

誰でも、
どんな内容のプレゼンであっても、
どんな質問をされたとしても、
使える回答方法があります。

それは？

■質問内容に関してわからなければ
　「持ち帰って、後日、回答いたします」

という回答です。

あやふやな回答をしたり、
本当か嘘かわからない、自信の無い回答をするより、
この方がいいです。

ただし、
「持ち帰って、後日、回答いたします」
といっているわけですから、
キチンと調べて、確実に後日回答しましょう。

アナタもこれで、
プレゼンの質疑応答に、自信をもって臨んでください。

ちょっと考えさせてください、
といいたくなるような難しい質問をされた時、
アナタならどうしますか？

素直に、
一分間考える時間を下さい、
といいますか？

まあ、それも悪くないと思いますけど、
例え、一分間という短い間でも
シーンとしたその場の重い雰囲気に
耐えられませんよね。

そんな場合、私ならこうします。

■質問内容を、ゆっくり繰り返して確認し、考える時間を稼ぐ

例えばこんな感じです。

参加者の人が

「今の説明では、Aというの前提となっていますが
　Bの場合はどうなるんですか？」

と質問された時には、まずこう対応します。

「ご質問ありがとうございます。
　なるほど、確かに私のご説明は、
　Aというのが前提となっています。
　ご質問内容としては、
　Bという場合はどうなるのか、
　ということでよろしいでしょうか？」

これをゆっくりいうと、数十秒は時間が稼げます。

その間に、頭をフル回転させて
回答を考えるわけです。

数十秒という短い時間ですけど
目の前で質問されると、頭がフル回転しますから
回答って結構思いつくものですよ。

アナタも、プレゼンの質疑応答で、
難しい質問された、と思った時には
試してみてください。

プレゼンの質疑応答で、もっともやってはいけない
答え方って知ってますか？

もしかしたら、アナタは
質問している方が、一番イライラする
答え方をしているかもしれません。

そうならないための簡単なコツがあります。

単純ですが、非常に効果が高いので
しっかり覚えて、確実にアナタのプレゼンで
使ってください。

それは？

■質問には、まず、「結論から」答える。

ということです。

例えば、ある企業の総務課に、
メタボリック解消の新サービスを
アナタがプレゼンするとします。

それで、アナタのプレゼン中に
総務課の人が質問するわけです。

「他のサービスだと、カロリー計算に関する
　セミナーを月1回開催してくれるサービスが
　含まれているんですが、御社の場合はどうですか？」

と質問されたとします。

そして、アナタの会社のサービスには、
セミナーは開催しないけど
カロリー計算に関してインターネットで学習できるサービスが
含まれているとします。

その場合、いいたいことは
いろいろあると思いますが
まずは

「結論からいうと、セミナー開催のサービスは
　含まれておりません」

と回答してから、

「というのも、弊社では、カロリー計算に関しては
　継続的な情報提供が必要だと考えておりますので
　インターネットで、いつでも学習していただけるような
　サービスをご用意しております。
　自宅のパソコンはもちろん、
　外出先でも確認いただけれるように
　携帯からでもご利用いただけます。」

と回答するべきです。

プレゼンの質疑応答で、やってはいけない回答例として、
自社サービスの話ばかりしてしまうケースがあります。

で、結局、セミナー開催があるのかないのかに関する質問に
回答していないというのが、驚くほど多いのです。

人間って質問したことに回答されないと
イライライしますからね。

プレゼンの質疑応答の質問には、
まず、「結論から」答える。

単純ですが、実行できていない
プレゼンが非常に多いです。

アナタのプレゼンに活用してください。