ブログカテゴリアーカイブ: パソコン操作

プレゼンの資料をパワーポイントで用意している時に
パワーポイント以外のソフトを立ち上げたい時ってありますよね？

プレゼンの資料を作成しようとすると、
パワーポイント以外にもエクセルやワードの他に、
情報収集のためのブラウザーや、画像編集ソフト、
ちょっとしたメモをしながらのメモ帳、
あとはメールソフトなども立ち上げることもあるかと思います。

そんなも、パワーポイント以外にソフトを立ち上げる時に
アナタはどうしてますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
スタートから、いちいちプログラムの中をうろうろして
クリック、とかしてませんか？

私なら、これで一発です。

■[Windows]キー　でスタートメニュー
もしくは
■[Ctrl]キー＋[Esc]キー　でスタートメニュー
でスタートメニューを立ち上げる。

あとは↑↓キーで好きなソフトを選択して[Enter]キーを押せば立ち上がります。

それでは、これでアナタも
パワーポイントでプレゼン資料を作成している時に
他のソフトを一発で立ち上げて、
作業を効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると
いろんなバージョンのパワーポイントファイルを作成して
ごちゃごちゃになったりしませんか？

作成して、誰かにチェックしてもらった後のファイルが
別バージョンのファイルとして保存され、さらに
修正して、誰かにチェックしてもらった後のファイルが
別バージョンのファイルとして保存され、さらに
修正して。。。

と、何人かにチェックされると、すぐにバージョン違いのファイルが
たくさんできます。

さらに、パワーポイントで
プレゼン資料を複数の人で作成するとなると
作成者分だけバージョンが発生しがちです。

そして、これだけファイルがあると、削除するのも大変です。

アナタはファイルを削除するときに、
ごみ箱にドラッグアンドドロップしたり、
フォルダの削除ボタンを押したりしていませんか？

これでは、削除するだけで一手間です。

では、不要なファイルを一発で削除する方法とは？

■[Delet]キー　で一発削除

これだけです。

これで、不要なファイルを一発で削除して、
アナタもパワーポイントでのプレゼン資料作成を
効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料を作成していると
いろんなファイルでごちゃごちゃになったりしませんか？

過去のプレゼン資料をコピーしてきたり、
参考資料としてエクセルでデータをまとめてグラフにしたり、
バージョン違いでパワーポイントのファイルをたくさんになったり。

特に、パワーポイントでプレゼン資料を作成していると、
チェックされる度にバージョン違いのファイルを作成して、
同じようなパワーポイントのファイルが沢山できます。

このように、ごちゃごちゃになったファイルは
すっきり整理しましょう。

そこでよくやる作業としては、
複数のファイルを一気に削除する、ということだと思います。

もしかして、1ファイル1ファイル、
いちいち削除していたりしませんか？

今日は複数ファイルを一気に選択して削除する方法を解説します。

では、その方法とは？

■[Ctrl]キー＋[A]キー　で　すべて選択
■[Shift]キー＋↑↓キー　で　順番に選択
■[Ctrl]キー＋クリック　で　好きなものだけ選択

です。

例えば、ファイルが10個あって、10個とも全部削除したい、
という場合には、一気に
■[Ctrl]キー＋[A]キー　で　すべて選択
してから、削除。これだけです。

例えば、ファイルが10個あって、1番目から9番目まで削除したい、
という場合には、1番目のファイルを選択したあとに、9番目のファイルまで
■[Shift]キー＋↑↓キー　で　順番に選択
してから、削除。

例えば、ファイルが10個あって、
2番目～4番目と、6番目～9番目まで削除したい、という場合には、
削除したい、2番目、3番目、4番目、6番目、7番目、8番目、9番目を
■[Ctrl]キー＋クリック　で　好きなものだけ選択
してから、削除。

もちろんこのファイル選択の技は、削除以外にも、
移動、コピーにも使えます。

これで、複数ファイルを一気に選択して、
アナタのパワーポイントでのプレゼン資料作成を
効率化してくださいね。

パワーポイントでプレゼン資料作成するときに、
あーもっと早く資料作成できるようにならないかな、
と思うことってありませんか？

パワーポイントでプレゼン資料を作成するに限らず、
パソコンでの作業効率をグーンとアップするためのコツというのは、
実はたった1つだけなんです。

パワーポイントでプレゼン資料を作成するにしても、
メールの返事を書くのも、エクセルでデータをまとめるのも、
ワードで文章をまとめるのも、作業効率を上げるコツというのは、
たった1つしかないんです。

それは？

■できるだけマウスを使わずキーボードで作業する

ということなんです。
例えば、ファイルを削除する、という作業を
マウスでする場合を考えて見ましょう。

1.キーボードにおいていた手を離す
2.マウスを持つ
3.マウスを動かす
4.削除するファイルにカーソルをあてる
5.ファイルをクリックする
6.ファイルを移動させる
7.ゴミ箱の上で止める
8.ファイルを離す

マウスでファイルを削除する場合は
なんと8つの作業をする必要があります。
これがキーボードの場合は、

1.削除するファイルにカーソルを移動させる
2.Deleteボタンを押す

たったこれだけです。

マウスが8つの作業であることに比べ、
キーボードなら2つの作業で済みます。

つまり、マウスに比べ
キーボードなら1/4の作業済む、
ということは、マウスに比べ
キーボードなら4倍早く作業が終わる、ということです。

マウスなら40分かかっていた作業が、
キーボードなら10分で終わるということです。

圧倒的な効率化ですよね。

アナタも、パワーポイントでプレゼン資料を作成する以外にも、
パソコンで作業する場合には、マウスではなく、
極力キーボードを使うようにして、
作業効率を劇的に上げてくださいね。

パワーポイントを使ってプレゼン資料を作成しているときに、
他の情報を活用する時ってありますよね？

他のプレゼン資料や、エクセルやワードで作った別の資料、
はたまた参考になるウェブの情報や、メールでの情報など。

あるワードの文章をすべて選択したい、
あるメールの文章をすべて選択したい、
あるウェブの情報をすべて選択したい。

このように、プレゼン資料を作成する上で、
画面の情報をすべて選択したい場合、
アナタならどうしてますか？

もしかして、マウスで
始めから終わりまで選択していませんか？

実は、一瞬ですべて選択する方法があるのです。

それは

■[Ctrl]キー＋[A]キー　で　すべて選択

これでアナタのプレゼン資料作成を短縮してくださいね。

パワーポイントでプレゼンの資料を作成していると
新しいファイルを新規作成することってありますよね？

特に、パワーポイントで資料を作成している途中に
ちょっと変わったスライドを作ってみようかな、と思った時に
今作業しているファイルとは別に、
新しいファイルを新規作成したりしますよね。

そんな時、アナタはどうしてますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
新規作成ボタンにあてて、左クリック、
とかしてませんか？

あるいは、キーボードのショートカットキーで、
メニューから、ファイル＞新規作成、とかしてますか？

私なら、これで一発です。

■[Ctrl]キー＋[N]キー　でファイルを新規作成

一発っていっても、Nって、覚えにくいよ、
と思ったアナタへ。

このNは「New」の「N」と覚えると、覚えやすいと思います。

それでは、これでアナタも
パワーポイントでプレゼン資料を作成している時に
一発で新しいファイルを新規作成して、
作業を効率化してくださいね。

プレゼンの資料をパワーポイントで用意しているときに
開いているファイルを閉じたいときってありますよね？

プレゼンの資料を作成しようとすると、
過去の参考資料としてのパワーポイントの他に、
いろんなエクセルやワードのファイルを
開いて作業することもあるかと思います。

でもいろんなファイルを開きすぎていると
パソコンの画面がごちゃごちゃになって
逆に作業効率が下がってしまいますよね。

そんなときに、不要なファイルを閉じると思いますが
アナタはどうしてますか？

もしかして、キーボードに置いている手を離して、
マウスを持って、カーソルを移動させて、
ウィンドウを閉じる「Ｘ（バッテンマーク）」にあてて、
クリック、とかしてませんか？

私なら、これで一発です。

■[Ctrl]キー＋[F4]キー　で開いているファイルを閉じる

それでは、これでアナタも
パワーポイントでプレゼン資料を作成している時に
開いているファイルを一発で閉じて、
作業を効率化してくださいね。

プレゼンマスターメルマガ

元外資系企業のコンサルタントが明かす、たった３０分でアナタのプレゼンテーションが見違えるビジネスの秘訣。パワーポイントのテンプレート・素材・裏技も解説。明日、来週のプレゼンに向けて、アナタのプレゼンが３０分で見違える！ための極意を解説していきます。