ブログカテゴリアーカイブ: パワーポイント

パワーポイントが進化して、
いろんな機能が追加されました。

その一つに、写真をカッコよく利用するための機能で、
背景の削除、という機能があります。

今までなら、高機能な画像処理ソフトで
別途編集しなければいけなかったような処理が、
パワーポイント単体でできるようになったのです。

便利ですよ。

具体的にどんな機能かというと

のような写真から、背景を削除して透明にし、
使いたい部分だけ利用できるようになるのです。

例えば、こんな感じで。

具体的な利用方法としては、これでOKです。

■対象の画像を選んで、後は背景の削除

微調整したいときは、
保持する領域としてマーク、をクリックすると
画像として残ります。
削除する領域としてマーク、をクリックすると
透明になって削除されます。

広範囲を選択する場合は、
クリックするだけではなく線を引くようなイメージで、
クリックしてからクリックしたままカーソルを動かすと
一気に選択できます。

このように、背景を削除して、対象の画像だけを抜き出すと
パワーポイントで資料作成する時に使いやすくなります。

また、ひと手間かかりますが、
その分プロっぽい仕上がりになります。

pptxファイルとは、パワーポイント2007以降の
新バージョンから採用されている拡張子です。

そのためパワーポイント2007以降だけの
環境であれば問題ありません。

しかしパワーポイントの古いバージョンと
新しいバージョンが混じっている状況だと
「.pptxの拡張子ファイルが開けない！」
と困る場合があります。

例えば、他の人がパワーポイント2010で作成されたファイル（.pptx）を、
パワーポイント2003がインストールされているのパソコンで開こうとした場合などです。

こういった場合は開けないパソコンに

■Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パック

をインストールすると、開くことができるようになります。

また、これをインストールすると
パワーポイント2003以前の古いパワーポイントでも
パワーポイント2007以降の新しいパワーポイントファイル（.pptx）
を表示するだけでなく、編集および保存までできるようになります。

もしかしたら

「パワーポイント2003で.pptxが表示、編集、保存できるなら
　パワーポイント2010とかいらないんじゃないの？」

と思うかもしれません。

しかし、パワーポイント2007以降でしかできない機能を利用している
ファイルをパワーポイント2003で完璧に扱うには無理があります。

こういった場合はパワーポイント2007で作成したファイルから
2007以降の固有機能を利用した部分を排除するか、
2003をバージョンアップするかどちらかです。

個人的には、これを機会にバージョンアップをおススメしますね。

プレゼンの資料作成には
ちょっとしたポイントに注意するだけで
グッと見やすくなる7つのポイントがあります。

1.メッセージの組み立て方
2.色の取り扱い方法
3.統一の力
4.視線のナビゲーション方法
5.画像に込められた意味
6.スライドの適正分量
7.投影資料と配布資料の違い

アナタもこの動画で7つのポイントを理解して
見やすいプレゼン資料を作成できるようになってくださいね。

パワーポイントという製品にはいくつかのバージョンが存在しますが
大きく違うのがバージョン2007より前か、後かということです。

一般的に普及しているパワーポイントのバージョンは以下の通りです。

・PowerPoint 95
・PowerPoint 97
・PowerPoint 2000
・PowerPoint 2002 (PowerPoint XP)
・PowerPoint 2003
・PowerPoint 2007
・PowerPoint 2010

そして95から2003までと、2007以降は大きく異なります。
95から2003を旧バージョン、2007以降を新バージョンとすると

■旧バージョン
・拡張子が「.ppt」
・一般的なメニューバー＋ツールバー形式

■新バージョン
・拡張子が「.pptx」
　”Office オープン XML ファイル”と呼ばれる形式になりました
・タブ形式のメニュー/ツールアイコン
　”リボン”と呼ばれています

の2つが大きく異なります。他に2007から

・画像編集機能の強化
　パワーポイントだけで他に画像編集ソフトがなくとも
　かなりカッコいい編集ができるようになりました
・スマートアート機能
　カッコいい図形やフローチャートが
　誰でも簡単にできるようになりました

パワーポイントの新バージョンがかなり浸透してきましたので、
これから解説していきたいと思います。
新バージョンに関する情報は
「2007以降」カテゴリ
にまとめていきますので楽しみにしてくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると
図形や文章の色を変更することがよくありますよね？

色を変更する時に、よーくパワーポイントを見ると、
初期値として表示される色パターンと、
最近使った色パターンの2つの種類があります。

よく使う色は初期値として色パターンに表示されたほうが
パワーポイントでプレゼン資料を作成する時に
効率的に色を変更できますよね？

この初期値としての色パターンは、
スライドマスタの変更からは設定できないため、
よく使う色が初期値として登録されておらず
非効率なまま作業をする人が多くいます。

あなたもよく使う色パターンは
パワーポイントの初期値として登録して
色の変更を効率的におこなって下さいね。

では、具体的にはどうすればいいのか？

■メニューの、書式＞スライドのデザインで
　配色をクリックした後に、配色の編集

ここで、背景、テキストや線、影、タイトル、
塗りつぶし、強調、ハイパーリンクの色を
設定することができます。

そして、ここで設定した色パターンが
パワーポイントでプレゼン資料を作成する際に
色を変更しようとする際にでる初期値の
色パターンなのです。

アナタもこの配色でよく使う色を設定することによって
パワーポイントで色の変更を効率的におこなってくださいね。

最近のパソコンでは、画面が横長にワイド画面になっていますよね。
特にWXGA(1280×768や1280×800)といった
横に広い画面が多くなっています。

そして、パワーポイントでプレゼンしようとした時に
左右に黒帯が出てきたりしませんか？

個人的にはこのままでもＯＫだと思いますが、
どうしても気になるという場合もあるかと思います。
ではこのような場合はどうしたらいいか？

■メニューから、ファイル＞ページ設定で
　幅を30.48cmにする

そもそもプレゼンしている時に左右に黒帯が出てくるというのは、
パワーポイントで作成している画面の大きさが小さいからです。

ですから、対処方法としてはパワーポイントで作成する画面の
大きさを大きくすればＯＫなのです。

この場合、横長のパソコンではキレイに表示されますが
横長ではないパソコンでは必ずしもキレイに表示されるとは限りません。

パワーポイントで作成する画面の大きさを変えてプレゼンする場合には
利用するパソコンの画面の大きさと、プロジェクターの仕様を
しっかりと確認する必要があります。

アナタもパワーポイントでプレゼンする時に
どうしても左右に黒帯を出したくない場合は
この方法を活用してキレイにプレゼンしてくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成する祭に
いろんなファイルからスライドを
コピーしてくることがありますよね？

このパートはこのファイル、
あのパートはあのファイル。

そんな風にいろんなファイルから
パワーポイントのスライドをコピーする時に
注意するべき点をアナタは知っていますか？

それは

■スライドのデザインを統一する

ということです。

というのも、パワーポイントのファイルには
背景や、タイトルの文字の大きさなど
スライドマスタが設定されています。

全てのファイルが同じスライドマスタの設定であれば
何の問題もありませんが、それぞれのファイルが
別々のスライドマスタの設定である場合、注意が必要です。

なぜなら、それまで背景が白でタイトルが青のスライドに
急に背景が灰色でタイトルが黄色のスライドが混じったら
チグハグですよね？

チグハグな資料を使ったプレゼンは、
プレゼンの内容もチグハグな印象を受けます。

ですから、いろんなファイルからスライドを
コピーしてプレゼンの資料を作成する場合には
コピーした後にスライドのデザインを統一しましょう。

具体的には、コピーしたスライドで
右クリックからスライドのデザインで
元のファイルと同じものを選択します。

これでアナタもパワーポイントでプレゼン資料を
作成する際に、スライドをコピーしても統一感を
持たせプレゼンの内容にも統一感を持たせてくださいね。

プレゼンの資料に、エクセルのグラフを使うことも
多いかと思いますが、そんな時に
結構時間がかかっていませんか？

しかも時間をかけた割には、
「見づらいな」「分かりにくいな」
といわれたりしませんか？

分かりやすい美しいグラフには
ポイントがあります。
では、そのポイントとは？

■タイトルとラベルはしっかりと設定する
そのグラフが何のグラフなのか？
X軸は何の値なのか？単位は？
Y軸は何の値なのか？単位は？

グラフを作成する方にとっては当たり前ですが、
見る方は説明がなければどんなに美しいグラフであっても
理解できません。

基本的なことですが、キチンと押さえましょう。

■凡例をしっかり設定する
どんなに美しいグラフであっても、
凡例がなければ読む方にとってみると、
何の意味もなしません。

例えば、グラフで利用されているそれぞれの色が、
何を指し示しているのか？

キチンと設定しましょう

■Y軸の目盛りの設定を変える
エクセルが自動的に設定するY軸の目盛りでも
なかなか悪くはありませんが、
やはりY軸の目盛りを手動で設定したほうが
仕上がりは美しくなります。

見やすい目盛りとなるように設定しましょう。

■3D/立体表示は使わない
棒グラフ、円グラフ、面グラフで
やたらと3D/立体表示を利用したがる人がいますが、
オススメしません。

シンプルな2D/平面表示がオススメです。

■グラフ領域はパワーポイントの背景色に合わせる
エクセルの場合、特別な設定をしない場合は、
グラフ領域が灰色になります。

パワーポイントでプレゼンするための資料としては
灰色は見づらくなってしまいます。

パワーポイントの背景の色に合わせましょう。

いかがでしたか？

誰でも簡単にできる基本的なことですが、
やっているグラフとやっていないグラフとでは
わかりやすさがまったく違ってきます。

是非、あなたもこのポイントに気をつけて
分かりやすい美しいグラフを素早く作成してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成していると
グラフを利用することがありますよね。

グラフを利用する場合は、エクセルで作成してから
コピーして貼り付けて利用していると思います。

そんな時、グラフをもっと細かく設定したい、
と思うことありませんか？

もちろんエクセル側で細かく設定できる項目もあります。
エクセルのグラフでも、意外なほど細かい項目まで設定できます。

しかしながら、エクセルが不得意な人にとっては
エクセルのグラフ機能で細かい項目の設定は
余計に時間がかかってしまうかもしれません。

そんな時の方法とは？

■エクセルのグラフをパワーポイントに貼り付けた後、
　図形に分解して編集する

という方法です。
この方法なら、多少手間はかかりますが、
エクセルの初心者でも、パワーポイントでグフラを
完全にコントロールすることができます。

具体的なやり方としては

■エクセルのグラフをパワーポイントに貼り付けた後、
　グラフの上で右クリックして、
　グループ化＞グループ解除を繰り返す

これを繰り返して、エクセルのグラフをバラバラにするのです。

バラバラで図形になったエクセルのグラフの設定は
簡単にできます。

フォントも、文字の大きさも、グラフの色も
簡単にできます。

しかし、注意点もあります。

一度このようにバラバラにしたエクセルのグラフは
二度とエクセル上で修正できません。

ですから、できるだけエクセル上で
グラフの設定をすることをオススメします。

しかしながら、
グラフの細かい設定方法を調べている時間がない！
という場合もあるでしょう。

そんな時の方法として、このやり方も覚えておくと
いざという時、役に立ちますよ。

パワーポイントでプレゼンする際に
youtubeの動画を一緒に再生したいってことありませんか？

しかし、プレゼンの途中でパワーポイントと
インターネットブラウザーを切り替えながら
プレゼンしていると流れが途切れてしまいがちです。

パワーポイントで動画を再生する方法は
以前解説しましたが、ではyoutubeの動画をパワーポイントで再生するためには
どのようにすればいいのでしょうか？

ステップは3つあります。

■１．youtubeの動画をパソコンにダウンロードする

youtubeの動画は無料ツールを利用すると簡単です。
オススメはコチラ。

YouTube FLV Downloader Pro

これで簡単にyoutubeの動画をダウンロードしてください。

■2．flv形式からwmv形式へ変換

youtubeの動画をパソコンにダウンロードしただけでは
flv形式といって非常に扱いづらいままです。

そこで、flv形式からwmv形式に変換する必要がありますが、
これも無料ツールを利用すると簡単にできます。

Freez Flv to AVI/MPEG/WMV Converter

これで簡単にflv形式からwmv形式に変換してください。

■3．wmv形式のファイルをパワーポイントに貼り付ける

ここまでくれば後は簡単です。
パワーポイントで動画を再生する方法で
パワーポイントで動画を再生してください。

これでアナタもyoutubeの動画を
簡単にパワーポイントに貼り付けてくださいね。

パワーポイントがインストールされていないパソコンで
プレゼンする機会ってありませんか？

まあ、全てのパソコンにパワーポイントがインストール
されていれば問題ないのですが、そういかない場合もあります。

特に、家庭のパソコンで多くの人と共有したい、
プレゼンしたい、といった場合は難しいです。

そんなときはこのやり方がオススメです。

■PDF化して、PDFで [Ctrl]+[L]キーを押し
　全画面表示/フルスクリーンモード

というのも、PDFには全画面表示状態である、
フルスクリーンモードというのがあります。

これは、パワーポイントでスライドを
全面表示するのと一緒の状態になりますので
これでプレゼンすることが可能です。

しかしながら、パワーポイントのファイルから
PDFのファイルにするためにはどうすればいいのか？

そんなときにはこのやり方がオススメです。

■パワーポイントの資料を無料でPDF化

これでアナタもパワーポイントが
インストールされていないパソコンでも
あせらずにプレゼンしてくださいね。

パワーポイントでは図形をよく使いますよね。

図式化するときはもちろんですが、
ちょっとした文章でも図形のなかに書きます。

しかし、パワーポイントで図形を作ったときの最初の、
線の色、太さ、実線/点線、
塗りつぶしの色、フォントの色が
そのまま使えることってそんなにありませんよね？

図形の線の色、太さ、
塗りつぶしの色、フォントの色などを
変更したいことが多いかと思います。

1回だけなら変更作業もそんな手間ではありませんが、
何度も何度も同じ作業をするとしたら、
無駄以外のなにものでもありません。

パワーポイントでちょっとした図形を作成する度に、
いちいち図形の線の色、太さ、
塗りつぶしの色、フォントの色などを
決めていては時間の無駄です。

書式のコピーという機能を使うやり方もありますが、
これでは、図形を作成し終わってから書式を合わせるために、
作業途中のイメージがずれやすいという欠点があります。

では、どうすればいいのか？

そんな時は、コレです。

■気に入った図形を選択し、右クリックから
　オートシェイプの規定値に設定する

これで、次からパワーポイントで図形を作成する場合は、
お気に入りの線の色、太さ、
塗りつぶしの色、フォントの色になります。

アナタもコレで、パワーポイントで図形を作成する時の
作業効率をアップさせてくださいね。

プレゼンマスターメルマガ

元外資系企業のコンサルタントが明かす、たった３０分でアナタのプレゼンテーションが見違えるビジネスの秘訣。パワーポイントのテンプレート・素材・裏技も解説。明日、来週のプレゼンに向けて、アナタのプレゼンが３０分で見違える！ための極意を解説していきます。