プレゼンだけではない効率的な”伝え方”

伝え方にもいろいろありますが、プレゼンだけ、
口頭だけで伝えるということは少なくなりました。

現代において何かを伝える場合、プレゼンともに
紙で資料を用意するのが一般的です。

しかし、紙の資料は口頭での説明よりも
短い時間で準備しなければいけません。

というのも、どんな風に話すかは
話す直前まで頭の中で練ることができますが、
紙の資料は本番前に完成している必要があるからです。

だからこそ資料作成において
効率的な方法を知る必要があります。
 
 
 
まず、資料作成する前に重要なのはこれです。

■作成の意図を合意しながら進める

というのも、自分だけで資料を用意し
自分だけで伝えるという場合ならば問題ありませんが、
全てがそうとは限りません。

上司や同僚など別の人が関係する場合、
資料を全部用意してから本番前日に確認してもらい、
全部やり直しといわれ徹夜で修正するのは嫌なものです。

こうならないように、

「作成意図は何か?」
「意図通りの資料か?」
「修正指示が確実に反映されているか?」

このような点で、
こまめに合意を取り付けながら
進めることが重要です。
 
 
 
実際に資料作成する時に、いきなり
パソコンに向かって作業する人がいますが

「何を伝えるのか」
「どういう順番で伝えるのか」

これが明確になっていないと、
書いては消しを何度も繰り返し、
時間ばかりかかって結局資料が出来上がりません。

そのためには

■まず紙で構想をまとめてからパソコンに向かう

ということが大切です。
 
 
 
次にパソコンでの作業ですが、
ある程度構想が固まったといっても
試行錯誤を繰り返しながら書き進めることになります。

ということは、文章を消した後で
「やっぱりさっきの文章を使いたい」
という場合もあります。

そんな時のために、この点に注意しましょう。

■前の文章は極力削除せずに残して後ろに置いておくか、
 ファイルごとコピーしていつでも前の状態に戻れるようする

 
 
 
最後に資料が完成したら、気に入った言い回しや
いい出来の書式などを繰り返し使いやすくするために、
自分だけのテンプレート集として保管しましょう。

よくできた資料は繰り返し使われるものですが、
その度に探していては時間の無駄です。

そのために

■いい資料はすぐに取り出せるように一か所に集めておく
 
 
 
【まとめ】

・作成の意図を合意しながら進める

・まず紙で構想をまとめてからパソコンに向かう

・前の文章は極力削除せずに残して後ろに置いておくか、
 ファイルごとコピーしていつでも前の状態に戻れるようする

・いい資料はすぐに取り出せるように一か所に集めておく
 
 
あなたもこれで、効率的にプレゼンテーションの
資料を準備してくださいね。


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twitterへRTするRTする | プレゼンマスターをtwitterでフォローする@presenmasterをフォロー | 2012/09/03

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